W dniu wyrejestrowania firmy z CEIDG osoba, która ją prowadzi przestaje być przedsiębiorcą – nie może więc wystawiać, ani przyjmować dokumentów księgowych. W praktyce może zdarzyć się jednak, że po zamknięciu firmy pojawi się konieczność rozliczenia transakcji wynikającej z wcześniejszej działalności. Jak należy postąpić w takim przypadku?
Po zamknięciu firmy były już przedsiębiorca może spotkać się z pewnymi sytuacjami, które mogą wymagać podjęcia określonych kroków.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
1. Faktury kosztowe wystawione na zlikwidowaną działalność
Często zdarza się, że po likwidacji działalności wystawione zostały faktury stanowiące wcześniej dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodów np. faktury za energię elektryczną, telefon, internet itp. Faktury takie nie wywołają jednak żadnych skutków podatkowych ani obowiązków dla byłego przedsiębiorcy. Co istotne dokumentów tych nie można wstecznie zaliczyć do kosztów podatkowych zamkniętej firmy.
2. Wystawienie faktury dokumentującej transakcję zaistniałą w trakcie prowadzenia firmy
Zgodnie z obowiązującymi od 1 stycznia 2014 r. przepisami fakturę sprzedażową można wystawić do 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce transakcja, czyli wykonanie usługi lub dostarczenie towaru. Nie trudno więc wyobrazić sobie sytuację, w której przedsiębiorca wykonuje usługę dla klienta np. 20 października, zamyka firmę 31 października i zapomina o wystawieniu faktury, co miał prawo uczynić do 15 listopada.
Niestety wówczas pojawia się problem, gdyż zgodnie z przepisami i stanowiskiem organów podatkowych fakturę VAT może wystawić tylko i wyłącznie podatnik VAT (czynny lub zwolniony), a status ten zostaje utracony w chwili wyrejestrowania firmy. A więc po wyrejestrowaniu działalności nie można już wystawić faktury dokumentującej wcześniej wykonaną usługę.
Najlepszym rozwiązaniem jest w takiej sytuacji zawarcie z odbiorcą usługi umowy cywilnoprawnej (w przypadku towaru np. umowy kupna-sprzedaży, a przy usłudze umowy zlecenia lub o dzieło), która będzie podstawą uiszczenia zapłaty przez klienta. W takiej umowie powinna znaleźć się kwota netto, gdyż żadna ze stron nie rozliczy z takiej transakcji VAT-u.
3. Sprzedaż składników majątku pozostałych po zlikwidowanej działalności gospodarczej
Po likwidacji firmy do dyspozycji byłego przedsiębiorcy zostają nie sprzedane wcześniej elementy majątku firmowego – towary, narzędzia, sprzęty elektroniczne itp. Istnieje możliwość ich sprzedaży ale pojawia się wówczas pytanie – jak taką transakcję udokumentować? Czy jeżeli kupującym jest przedsiębiorca można wystawić fakturę?
W momencie likwidacji działalności gospodarczej, nie ma już możliwości wystawiania faktur, dlatego najlepszym sposobem udokumentowania takiej sprzedaży jest podpisanie umowy kupna-sprzedaży. Taki dokument powinien zawierać dane identyfikujące obie strony transakcji oraz przedmiot umowy i jego wartość.
Były przedsiębiorca powinien od uzyskanego ze sprzedaży dochodu zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy tak samo jak robił to prowadząc działalność, a także wykazać go w rocznym zeznaniu PIT. Jeżeli natomiast sprzedaż nastąpiła w ciągu roku od likwidacji firmy jest ona zwolniona z podatku VAT. Warunkiem jest rozliczenie podatku od towarów objętych spisem z natury.
4. Faktura korygująca po zamknięciu firmy
Po zamknięciu firmy nie można wystawiać faktur VAT. W niektórych przypadkach możliwe jest jednak wystawienie faktury korygującej. Dokument ten wystawia się m.in. gdy nabywca usługi zauważy pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku, bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Korektę można wystawić również w przypadku zwrotu towarów sprzedawcy, a także zwrotu zaliczek, przedpłat czy zadatków.
Fakturę korygującą można wystawić po zamknięciu działalności w sytuacji, gdy zajdą okoliczności uzasadniające powód wystawienia korekty, okoliczności te odnoszą się do okresu, kiedy działalność była prowadzona i pozostają w związku z rozliczeniem podatku dokonanym w trakcie jej funkcjonowania. Wystawienie korekty po wyrejestrowaniu firmy jest możliwe tylko przy jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie ma takiej opcji w przypadku spółki cywilnej czy osobowej.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
