Atrium Poland Real Estate Management rozpoczął współpracę z polskim startupem Pergamin, który umożliwia cyfrowe tworzenie i podpisywanie umów. Właściciel i zarządca nieruchomości przyspieszył dzięki temu 10-krotnie proces zawierania umów najmu w 14 centrach handlowych.
Pergamin to polski startup, który umożliwia cyfrowe zarządzanie umowami w oparciu o dane (data-drivencontract management). Narzędzie pozwala na zautomatyzowane tworzenie, negocjowanie, elektroniczne podpisywanie i przechowywanie umów, a także wymianę danych i integrację z innymi narzędziami.
Atrium Poland Real Estate Management wykorzystuje Pergamin do pełnej obsługi umów najmu krótkoterminowego – lokal handlowo-usługowych, wysp handlowych i przestrzeni reklamowych. Stworzony przez startup system został w pełni zintegrowany z platformą dla najemców i umożliwia automatyczne tworzenie umów, bez udziału człowieka. W ciągu miesiąca Atrium Poland Real Estate Management zawiera przez Pergamin nawet kilkaset umów związanych z najmem.
Dzięki wykorzystaniu Pergaminu cały proces najmu krótkoterminowego – od negocjacji warunków po podpisanie umowy – przyspieszył 10-krotnie. Kontrakty są tworzone automatycznie w oparciu o inteligentne, modułowe szablony umów, po wybraniu warunków przez najemcę. Pergamin weryfikuje dane kontrahentów w bazie REGON, a także automatycznie aktualizuje wszystkie zapisy, które ulegają zmianie w toku negocjacji. Następnie Pergamin przesyła umowę do najemcy oraz do uprawnionych osób po stronie Atrium, aby obie strony mogły podpisać umowę online.
Pergamin pozwala też na usprawnienie komunikacji między centralą Atrium Poland Real Estate Management a wszystkimi 14 centrami handlowymi. Dokumenty nie muszą być przekazywane w formie papierowej, a pracownicy firmy łatwy mają dostęp do wszystkich umów i warunków, na jakich zostały zawarte.
– Praca z dokumentami w Pergaminie sprawiła, że proces przygotowania umowy jest znacznie szybszy. Jeszcze niedawno trwał tydzień, dziś udaje się nam go zamknąć nawet w godzinę. Pergamin ogranicza ryzyko popełnienia przypadkowego błędu czy wprowadzenia nieaktualnych danych najemcy. Co więcej, nasi klienci również uważają nowy proces za ogromne usprawnienie. Nie muszą już czekać na wprowadzenie poprawek i przesłanie dokumentów czy wysyłać podpisanych kopii do naszych biur. Pergamin jest narzędziem, które pomaga nam przeprowadzić cyfrową transformację w Atrium – mówi Paulina Tkacz, Specjalista ds. Zarządzania Nieruchomościami w Atrium Poland.
– Tworzymy Pergamin z myślą o tym, by pomagać firmom zmienić ich podejście do umów, co pozwala im przede wszystkim oszczędzać czas i poprawiać doświadczenie klienta. Wiemy, że w przypadku wynajmu powierzchni handlowo-usługowej i reklamowej to szczególnie istotne. W tej branży umowy często mają charakter krótkoterminowy, a tradycyjny, papierowy obieg dokumentów w skrajnych przypadkach mógł trwać tyle, ile sam kontrakt. Mamy nadzieję poszerzać zakres naszej działalności i pomagać w obsłudze kontraktów w kolejnych sektorach. Wierzymy, że w niedługim czasie narzędzia takie jak Pergamin staną się podstawą funkcjonowania każdej firmy – mówi Jakub Barwaniec, CEO Pergamin.
