Co można wrzucić w koszty firmowe prowadząc firmę w branży IT?

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pl.depositphotos.com

Czym jest koszt firmowy?

Każdy przedsiębiorca ponosi pewne koszty. Konieczne jest posiadanie siedziby firmy, zakup sprzętu, bieżąca obsługa biura czy zatrudnienie pracowników. Związane z tym wydatki odliczamy od przychodu, otrzymując dochód, od którego naliczany jest podatek. Wyższe koszty oznaczają zatem niższy podatek dochodowy do zapłacenia.

Za koszt firmowy może być uznany tylko taki wydatek, który ponosimy w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia czy zachowania jego źródła. Nie ma tu kwot granicznych, natomiast musimy potrafić uzasadnić każdy zakup.

Mieszkanie w kosztach firmy

Opłata za wynajem lokalu jest kosztem uzyskania przychodu, tak samo jak wszelkie opłaty za media.

Sprawa nieco komplikuje się, gdy prowadzimy działalność we własnym mieszkaniu. Należy wtedy wyznaczyć wyraźnie oddzieloną część przeznaczoną do celów firmowych (np. jeden pokój). Następnie, korzystając z proporcji, obliczmy udział tej części mieszkania w kosztach .

Przykładowo: jeśli mamy mieszkanie o powierzchni 60 m2, za którego wynajem płacimy 2000 zł, to przeznaczając na potrzeby firmy pokój o powierzchni 15 m2, w koszty będziemy mogli wrzucić 500 zł (15m2:60 m2*2000 zł).

Do kosztów firmowych można zaliczyć także odsetki kredytu hipotecznego zaciągniętego na zakup mieszkania, w którym wykonywana jest działalność gospodarcza (tu także należy skorzystać z proporcji). W przypadku opłat za prąd czy gaz kwestia jest bardziej skomplikowana. Istnieje możliwość wrzucenia w koszty ich części, musimy jednak założyć osobne liczniki lub dokonać dokładnych wyliczeń i podać uzasadnienie dla konkretnych kwot.

Co na temat kosztów firmowych w IT może podpowiedzieć doradca podatkowy?

Środki transportu w kosztach

Jeśli samochód, samolot, rower, a nawet hulajnoga są nam potrzebne do dotarcia na spotkanie z klientem lub do biura, możemy wrzucić w koszty opłaty związane z przejazdem. Akceptowane są też faktury za przejazd taksówką lub zakup biletu miesięcznego.

Do celów firmowych nie musimy kupować nowego pojazdu. Aby wydatki związane z użytkowaniem posiadanego już sprzętu móc zaliczyć do kosztów, wystarczy sporządzić oświadczenie, w którym przekażemy przedmiot o określonej wartości na cele firmowe.

Sprzęt elektroniczny i meble

W przypadku branży IT kluczowy jest odpowiedni sprzęt (komputery, monitory, akcesoria komputerowe) oraz oprogramowanie – możemy wrzucić je w koszty. To samo dotyczy mebli, urządzeń biurowych, a także np. klimatyzatora czy ekspresu do kawy. Prowadząc firmę w domu, musimy wciąż trzymać się zasady podziału pomieszczeń na prywatne i firmowe – nie możemy uwzględnić w kosztach np. ogólnodostępnego dla domowników ekspresu do kawy.

Koszty bieżące – artykuły biurowe, środki czystości, środki higieniczne

W kosztach firmowych mogą znaleźć się wszystkie artykuły biurowe, ale również środki higieniczne czy środki czystości. W biurze przydać się może także np. odkurzacz czy mop. Uwaga, w przypadku firmy prowadzonej we własnym mieszkaniu, problematyczne jest ujmowanie tych wydatków w kosztach (poza akcesoriami biurowymi). Trudno jest udowodnić, że nie wykorzystujemy tych przedmiotów w innych pomieszczeniach lub do celów osobistych.

Edukacja, usługi, pracownicy

Kosztem uzyskania przychodu mogą być materiały edukacyjne, wyjazdy szkoleniowe, a nawet kurs językowy. Musimy jednak umieć wykazać, że mają związek z prowadzoną przez nas w danym momencie działalnością (a nie ewentualnymi planami na przyszłość).

Do kosztów zaliczyć można wydatki związane z zatrudnieniem pracowników, a także z korzystaniem z niektórych usług np. przy aktualizacji oprogramowania, naprawach sprzętu itp.

Warto podkreślić, że w większości przypadków do kosztów nie zaliczamy zakupu eleganckiego ubrania na spotkanie z klientem. Wyjątkiem może być sytuacja, kiedy nasz strój byłby obrandowany i nie byłby używany w sytuacjach niezwiązanych z prowadzeniem działalności.

Warto pamiętać, że w przypadku jakichkolwiek wątpliwości czy możemy zaliczyć coś do kosztów firmowych czy też nie, możliwe jest wystąpienie z wnioskiem o indywidualną interpretację podatkową.

–

Anna Pisu

B2B Manager w inFakt

Z branżą internetową związana od ponad 10 lat, z branżą księgowości od 5 lat. W Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym inFakt specjalizuje się w przeprowadzaniu praktycznych spotkań na temat księgowości i przedsiębiorczości. Prywatnie lubi filmy i sport.