Freelancer, który decyduje się na założenie własnej firmy często na początku działalności „oszczędza” i do celów służbowych wykorzystuje własny, osobisty sprzęt. Może wówczas zdecydować, że niektóre składniki prywatnego majątku posłużą mu tylko do celów firmowych, co pozwoli obniżyć podatek dochodowy.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
Dlaczego warto wprowadzać majątek do firmy?
Rozliczanie podatku dochodowego na zasadach ogólnych powoduje, że podatek oblicza się jako procent od dochodu, który stanowią przychody pomniejszone o koszty. Im wyższe koszty, tym niższy podatek. Stąd też przedsiębiorcy dążą do generowania jak najwyższych kosztów. Jednym ze sposobów na to jest powiększenie majątku firmowego wprowadzając do niego sprzęt posiadany w majątku prywatnym.
Co za tym idzie programiści, informatycy, graficy, dziennikarze, czy inni freelancerzy, którzy zarejestrują działalność gospodarczą mogą przy jej prowadzeniu wykorzystywać elementy majątku prywatnego i dzięki temu oszczędzać. Mogą to być m.in.:
- sprzęt komputerowy i oprogramowanie,
- inny sprzęt elektroniczny, m.in. projektor, telewizor, smartfon, tablet, itp.,
- samochód,
- meble,
- lokal lub mieszkanie.
Jak wprowadzić majątek prywatny do firmy?
Do majątku firmowego zwykle wprowadza się sprzęt kwalifikujący się do środków trwałych, czyli te rzeczy, które mają służyć w firmie dłużej niż 1 rok, zwłaszcza obowiązkowo podlegające amortyzacji (o wartości ponad 3,5 tys. zł). Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na powiększenie majątku firmowego powinien:
- Sporządzić oświadczenie o przekazaniu danego przedmiotu na cele działalności gospodarczej oraz umieścić w dokumentacji firmowej dokument informujący o sposobie i cenie jego nabycia (faktura VAT, rachunek, umowa darowizny itp.). Taki dokument jest podstawą do określenia wartości początkowej danego sprzętu. Jeśli dokument nie istnieje, to należy dokonać wyceny posiłkując się cenami rynkowymi analogicznych rzeczy.
- Wpisać wspomniany sprzęt do ewidencji środków trwałych i wybrać metodę amortyzacji, jeżeli jest niezbędna (dzieje się tak w przypadku składników majątku o wartości powyżej 3,5 tys. zł, które nie kwalifikują się do amortyzacji jednorazowej).
Dzięki temu przedsiębiorca skorzysta podatkowo na tym, że wykorzystuje prywatny sprzęt w celach firmowych – obniży płacony podatek dochodowy.
Amortyzacja wprowadzonych do firmy składników majątku prywatnego
Amortyzacja to mechanizm rozliczania w kosztach firmowych zakupu niejako „na raty” przez okres ustalony w przepisach. W praktyce w danym okresie rozliczeniowym (np. w miesiącu) w kosztach rozlicza się tylko określoną część danego zakupu. Amortyzacja środka trwałego przekazanego do firmy z prywatnych zasobów zasadniczo nie różni się od amortyzowania przedmiotów nabytych specjalnie na potrzeby działalności gospodarczej. Polega ona na comiesięcznym, stopniowym zaliczaniu w koszty wydatków poniesionych na nabycie środka trwałego o wartości powyżej 3500 zł.
Kluczowa jest oczywiście wycena, która według opisanych powyżej zasad opiera się na dowodzie zakupu (jeśli istnieje) lub ustaleniu wartości na podstawie cen rynkowych analogicznych rzeczy. Wysokość odpisów amortyzacyjnych oraz związana z nią długość okresu amortyzacji są zależne od wybranej metody amortyzacji oraz od rocznych stawek amortyzacyjnych. Najczęściej stosowana jest tzw. amortyzacja liniowa zakładająca, że w poszczególnych okresach środki trwałe zużywają się jednakowo i równomiernie ujmowane są w kosztach uzyskania przychodów.
Okres amortyzacji
Odpisów amortyzacyjnych należy dokonywać od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dany przedmiot prywatny zaczął być używany w firmie i został ujęty w ewidencji, aż do zrównania sumy odpisów z wartością początkową środka trwałego. Jeżeli jednak przedsiębiorca zechce dany składnik wycofać z firmy i przywrócić mu prywatny charakter amortyzacja ulega zawieszeniu (ostatni wpis amortyzacyjny powinien zostać dokonany w miesiącu wycofania), a część niezamortyzowana nie stanowi już kosztu uzyskania przychodu.
Amortyzacja a sprzęt komputerowy
W przypadku programistów, grafików, marketingowców i wielu innych przedsiębiorców, opłacalnym rozwiązaniem może być wprowadzenie do firmy sprzętu komputerowego, który i tak jest niezbędny do prowadzenia działalności. W przypadku tego składnika majątku warto pamiętać o dwóch kwestiach:
- Oprogramowanie znajdujące się w przekazywanym do firmy komputerze stanowi element odrębny od samego sprzętu. Powinien on zostać zewidencjonowany jako wartość niematerialna i prawna i osobno amortyzowany. Dla celów firmowych nie może być używane oprogramowanie, które zostało zakupione przez osobę fizyczną wyłącznie do użytku niekomercyjnego. Częścią składową komputera jest natomiast system operacyjny, którego wartość należy doliczyć do wartości sprzętu i traktować jako jeden środek trwały.
- Wszelkie sprzęty dodatkowe jak klawiatura, mysz, skaner czy drukarka są najczęściej traktowane przez organy podatkowe jako część składowa komputera, a nie odrębny element wyposażenia lub samodzielny środek trwały. Wyjątkiem jest tutaj drukarka, która współpracuje za pośrednictwem sieci z licznymi urządzeniami (a nie tylko z jednym komputerem) – stanowi ona wówczas samodzielny środek trwały.
Jednorazowa amortyzacja – kiedy jest możliwa?
Jednoosobowy przedsiębiorca mający status „małego podatnika” ma możliwość dokonania jednorazowej amortyzacji środka trwałego – także tego, którego wartość przekracza 3500 zł. Oznacza to jednorazowe ujęcie w kosztach danego składnika majątku przy wykorzystaniu stawki 100%.
Możliwość ta dotyczy także składników mienia firmowego przekazanych z majątku prywatnego, w tym także sprzętu komputerowego. Jest to korzystne rozwiązanie, gdyż jednorazowo w dużym stopniu zwiększane są koszty, co może znacznie obniżyć podatek dochodowy do zapłaty. Trzeba jednak pamiętać, że jednorazowa amortyzacja nie jest możliwa w przypadku samochodu osobowego, a także w przypadku licencji na oprogramowanie o wartości powyżej 3500 zł.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
