fot. unsplash.com
Przepisy podatkowe szczegółowo regulują właściwości, które powinna mieć faktura. Dla początkującego przedsiębiorcy sporządzenie takiego dokumentu i późniejsza poprawna obsługa mogą stanowić nie lada wyzwanie. Aby ułatwić prowadzenie firmy, eksperci Tax Care udzielają odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące faktur i ewidencji podatkowej.
Jak poprawnie sporządzić fakturę?
Zacznijmy od tego, jakie elementy powinien zawierać dokument, aby został uznany jako faktura. Jest ich aż piętnaście i należą do nich:
-
data wystawienia
-
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
-
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
-
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatkowe
-
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatkowe lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
-
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty przed sprzedażą, dostawą czy świadczeniem, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
-
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
-
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
-
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto)
-
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
-
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
-
stawkę podatku
-
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
-
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
-
kwotę należności ogółem.
Zdarza się jednak, że faktura musi spełniać dodatkowe wymagania. Są to między innymi sytuacje, kiedy dostarczane towary lub świadczone usługi są zwolnione od podatku i w dokumencie należy wówczas zaznaczyć informację na podstawie którego przepisu stosuje się owo zwolnienie od podatku. Podobnie bywa w przypadku odwrotnego obciążenia lub samofakturowania.
Autentyczna, integralna, czytelna
Treść to jednak nie wszystko. Każda faktura powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach. Oryginał jest przekazywany nabywcy, a kopia zostaje u wystawcy. Warto zapamiętać, że muszą one być identyczne pod każdym względem, inaczej nie zostaną uznane jako dowód podatkowy.
Podatnicy zobligowani są do określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości usługodawcy, dostawcy lub wystawcy, a jej integralność znaczy, że nie zmieniono żadnych danych w dokumencie. Powyższe cechy można zapewnić przez dowolne kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Autentyczność i integralność będzie zachowana w szczególności, jeśli wykorzystamy podpis elektroniczny lub elektroniczna wymiana danych (EDI).
Kiedy faktura zyskuje miano elektronicznej?
Spełnienie tych warunków sprawia, że mamy do czynienia z dokumentem jako fakturą. Aby otrzymała ona miano elektronicznej, musi być zarówno wystawiona, jak i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, a jej odbiorca musi zaakceptować otrzymywanie jej w tej formie. To oznacza, że można wystawić ją w wybranym przez siebie programie pakietu Office, Wordzie, Excelu lub podobnym, a także w aplikacjach z możliwością wygenerowania pliku XML albo PDF. Dowolność wyboru ogranicza jeden czynnik. Format faktury powinien być możliwy do otwarcia przez jej odbiorcę, ponieważ tylko faktura, która jest dostarczona, jest ważnym dokumentem. To sprawia, że najpopularniejsze są faktury w formacie PDF. Reasumując, aby wystawić fakturę potrzebujemy komputera z systemem operacyjnym z licencją, wspomniane wyżej oprogramowanie do wystawiania dokumentów elektronicznych, dostępu do internetu oraz serwera, na którym przechowamy dane i kopie zapasowe.
Istotne jest również to, że taka faktura musi zostać otrzymana w formacie elektronicznym, na przykład mailowo lub faksem. Powstaje zatem zasadnicza różnica między fakturą stworzoną w edytorze tekstowym i wysłaną w formie papierowej (np. kurierem), a fakturą tak sporządzoną i wysłaną w formie elektronicznej (np. mailem). Chociaż w pierwszym przypadku przesłanki do uznania faktury za elektronicznej nie zostają spełnione, to już faktura wydrukowana, zeskanowana i wysłana mailowo może być uznana za fakturę elektroniczną.
Jak wspomniano wyżej, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jej forma nie jest określona w przepisach, więc można domniemywać, że zgoda telefoniczna lub mailowa jest wystarczająca. Co więcej, jeśli odbiorca po otrzymaniu faktury ureguluje wynikającą z niej należność, to można uznać, że wyraża akceptację otrzymywania jej właśnie w takiej formie.
Jak archiwizować faktury?
Poza odpowiednim sporządzeniem faktury, ważny jest jeszcze sposób jej archiwizowania. Na podatników nałożony jest obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co do zasady jest to 5 lat, które liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przez ten czas należy przechowywać wszystkie faktury, które dokumentują sprzedaż, jak i zakupy. Z tych drugich wynika między innymi kwota podatku do odliczenia.
Istotne jest to, że zasady przechowywania faktur zostały opisane w art. 112a ustawy o VAT. W świetle tego przepisu, podatnicy muszą przechowywać wystawione i otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe tak, aby mogli je łatwo odszukać. Co ważne, sposób ten ma również gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Faktury w wersji elektronicznej a JPK_FA
1 lipca w życie weszły przepisy wprowadzające kolejną porcję jednolitych plików kontrolnych (JPK). Ci, którzy prowadzą księgi podatkowe w wersji elektronicznej, w chwili żądania przez organy podatkowe, będą zobowiązani do przekazania części lub całości tych ksiąg również w postaci elektronicznej. Co dokładnie mają zawierać poszczególne pliki?
-
JPK_FA – zawierają informację na temat faktur przychodowych
-
JPK_KR oraz JPK_KPiR – dotyczą informacji w zakresie ksiąg rachunkowych oraz podatkowej książki przychodów i rozchodów
-
JPK_EWP – dotyczy ewidencji przychodów
-
JPK_WB – jest jednolitym plikiem kontrolnym wyciągu bankowego
-
JPK_MAG – dotyczy gospodarki magazynowej
Pliki JPK na żądanie nie są zupełną nowością, ponieważ obecnie do przesyłania tych danych zobowiązani są przedsiębiorcy uznani za „dużych“. Tym samym lipcowa zmiana objęła pozostałą grupę, tj. mikro, małych i średnich przedsiębiorców.
Kto może używać papierowych bloczków faktur i ksiąg podatkowych?
Wejście w życie nowych przepisów nie oznacza, że od 1 lipca wszyscy przedsiębiorcy będą prowadzić księgi podatkowe i wystawiać faktury jedynie w formie elektronicznej. Małe firmy nadal mogą korzystać z papierowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów i bloczków faktur. W ich przypadkach urząd skarbowy nie będzie miał podstaw do żądania przekazania ksiąg i ewidencji w wersji elektronicznej. Ci przedsiębiorcy nie prześlą również JPK_FA, aczkolwiek budzi to pewne wątpliwości.
Zarówno Ordynacja podatkowa jak i ustawa o VAT, nie nakładają na podatnika obowiązku wystawiania faktur w wersji elektronicznej, ale w tym miejscu pojawia się pytanie, czy może zostać to wymuszone z uwagi na regulacje związane z JPK_FA.
Warto zaznaczyć, że od 2018 roku mali przedsiębiorcy zostali zobowiązani do prowadzenia rejestrów sprzedaży i zakupów w wersji elektronicznej. Wśród nich są nawet ci podatnicy, którzy wystawiają faktury na papierowych bloczkach.
Co za tym idzie, urzędy mogą wypracować stanowisko, że podatnicy mają prowadzić rejestry spełniające definicję ksiąg podatkowych w wersji elektronicznej, a tym samym zobowiążą ich do przygotowania JPK_FA. W tym przypadku lepszym rozwiązaniem dla wielu przedsiębiorców może okazać się stosowanie faktur elektronicznych. Unikną wówczas dublowania wystawianych faktur w wersji papierowej dla klienta i elektronicznej w celu generowania pliku JPK_FA.
Nadchodzące zmiany ominą przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT, którzy prowadzą księgi przychodów i rozchodów oraz wystawiają faktury w wersji papierowej. W ich przypadku nie powstanie obowiązek przesyłania struktury JPK_FA.
Obecnie nie wiadomo jednak, czy w nadchodzących miesiącach nie zmienią się przepisy w sprawie podatkowej książki przychodów i rozchodów. Jeżeli zmiany w rozporządzeniu zakładałyby obowiązek prowadzenia jej w wersji elektronicznej, wówczas wszyscy przedsiębiorcy zostaliby zobowiązani do przesyłania JPK_FA na żądanie organów podatkowych.
Prowadzenie odpowiednich rejestrów, ksiąg przychodów i rozchodów i wystawianie faktur nie zawsze jest przysłowiową bułką z masłem. W codziennych sytuacjach związanych z firmą najlepszym wsparciem będzie odpowiedni zespół ekspertów. Pierwsze kroki w zakresie tworzenia dokumentacji warto stawiać w asyście kompetentnej księgowej. Zespół Tax Care chętnie pomoże każdemu przedsiębiorcy, a w czynnościach związanych z fakturami przyda się udostępniona przez Tax Care Chmura Faktur, w której dokumenty księgowe zawsze będą pod ręką.
