Co powinieneś wiedzieć o podatku VAT zakładając startup SaaS?

Oferując oprogramowanie na abonament, musisz pamiętać, że obowiązywać Cię będą zasady opodatkowania podatkiem od towarów i usług – podatkiem VAT. Informacje o tym jak doliczać VAT do Twoich transakcji, przydadzą się już na etapie projektowania aplikacji i planowania jej modelu biznesowego.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pl.depositphotos.com

Pozwolą Ci odpowiednio wycenić produkt i zaprojektować płatności w aplikacji tak, aby zbierała dane potrzebne do wystawienia faktur użytkownikom. Nasz krótki przewodnik po zasadach działania podatku VAT pokaże Ci, jak wystawiać poprawne faktury dla użytkowników z różnych państw, którzy będą płacić abonament za Twoją aplikację.

Przewodnik jest pisany z myślą o startupach, które nie mają jeszcze obsługi księgowej i decydują się samodzielnie wystawiać faktury pierwszym klientom. Jednak nawet po zapoznaniu się z przepisami radzimy skonsultować pierwsze faktury z księgową, żeby mieć pewność, że żaden mały błąd nie stanie się przyczyną problemów z urzędem skarbowym.

Obowiązek VAT

Sprzedaż większości towarów i usług na terenie Unii Europejskiej podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Sprzedając towary i usługi poza UE nie doliczasz podatku do ich wartości. Jednak jako kupujący płacisz go w cenie towarów importowanych spoza UE.

Również usługi elektroniczne objęte są podatkiem VAT, kiedy sprzedajemy je na terenie Unii Europejskiej. Art. 2 ust. 26 ustawy o VAT definiuje usługi elektroniczne jako usługi świadczone za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w art. 7 rozporządzenia 282/2011; wśród których są ogólnie produkty w formie cyfrowej łącznie z oprogramowaniem, jego modyfikacjami i nowszymi wersjami oprogramowania. Stawka podatku dla usług wynosi w Polsce 23%.

Jak doliczać VAT do rachunków wystawianych klientom zagranicznym?

Polskie i europejskie prawo przewiduje różne zasady wystawiania faktur dla klientów indywidualnych i firm.

Wystawianie faktur osobom fizycznym

Wystawiając fakturę dla klientów indywidualnych z Unii Europejskiej (w tym z Polski) do ceny usługi doliczamy 23% VAT. Natomiast kiedy nasz klient jest osobą fizyczną spoza Unii Europejskiej do ceny nie doliczamy stawki VAT. Według prawa sprzedając zarówno usługi, jak i towary do krajów spoza Unii Europejskiej, nie doliczamy podatku VAT.

Wystawianie faktur firmom

Wystawianie faktur firmom z Polski i innych krajów UE różni się zasadniczo. Wystawiając faktury polskim firmom do ceny netto dodajemy 23% stawkę VAT. Wystawiając faktury firmom z innych krajów UE stosujemy tzw. odwrotne obciążenie. Odwrócony podatek VAT oznacza, że to na nabywcy usługi (naszym kliencie) spoczywa obowiązek naliczenia podatku VAT. Nie ma przy tym znaczenia czy nasz klient płaci VAT czy korzysta ze zwolnienia z płacenia podatku VAT.

Tak więc wystawiając fakturę firmie z kraju UE nie doliczamy podatku VAT, a na fakturze wpisujemy informację o odwrotnym obciążeniu. Więcej o odwróconym podatku VAT znajdziecie tutaj. Wystawiając faktury firmom spoza UE, podobnie jak w przypadku osób fizycznych, do faktury nie doliczamy stawki VAT.

Kwota podatku na fakturze

Bez względu na to w jakim języku jest wystawiana faktura, kwotę podatku musimy wykazać w złotych. Według art. 31a ustawy o VAT, w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego, tj. jeśli faktura została wystawiona dnia 01.04.2017 to przyjmujemy kurs z dnia 31.03.2017. Tabele kursów średnich walut obcych NBP znajdziecie tutaj.

Co powinno znaleźć się na fakturze?

Wg Art. 106e. 1. Ustawy o podatku VAT, na fakturze powinny znaleźć się następujące dane:

Data wystawienia
Numer faktury
Nazwa (bądź imiona i nazwiska) i adres sprzedającego
NIP/VAT ID sprzedającego
Nazwa nabywcy (bądź imię i nazwisko) i adres
NIP/VAT ID kupującego, jeśli dotyczy
Opis produktu/usługi
Miara i ilość sprzedawanej usługi (w przypadku usługi SaaS miarą będzie ilość sprzedanych abonamentów)
Cenę jednostkową
Zniżki (jeśli dotyczą)
Wartość netto
Stawkę podatku
Sumę wartości sprzedaży netto
Kwotę należności ogółem
Suma VAT
W przypadku towarów i usług, dla których zobowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca – wyrazy “odwrotne obciążenie”

Ustawa przewiduje kilka wyjątków od tych zasad. Nie wszystkie dane muszą znaleźć się na fakturach wystawianych klientom zagranicznym. Istnieje również wyjątek zależny od kwoty na fakturze. W przypadku gdy kwota na fakturze nie przekracza 450 zł lub 100 euro, możemy wystawić fakturę z niepełnymi danymi tj. fakturę uproszczoną. Faktura uproszczona nie musi zawierać:

Imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy
Miary i ilości sprzedawanej usługi
Ceny jednostkowej
Wartości netto
Stawki podatku
Sumy wartości netto
Sumy VAT

Projektowanie aplikacji

Płatności w aplikacji należy tak zaprojektować, aby łatwo można było określić czy płacący to osoba fizyczna czy firma. Musimy przemyśleć, które pola powinny być obowiązkowe przy wpisywaniu informacji rozliczeniowych. W przypadku braku, któregoś z elementów faktura nie zawsze może być uznana za dokument upoważniający naszego klienta do odliczenia podatku VAT. Na przykład gdy na fakturze nie podamy numeru NIP lub innego identyfikatora podatkowego, nie będzie ona spełniała podstawowych wymogów, które narzuca nam ustawa.

Twój model biznesowy a podatek VAT

Wyceniając aplikację musimy wziąć pod uwagę to, jaki będzie nasz zysk netto z każdej transakcji. Wyceniając usługę na $10 dolarów miesięcznie, nasz zysk netto od klienta ze Stanów Zjednoczonych będzie wynosił $10. Natomiast zysk netto w przypadku polskich klientów będzie pomniejszony o 23% podatek VAT i będzie wynosił ok $8,1. Podobnie w przypadku, gdy nasz klient nie poda danych niezbędnych do stwierdzenia czy jest osobą fizyczną czy firmą i z jakiego kraju pochodzi. W tym wypadku również stosujemy 23% podatek VAT.

Co więcej, zysk netto zmniejszy się o prowizję nakładaną przez bramkę płatniczą. Więc może się zdarzyć, że ostatecznie na nasze konto z $10 trafi $8. Projektując model biznesowy naszej usługi i badając jej rentowność warto już na początku przyjąć dobre założenia dotyczące tego jaki będzie nasz faktyczny zysk ze sprzedanych usług.

–

Kasia Fulara

Kasia jest współwłaścicielem Sparkbita – polskiego software house’u oraz jednym z założycieli Timepota – narzędzia wspierającego pracę małych i średnich przedsiębiorstw. Ma ponad 12 letnie doświadczenie zawodowe, na które składa się tworzenie aplikacji i zarządzanie projektami.