Bank Pekao S.A. ma prawie 3 tys. wewnętrznych innowatorów dzięki crowdsourcingowi

Laboratorium Innowacji Banku Pekao S.A. angażuje społeczność pracowników banku do współtworzenia nowych rozwiązań w ramach tzw. crowdsourcingu wewnętrznego. To proces, w którym każdy pracownik może podzielić się swoimi pomysłami w odpowiedzi na zdefiniowane wyzwania projektowe lub biznesowe. W tym celu zespół Laboratorium zaprojektował i wdrożył wewnętrzną platformę crowdsourcingową. Dzięki niej Bank Pekao S.A. nie tylko pozyskuje wiedzę ekspercką z całej organizacji, ale też zachęca pracowników, by stali się wewnętrznymi innowatorami.

Więcej niż burza mózgów

Dobre pomysły nie pojawiają się w próżni. Są efektem inspiracji, doświadczenia, wymiany myśli. Im więcej głów, tym więcej perspektyw. Laboratorium Innowacji w Banku Pekao S.A. pokazuje, że poszukując innowacyjnych pomysłów i dopasowanych do klienta rozwiązań warto otworzyć się na całą organizację. Co gdyby zamiast burzy mózgów w wąskim gronie ekspertów, zadać pytanie wszystkim pracownikom? Możemy wówczas zyskać bezcenną wiedzę osób, które na co dzień pracują z klientami, realizują procesy biznesowe czy też mają pomysły, jak rozwiązać wyzwania, przed którymi stoją dzisiaj duże organizacje.

Jeśli burza mózgów ekspertów jest srebrem, to wykorzystanie mądrości zbiorowej jest złotem. Na tym polega właśnie crowdsourcing – proces, w którym do rozwiązania problemu czy wyzwania biznesowego angażuje się jak największą społeczność. W Banku Pekao S.A. tworzą ją pracownicy – tysiące osób z różnych jednostek biznesowych, które mogą wesprzeć doświadczeniem i wiedzą działania zespołów projektowych pracujących nad innowacjami. Jest to tzw. crowdsourcing wewnętrzny (pracowniczy).

Pracownicy to kapitał pomysłów

Bank rozwija ideę crowdsourcingu wewnętrznego poprzez wdrożoną w organizacji intranetową platformę pod nazwą IdeaCrowd. To zaprojektowane od podstaw w Laboratorium Innowacji narzędzie IT, które umożliwia społeczności pracowników generowanie pomysłów:

– IdeaCrowd to wewnętrzna platforma, do której dostęp ma każdy pracownik. Publikujemy na niej tematyczne i biznesowe wyzwania: w formie zadań kreatywnych, konkursów i wyzwań projektowych. Wyzwania te przyjmują (podobnie jak w przypadku świata startupowego) formułę open calla – jednak w tym przypadku jest on skierowany do wewnętrznego ekosystemu pracowników. Narzędzie to możemy wykorzystywać na różnych etapach prowadzonych projektów innowacji, poczynając od badań, przez ideację aż po testowanie prototypów. Dodatkowo wspieramy w banku budowanie wewnętrznej kultury innowacji. Crowdsourcing pomaga nam bowiem zidentyfikować źródła wiedzy, sięgnąć po zbiorową mądrość i wyjść poza schematy. Krótko mówiąc: dzięki crowdsourcingowi przekuwamy kapitał ludzki w pomysły, a pomysły w innowacje – mówi Marcin Wasilewski, lider zespołu budowania kultury innowacji w Biurze Laboratorium Innowacji Banku Pekao S.A., współtwórca platformy IdeaCrowd.

Gdy wyzwanie na platformie jest otwarte, pracownicy w odpowiedzi na nie mogą w łatwy sposób zgłosić swój pomysł, przedstawić rozwiązanie lub podzielić się wiedzą. Za swoją aktywność na platformie zdobywają wirtualne punkty. Są one przyznawane za zgłoszenie pomysłu, dzielenie się wiedzą (m.in. komentowanie pomysłów innych pracowników). Dzięki zdobytym punktom pracownicy budują swoją rangę wewnętrznego innowatora.

Product lub business owner w banku, odpowiedzialny za dany obszar biznesowy może zgłosić się do zespołu Laboratorium Innowacji z realnym problemem lub wyzwaniem projektowym. Laboratorium Innowacji realizuje bowiem wewnętrzną usługę „Crowdsourcing as a Service”. W jej ramach przeprowadza kampanię crowdsourcingową na rzecz właściciela biznesowego danego wyzwania, która skierowana jest do społeczności pracowników:

– Od samego początku w ramach naszej usługi „Crowdsourcing as a Service” wraz z product ownerem pracujemy nad koncepcją wyzwania: jak dobrze je sformułować i jakie pytania zadać społeczności pracowników. Opracowujemy przy tym plan komunikacji, który również jest istotnym etapem kampanii. Zależy nam bowiem, by dotrzeć z wyzwaniem do jak najszerzej grupy pracowników. Po uruchomieniu wyzwania na platformie na bieżąco analizujemy jego przebieg, a po zakończeniu kampanii przygotowujemy raport wraz z zebraniem wszystkich zgłoszonych pomysłów. Przekazujemy je product ownerowi, z którym możemy następnie współpracować na etapie kreatywnym – mówi Marianna Różalska, specjalistka budowania kultury innowacji w Biurze Laboratorium Innowacji Banku Pekao S.A, odpowiedzialna za realizację kampanii crowdsourcingowych.

Jak powstawała platforma – czyli projekt jak w startupie

Platforma IdeaCrowd powstała z inicjatywy Laboratorium Innowacji. Jej zaprojektowanie poprzedziła analiza kilkudziesięciu rozwiązań crowdsourcingowych stosowanych przez firmy w Polsce i na świecie.

– Do zaprojektowania platformy i procesu usługi „Crowdsourcing as a Service” podeszliśmy niczym startup, którego celem jest wypracowanie nowego rozwiązania wraz z propozycją unikalnej wartości dla klienta. Zadaliśmy sobie kluczowe pytanie: dlaczego duże firmy decydują się na crowdsourcing pracowniczy i jak to robią? Po weryfikacji hipotez projektowych wewnątrz organizacji – jako naszego docelowego rynku – przystąpiliśmy do budowania MVP. Obejmowało ono zarówno technologię platformy, jak i proces usługi realizacji wewnętrznych kampanii crowdsourcingowych – mówi Marcin Wasilewski.

Biorąc pod uwagę różne modele oprogramowania (On Premises, SaaS), Laboratorium Innowacji zdecydowało się na postawienie platformy w wariancie On Premises dla środowiska intranetowego. Jak dodaje Marcin Wasilewski: – Dzięki temu platforma jest skalowalna w całej organizacji – każdy pracownik ma do niej dostęp i nie musi zakładać konta. Logując się do służbowego komputera, automatycznie loguje się na platformie.

Budowa prototypu przebiegała w dwóch streamach projektowych – równolegle opracowywano projekt graficzny i makiety ekranów oraz programowano aplikację. Wszystko to działo się w sposób iteracyjny. Platforma miała być łatwa i intuicyjna w użyciu, a elementy – ułożone ergonomicznie. Założenia co do użyteczności zweryfikowały testy UX prototypu platformy, przeprowadzone wśród pracowników:

– Pracownicy (z grupy tzw. early adopters) dostarczyli nam ponad 30 sugestii, jak możemy ulepszyć platformę. Dzięki testom UX sprawdziliśmy: jak użytkownik czuje się na platformie, w jaki sposób z niej korzysta, jakie napotyka problemy i co go irytuje podczas jej używania. Dowiedzieliśmy się też, co powinniśmy poprawić, by zaspokoić oczekiwania przyszłych użytkowników – mówi z kolei Marcin Paczuski, UX/UI designer w Biurze Laboratorium Innowacji Banku Pekao S.A.

Dziś użytkownicy platformy IdeaCrowd mogą:

• zgłaszać pomysły przez formularz,
• dodawać komentarze,
• oznaczać innych pomysłodawców w pomysłach lub komentarzach,
• głosować na pomysły lub komentarze innych,
• obserwować wyzwania i pomysły,
• zbierać punkty za aktywności na platformie i trafić do rankingu innowatorów,
• udostępniać innym pracownikom wyzwania i pomysły.

– Po 11 miesiącach prac analitycznych i deweloperskich, w które zaangażowane było nasze Centrum IT, platforma była gotowa do finalnych testów, a następnie produkcyjnego uruchomienia. Projekt platformy był wzorcowym przykładem, jak wspólnie, przy wykorzystaniu kompetencji Laboratorium Innowacji i zespołów IT możliwe jest zrealizowanie ciekawej inicjatywy projektowej w naszym banku, kończącej się wdrożeniem – mówi Łukasz Ptasiński, kierownik zespołu w Biurze Systemów Wsparcia i Operacji Banku Pekao S.A.

Pracownicy jako Mistrzowie Innowacji

Od momentu uruchomienia platformy IdeaCrowd w maju 2021 roku Laboratorium Innowacji przeprowadziło już 13 kampanii crowdsourcingowych na rzecz właścicieli biznesowych, w tym 3 wyzwania projektowe. W ciągu 10 miesięcy w wyzwaniach wzięło udział ponad 2 900 pracowników, którzy łącznie zgłosili aż 3 818 pomysłów.

Laboratorium Innowacji planuje kolejne kampanie crowdsourcingowe na ten rok. Cały czas trwają też prace deweloperskie nad rozwojem powdrożeniowym platformy.

Crowdsourcing ma wartość dla organizacji

Angażując pracowników w innowacyjne działania projektowe, Bank Pekao S.A. patrzy szerzej na wyzwania biznesowe i mierzy się z nimi bardziej efektywnie. Przykładowo, na platformie crowdsourcingowej przeprowadzono otwarty nabór obszarów biznesowych, które mogą być przedmiotem akceleracji w ramach programu Poland Prize. Partnerem programu jest Bank Pekao S.A. Product ownerzy zgłosili kilkanaście obszarów projektowych, w których można wdrożyć rozwiązania technologiczne usprawniające lub rozwijające projekt.

Crowdsourcing pracowniczy wykorzystano również w procesie ideacji w pracach projektowych nad nowymi rozwiązaniami dla klientów senioralnych. Poprzez platformę zespół projektowy w krótkim czasie – w ciągu trwającej niespełna 1,5 tygodnia kampanii crowdsourcingowej – zebrał kilkadziesiąt cennych insightów od pracowników oddziałów banku, na co dzień pracujących z tym segmentem klienta. Na bazie insightów projektanci mogli przeprowadzić pogłębione badania weryfikujące spojrzenie seniorów na usługi bankowe.

Jak podkreśla zespół Laboratorium Innowacji, crowdsourcing wewnętrzny przynosi wiele korzyści. Product owner szybko i bezkosztowo otrzymuje wiedzę ekspercką i kreatywność tysięcy osób, bez konieczności powiększania zespołu. Z kolei dla pracowników udział w społeczności innowatorów to szansa na współtworzenie nowych rozwiązań. Ich pomysły mogą zostać wdrożone lub stać się inspiracją do zmian. Bank Pekao S.A. tworzy w ten sposób społeczność równych partnerów w procesie zwiększania innowacyjności organizacji.

Artykuł powstał we współpracy z Bankiem Pekao S.A.