CRM w chmurze? Jak wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu

Czym jest chmura?

Chmura (ang. cloud) to rozwiązanie pozwalające na przechowywanie danych na wirtualnych serwerach – czyli bez konieczności posiadania fizycznych serwerów w Twojej firmie. Zarządzaniem i utrzymywaniem chmury zazwyczaj zajmuje się dostawca chmury. To on dba o kwestie techniczne i bezpieczeństwo danych.

Czym jest on-premise?

On-premise to „tradycyjny” sposób przechowywania danych, czyli na fizycznych serwerach umieszczonych w siedzibie firmy, w ramach wewnętrznych struktur. Za utrzymanie i zarządzanie tą strukturą odpowiada zazwyczaj osoba z działu IT przedsiębiorstwa.

Jakie rozwiązanie wybrać?

To, jakie rozwiązanie sprawdzi się najlepiej w danej firmie, jest indywidualną sprawą. Każde przedsiębiorstwo powinno przeanalizować kluczowe cechy systemów CRM w chmurze i on-premise pod kątem swoich potrzeb. Na co zwrócić uwagę?

Wdrożenie

CRMy oparte o model on-premise wymagają od firmy zaangażowania w ich wdrożenie. Ponieważ systemy takie oparte są o wewnętrzną architekturę przedsiębiorstwa, nie jest możliwe wyłączenie firmy z tego procesu. Z powodu konieczności zapewnienia odpowiednich zasobów sprzętowych i licencyjnych, a także instalacji na urządzeniach, wdrożenie trwa dłużej.

Systemy CRM w chmurze są bardzo łatwo wdrażane. Nikt w organizacji nie musi posiadać zaawansowanej wiedzy technologicznej. Wszystkie działania związane z dostosowaniem technologii podejmuje usługodawca.

Koszty inwestycji

Wybierając system on-premise, musisz pamiętać o zapewnieniu odpowiedniej mocy obliczeniowej na serwerach. Związane jest z tym również oddelegowanie do ich obsługi pracownika IT, a także zapewnienie dostosowanego na serwerownię pomieszczenia. Koszty uruchomienia są wysokie, choć jednorazowe.

Systemy chmurowe nie wymagają inwestycji. Fizycznymi serwerami zajmuje się dostawca usługi. W efekcie koszty inwestycyjne są bardzo niskie, firma musi liczyć się za to z okresową płatnością za usługę hostingu oraz ewentualnie opłatą za sam system. Wydatki można zmniejszyć, wybierając bezpłatny system typu open source, jak na przykład YetiForce CRM. Wtedy koszt ogranicza się do hostingu w chmurze.

Elastyczność

Opierając system o własną architekturę, firma musi również, w razie konieczności, sama zadbać o zwiększenie dostępnych zasobów. Zwiększenie mocy wiąże się z zakupem dodatkowych serwerów.

W przypadku chmury wystarczy kontakt z dostawcą, który na życzenie udostępnia większą moc. Jest to bardzo dobre rozwiązanie w sytuacjach okresowych zapotrzebowań na zwiększone zasoby. W zależności od potrzeb można manipulować dostępną mocą obliczeniową.

Bezpieczeństwo

Informacje przechowywane na serwerach wewnętrznych są w pełni kontrolowane przez firmę. Nadal jednak muszą być odpowiednio zabezpieczone przed kradzieżą. Z tego powodu w organizacji musi być obecna osoba, która zadba o bezpieczeństwo informacji i zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń i protokołów.

Chmury to najnowsze technologie o najwyższym poziomie bezpieczeństwa, którego często firmy zapewniające sobie własne struktury zabezpieczeń nie są w stanie osiągnąć przez bariery finansowe. W firmach dostarczających rozwiązania chmurowe, tak jak w YetiForce, pracują najlepsi specjaliści od bezpieczeństwa. Na co dzień zajmują się weryfikacją aktualności zabezpieczeń. Dzięki temu YetiForce CRM otrzymuje najwyższe oceny w testach bezpieczeństwa.

Utrzymanie i konserwacja

Systemy on-premise utrzymywane są w ramach struktury wewnętrznej firmy i konserwowane na własną rękę. Za naprawę wszelkich błędów czy zapewnienie aktualizacji odpowiada dział IT przedsiębiorstwa.

Rozwiązania chmurowe konserwowane i utrzymywane są przez dostawcę usługi. Provider zapewnia wsparcie techniczne i obsługę serwisową. Przedsiębiorstwo nie musi martwić się o stan używanego sprzętu ani o pracowników obsługujących serwery.

Dostęp

Gdy instalujesz CRM na własnych serwerach fizycznych, masz pewność, że jedynie Ty masz dostęp do przechowywanych danych.

W przypadku chmury, sytuacja ma się dwojako. Korzystając z chmury publicznej, dostajesz do dyspozycji „część” serwera i nie wiesz, z kim go współdzielisz. W przypadku problemów w zabezpieczeniach jest większa szansa, że ktoś uzyska dostęp do Twoich danych. Jednak jeśli wybierzesz chmurę prywatną, całość serwera jest przeznaczona wyłącznie dla Ciebie. W połączeniu z odpowiednimi zabezpieczeniami oznacza to pełne bezpieczeństwo danych.

–

Błażej Pabiszczak
CEO & Co-Founder YetiForce

Ekspert systemów open source. Specjalista bezpieczeństwa i optymalizacji kosztów w IT. Nadzorował ponad 100 projektów, w tym jedno z największych wdrożeń CRM w Europie na ponad 12 000 użytkowników. Twórca YetiForce CRM uznanego w 2017 roku przez serwis Capterra za #1 w kategorii „Najbardziej opłacalny system CRM”.