Jak wyeliminować nadmiar papierów w biurze?
Gromadzenie dokumentów w formie papierowej przynosi więcej problemów, niż korzyści, zwłaszcza w dłuższej perspektywie czasowej. Łatwo bowiem w ten sposób pominąć pewne istotne kwestie, a dodatkowo papiery trzeba w jakiś sposób utylizować bądź archiwizować. Generuje to kolejne koszty, które każda firma stara się ograniczać. W tym kontekście warto też zwrócić uwagę na ceny papieru, które są coraz wyższe. Nadmiar papieru szkodzi środowisku naturalnemu, dlatego nie wpisuje się w ideę ekologicznej odpowiedzialności biznesu, jaką obecnie promuje wiele firm. Przedsiębiorcy, chcąc wyeliminować nadmiar dokumentacji papierowej, powinni zdecydować się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Rozwiązanie to sprawdzi się doskonale zarówno w dużych, jak i w mniejszych, lokalnie działających firmach. Elektroniczny obieg dokumentacji pozwala zarządzać listami obecności, delegacjami, urlopami czy grafikami pracy bez konieczności drukowania kolejnych stron.
Jak uprości procesy biznesowe? Oto 5 sugestii na elektroniczny obieg dokumentów
W zdecydowanej większości firm funkcjonuje dziś elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów finansowych, co znacznie ułatwia pracę działom rozliczeniowo-księgowym. Niemniej jednak warto pójść krok dalej i znacznie uprościć kolejne procesy biznesowe. Dobrym przykładem jest ewidencja urlopów program, który umożliwia wysyłanie wniosków i tworzenie planów urlopowych w sposób zdalny. Elektroniczny obieg dokumentów przynosi także następujące korzyści:
- pozwala wygenerować znaczące oszczędności,
- ułatwia zarządzanie zespołem z dowolnego miejsca,
- pozwala chronić dane zawarte w dokumentacji,
- usprawnia przepływ infomacji,
- redukuje problem tak zwanych „wąskich gardeł”, utrudniających codzienną pracę.
Managerowie oraz właściciele firm mogą w łatwiejszy sposób planować, zarządzać czy delegować zadania, jeśli korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów. Usprawnia to pracę, jednocześnie znacznie ją uprzyjemniając. Do poszczególnych modułów dostęp mogą otrzymać wyłącznie wybrane osoby, co zwiększa bezpieczeństwo na przykład w kontekście ochrony danych osobowych czy innych, zawartych w dokumentacji. Nie ma więc obawy o to, że dostanie się ona w niepowołane ręce.
Bardzo istotnym aspektem jest usprawnienie procesu przepływu informacji, a jednocześnie zredukowanie problemu wąskich gardeł. Można więc w łatwy sposób sprawdzić, kto jest odpowiedzialny za przedłużanie wykonania konkretnego zadania oraz znaleźć powód takiego stanu rzeczy. Czasami jest to nadmiar obowiązków, w innych przypadkach problematyczna kwestia, z którą trudno poradzić sobie w pojedynkę. Wprowadzenie elektronicznego dokumentów ma wiele zalet, znacząco upraszczając wiele istotnych procedur biznesowych. Nowoczesne firmy rezygnują dziś z dokumentacji papierowej, ograniczając ją do niezbędnego minimum. Zamiast niej wybierają elektroniczne zapisy, które – w razie potrzeby – w każdym momencie można przełożyć na papier, drukując.
Materiał reklamowy powstał przy współpracy z INEWI
