Przepisy uchwalone w latach 2004-2013 określiły definicję, sposób wystawiania, przesyłania oraz archiwizowania faktur elektronicznych. E-faktura ma w efekcie taką samą wartość prawną jak faktura papierowa. To dokument wystawiany i wysyłany elektronicznie, posiadający wszelkie cechy faktury papierowej, czyli określone ustawą dane. W tej formie jest ona również uznawana przez urzędy skarbowe, nie wymaga podpisu (z wyjątkiem faktur dokumentujących nabycie produktów rolnych) oraz może być przechowywana na dowolnym nośniku lub dysku, lecz zawsze w formie w jakiej została otrzymana, czyli w formie elektronicznej.
Takie rozwiązanie posiada szereg udogodnień zarówno dla odbiorców jak i wystawców faktur: uniknięcie kosztów związanych z opłatami pocztowymi, łatwe przechowywanie, szybkie przekazanie i automatyczne wyszukiwanie faktur w archiwum. Wszystkie te zalety można znaleźć w różnego rodzaju kampaniach promujących ekologiczne walory tego rozwiązania. Trudno im zaprzeczyć. Redukcja zużycia papieru, tonerów i energii elektrycznej, a także ocalenie, według danych wybieramefaktury.pl, 255 tysięcy drzew rocznie, które muszą zostać wycięte, aby możliwe było w Polsce wystawienie w formie papierowej 1,5 miliarda faktur.
Dodatkowo, po zmianach prawnych w 2013 roku nie ma już obowiązku wyrażania formalnej zgody na otrzymywanie faktury w formie elektronicznej – w pełni wystarczy ustna lub domniemana zgoda w chwili opłacenia przez klienta pierwszej wysłanej do niego faktury. Jednak to nie wszystko. Faktura elektroniczna może występować w wielu formach, z których najpopularniejsze to PDF oraz PDF z zaszytymi wewnątrz metadanymi w formie xml. Czym różnią się te faktury?
Faktura w formacie .pdf
Faktura w formie pliku PDF bez żadnego dodatkowego formatu jest po prostu wizualnym przedstawieniem danych w niej zawartych, który pozwala na wysłanie, podgląd i wydruk takiego dokumentu. Niestety bezpośredni transfer danych z takiego pliku PDF do programu księgowego jest już niemożliwy. Podobne utrudnienia pojawiają się w przypadku opłacenia takiej faktury. Nie istnieje jeden uniwersalny i szybki sposób na dokonanie płatności. Faktury w formie PDF można opłacić poprzez ręczne przepisanie danych do płatności jak w przypadku faktury papierowej. Niektóre firmy dodają link lub dwuwymiarowy kod (QR) jako odniesienie do serwisu płatności elektronicznej, gdzie najważniejsze dane do płatności są generowane automatycznie.
Innym rozwiązaniem jest wysłany na skrzynkę pocztową odnośnik, po którego kliknięciu następuje przekierowanie na stronę nadawcy, gdzie znajduje się oczekiwana faktura. Różnorodność sposobów na automatyczne opłacenie faktury wynika z polityki poszczególnych firm. Trudno mówić w tym wypadku o ułatwieniu i uniwersalnym rozwiązaniu.
Faktura w formacie .xml
Tymczasem faktura z formatem xml zawiera w sobie szablon danych, pozwalający na ich automatyczne wprowadzenie w systemach informatycznych firm. To rozwiązanie szczególnie interesujące dla odbiorców faktur, którzy chcieliby szybko opłacić fakturę i nie martwić się problemem przepisywania wszystkich informacji np. do programów finansowo-księgowych. Pod tym względem, faktura w formie PDF z formatem xml jest prawdziwym dokumentem elektronicznym, podczas gdy faktura w formie PDF-u bez “dodatków” – tylko dokumentem w formie elektronicznej. Różnica jest ogromna, choć w powszechnym słowniku oba typy faktur określa się mianem faktur elektronicznych lub e-faktur.
Jednak pomimo wymienionych zalet obu typów faktur – nie są one powszechnie stosowane w Polsce. Zdaniem wybieramefaktury.pl w Wielkiej Brytanii aż 90% faktur to e-faktury (PDF z xml lub bez), podczas gdy w Polsce to zaledwie 10%. Skąd taka dysproporcja? Przyzwyczajenia do papierowej formy faktury i często brak wiedzy – wielu odbiorców faktur nie zdaje sobie sprawy, że mają do czynienia z e-fakturami, które posiadają dołączone jakiekolwiek dane pozwalające na automatyczne przetwarzanie otrzymanej faktury w systemie. Poza tym, nie istnieje jednolity standard e-faktury, który pozwalałby na swobodną wymianę danych. Każda firma ma prawo do własnego wzorca faktury i dodawania do określonych ustawą obowiązkowych danych informacji, które są niezbędne ze względu na specyfikę danej branży jak numer partii leków czy data ważności produktu.
Konsekwencje różnorodności
Skutkiem tej sytuacji jest również różnorodność szablonów xml, która uniemożliwia uniwersalny transfer danych. Jakie są tego konsekwencje? W przeważającej liczbie będące w obiegu e-faktury to po prostu pliki PDF, które wymagają z perspektywy odbiorcy praktycznie takich samych działań jak faktura papierowa, czyli przepisywania danych do przelewu lub programu księgowego.
Podsumowując, rozwiązanie, które miało ułatwić życie klientom i przedsiębiorcom okazało się dalekie od ideału nie tylko pod względem terminologicznego zamieszania i nazywania zwykłego PDF-a bez metadanych mianem elektronicznej faktury, lecz także braku jednego i uniwersalnego standardu faktur. Przedsiębiorcom, osobom planującym założenie swojej firmy, a także indywidualnym klientom pozostaje w efekcie tylko próbowanie odnalezienia się w tym chaosie propozycji i formatów w oczekiwaniu na bardziej ekonomiczne i ekologiczne zarazem rozwiązanie.
–
Małgorzata Choczaj
Junior Brand Manager PrzyjaznejFaktury
Pasjonuje się socjologią, psychologią percepcji, a także nowymi technologiami oraz ich zastosowaniem w biznesie i marketingu. Prywatnie miłośniczka badmintona oraz autorka reportaży fotograficznych.
