E-wysyłka dokumentów do urzędów – to może być proste

Wszystkie najpopularniejsze pisma, wnioski i formularze urzędowe można za pomocą jednego kliknięcia wysłać drogą elektroniczną do każdego z ponad 20 tysięcy urzędów. Aplikacja fillUp pozwala na e-dostarczenie do podmiotów publicznych ponad 1900 gotowych wzorów formularzy oraz dowolnego własnego dokumentu w postaci tekstowej (doc, txt, rtf), zdjęcia lub pdf-a. Choć już od jakiegoś czasu możemy korzystać z elektronicznej korespondencji z instytucjami publicznymi, dopiero fillUp udowadnia, że zdalne załatwianie spraw urzędowych przez przedsiębiorców i obywateli może być proste.

Źródło: mat. prasowe

Program fillUp – Przyjazne formularze to pierwsza aplikacja umożliwiająca proste wysłanie dowolnego pisma drogą elektroniczną do wszystkich instytucji funkcjonujących w ramach Elektronicznych Skrzynek Podawczych (ESP) systemu ePUAP. Obsługa wysyłki jest wygodna i intuicyjna, a użytkownik aplikacji może skorzystać z bazy dostępnych w programie ponad 1900 wzorów druków, w tym wszystkich najpopularniejszych pism, wniosków, umów i formularzy urzędowych. 

Urząd 24/7

Jak to działa? W pierwszym kroku, z panelu aplikacji fillUp, logujemy się  do systemu ePUAP. Urząd lub inny podmiot publiczny, do którego chcemy wysłać pismo wybieramy za pomocą wyszukiwarki z dostępnej książki adresowej obejmującej ponad 20 tysięcy elektronicznych skrzynek podawczych. Następnie określamy rodzaj sprawy, tytuł oraz treść pisma. Po uzupełnieniu wszystkich pól wystarczy kliknąć „Podpisz i wyślij”. Jeśli chcemy wysłać oficjalny formularz lub druk urzędowy, można go odszukać i od razu wypełnić w programie. Za pomocą aplikacji wyślemy także pismo przygotowane samodzielnie, a do korespondencji załączymy – jeśli potrzeba – własny dokument z komputera w formie pliku word, pdf, a nawet skan. 

Potwierdzeniem złożenia dokumentu jest Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP), które otrzymujemy na poziomie aplikacji. Taka korespondencja jest równoznaczna ze złożeniem pisma osobiście w urzędzie lub przesłaniem go pocztą tradycyjną. Urząd na odpowiedź na e-pismo ma 14 dni, przy czym składając wniosek zaznaczamy, czy korespondencję w danej sprawie chcemy dalej prowadzić w formie elektronicznej, czy też oczekujemy odpowiedzi w postaci tradycyjnej przesyłki pocztowej. 

Główną ideą przyświecającą powstaniu programu fillUp było upraszczanie komunikacji firm i osób prywatnych z urzędami, dlatego szybkie wprowadzenie obsługi elektronicznych skrzynek podawczych w aplikacji było dla nas priorytetem. Teraz, oferując ponad 1900 gotowych formularzy i umów, łatwe narzędzie do ich wypełniania oraz możliwość zdalnego wysłania dokumentów, mamy poczucie, że cały proces jest naprawdę przyjazny. Daje to nadzieję, że kolejne firmy i osoby prywatne będą przekonywać się do e-korespondencji z jednostkami publicznymi – mówi Jacek Wawrowski, prezes zarządu firmy e-file specjalizującej się w aplikacjach z zakresu e-government, producenta aplikacji fillUp oraz programu e-pity, z których skorzystało już ponad 7 mln Polaków.

Profil zaufany. Teraz naprawdę warto go mieć

Aby wysłać e-pismo do urzędu należy posiadać profil zaufany na portalu ePUAP. Firmy i osoby, które już mają kwalifikowany e-podpis, mogą założyć profil zaufany on-line z poziomu aplikacji fillUp i nie muszą odwiedzać fizycznie żadnego urzędu. Kto jeszcze nie posiada profilu zaufanego ani kwalifikowanego e-podpisu, musi założyć go osobiście. Warto wiedzieć, że liczba miejsc, w których można to zrobić, wzrosła już do blisko tysiąca i są to urzędy, jednostki samorządu, placówki pocztowe czy banki.

fillUp to pierwsza aplikacja, która na taką skalę wykorzystuje zmiany, jakie w tym roku weszły w życie w zakresie funkcjonowania Elektronicznych Skrzynek Podawczych. Stworzony przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji standard ESP, obowiązujący wszystkie urzędy i jednostki publiczne, ma ujednolicić i usprawnić funkcjonowanie e-administracji, zarówno pod względem możliwości dostarczania korespondencji przez klientów, jak i późniejszej jej obsługi i udzielania odpowiedzi przez urzędników za pomocą środków elektronicznych. 

Wysyłanie własnych dokumentów za pomocą programu fillUp jest darmowe. Osoby chcące skorzystać z gotowych formularzy mogą zapłacić za wybrany druk lub wykupić abonament dający dostęp do ponad 1900 aktualnych formularzy dla osób prywatnych i firm. Pismo do urzędu w wersji elektronicznej mogą dostarczyć zarówno przedsiębiorstwa, jaki i prywatni użytkownicy. 

Polacy szybko przekonują się do wygody elektronicznej korespondencji z urzędami, co widzimy choćby na przykładzie najsprawniej dotychczas wprowadzanych usług e-administracji czyli e-deklaracji. Dostępna w fillUpie od czerwca możliwość wysyłki ponad 80 e-deklaracji spotkała się z naprawdę dużym zainteresowaniem i dla wielu firm stanowiła główny powód skorzystania z naszej aplikacji. Wierzę, że moduł ESP, umożliwiający przesłanie wniosków, pism i podań do urzędu, będzie kolejnym istotnym atutem programu, zwłaszcza w przypadku firm oraz  biur rachunkowych – dodaje Jacek Wawrowski z e-file.