Jak kontroling finansowy pomaga we wdrożeniu IP Box? Na przykładzie software house

Jednym z częstszych problemów z finansami w MSP jest brak spójności wewnętrznej informacji finansowej produkowanej w różnych systemach analitycznych z danymi w księgowości, a także poprawność samych danych księgowych. Efekt jest taki, że często firma „wie” swoje, a księgowość swoje, mamy dwa równoległe „życia”: biznesowe i księgowe, a decyzje opieramy o to, co mamy na koncie. To nie jest korzystna sytuacja i często prowadzi do nieporozumień i niepewności w prowadzeniu działalności.

Ponadto często sprawami finansowymi w MŚP zajmują się właściciele/zarząd, a problem nie jest tak prosty i oczywisty dla nie finansistów. Dodatkowa analiza danych i próba ich uzgadniania zajmuje ich cenny czas, który mógłby być bardziej efektywnie wykorzystany.

Dla firm, które nie miały dotąd służb finansowych korzyści z posiadania Dyrektora Finansowego mogą być trudnie do kwantyfikacji. W niniejszym artykule chcemy pokazać na przykładzie Software House, że poprawna organizacja kontrolingu finansowego to nie tylko poprawna informacja zarządcza, ale to też podstawa sukcesu we wdrożeniu takich ulg jak IP Box gdzie poprawne monitorowanie kosztów B+R jest kluczowe, a posiadanie w firmie Dyrektora Finansowego, który wdroży odpowiednie procesy i będzie dbał o aspekty formalne może przynieść wiele oszczędności. Oznacza to, że skorzystanie z IP Box z Dyrektorem Finansowym w firmie będzie dużo prostsze.

Co to jest kontroling finansowy

W skrócie to odpowiednie zaprojektowanie planu kont, centrów kosztowych oraz rozliczanie i alokacja przychodów i kosztów do okresów (miesięcy), na konta (rodzaje) i centra kosztowe (projekty, działy) tak, aby prawidłowo obliczać i śledzić marże biznesowo a nie podatkowo, a także organizacja procesów, która zapewnia spójność informacji między systemami zarządczymi a księgami handlowym.

To wszystko wymaga wiedzy i doświadczenia, które może zapewnić osoba odpowiedziana za finanse w MŚP, najczęściej dyrektor finansowy.

W software house, rozliczającym się często w formule time and materials, tymi systemami zarządczymi są rozwiązania służące do monitorowania czasu pracy, budżetowania i zarządzania projektami, takie jak Harvest, Clockify czy Primetric. Zadaniem dyrektora finansowego jest odpowiednio zaprojektować ten system oraz uzgadniać dane z projektów z danymi księgowymi, co nie zawsze jest proste (np. dla projektów nie fakturowanych cyklicznie) i może spowodować, że dane między systemami do zarządzania projektami a księgowością nie będą spójne, co może stwarzać pewne ryzyko w przypadku skorzystania z IP BOX.

Jakie mogą wystąpić problemy ze spójnością danych w Software House

Poprawna rejestracja transakcji gospodarczych to etap niezbędny do analizy danych. Jest jednak kilka problemów z jakimi spotkaliśmy się w naszej praktyce.

W księgowości – częstą kwestią jest nieodpowiednie przypisywanie kosztów do okresu. Podobnie może dziać się z przychodami. Jeśli koszty pracowników i współpracowników nie są wykazywane w miesiącach wykonania pracy, część przychodów jest wykazywana w miesiącu świadczenia usługi a część nie, prowadzi to po prostu do porównywania złych przychodów i kosztów i złych marż. Zdarza się też, że w przypadku projektów nie fakturowanych miesięcznie, nie są poprawnie naliczane koszty i przychody w miarę jak projekt postępuje. Inne jest tu ujęcie księgowe a inne podatkowe. Oba efekty powodują, że w księgach mamy niezgodność wyniku z tym, jaki zarząd szacuje na podstawie kontraktów handlowych czy systemów zarządczych, takich jak Primetric.

A jakie problemy mogą występować w systemach do zarządzania czasem i projektami? W systemach zarządczych może się zdarzyć, że stawki godzinowe nie są poprawnie zdefiniowane lub nie uwzględniają wszystkich kosztów pracowniczych (np. urlopów) albo niepoprawny jest nominalny miesięczny czas pracy. Dużo też zależy od modelu biznesowego.

Podsumowując

• w księgowości koszty i przychody nie są przypisane odpowiednio do miesiąca
• projekty nie fakturowane miesięcznie nie są poprawnie rozliczane
• czas pracy nie jest odpowiednio raportowany (np. niekompletnie)
• overtime nie jest poprawnie ujmowany w księgach
• stawki godzinowe są niepoprawnie zdefiniowane (np. nie zawierają wszystkich kosztów bezpośrednich pracownika/współpracownika)
• nominalny miesięczny czas pracy nie jest poprawny
• nie liczymy kosztu „wolnych mocy” i/lub nie wiemy jak je pokazywać dla celów zarządczych

IP BOX w software house

IP BOX, czyli poprawnie prawo do obniżonego opodatkowania dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, zawiera w sobie – oprócz dochodu z patentów czy zarejestrowanych znaków – autorskie prawo do programu komputerowego. Nie wymaga to żadnej dodatkowej rejestracji. W związku z tym powoduje dużą łatwość w skorzystaniu z tej ulgi dla firm produkujących oprogramowanie na zlecenie, pod warunkiem poprawnego monitorowania tych dochodów, czyli w praktyce przychodów i kosztów podatkowych.

Skorzystanie z IP BOX wiąże się z:

1. wystąpieniem o interpretację indywidualną dotyczącą „systemu” w jakim działamy. W odpowiedzi na nią otrzymamy informację czy planujemy prawidłowo zaliczać koszty i przychody do projektów B+R. Przykładowe kwestie do rozstrzygnięcia w software house to m.in.:

• przede wszystkim klasyfikacja projektów „rozwojowych” vs typowo związanych z utrzymaniem, gdzie nie jest wytwarzane żadne oprogramowanie
• czy koszty wszystkich członków zespołu można alokować w koszty dla celów IP Box (np. project managera)
• czy wszystkie czynności można klasyfikować w koszty IP Box
• czy ma znaczenie forma „zatrudnienia”

2. kolejnym etapem jest wdrożenie monitoringu tych kosztów (z dokładnością co do godziny) według otrzymanej interpretacji, oraz generowania i zachowywania miesięcznych raportów w przypadku ewentualnej kontroli a także zachowanie spójności między danymi księgowymi a zarządczymi.

Dyrektor finansowy w startupie/MŚP powinien zająć się redakcją wniosku o taką interpretację indywidualną z uwzględnieniem konkretnej sytuacji. A w sytuacji gdy mamy wdrożony kontroling finansowy – także wdrożeniem monitoringu kosztów dla celów IP BOX.

Podsumowanie

Poprawnie zorganizowany system rachunkowości zarządczej i nadzór nad księgowością finansową jest niezbędny aby zapewnić dobrą jakość informacji finansowej w firmie. Ale korzyści z posiadania w firmie dyrektora finansowego jest więcej:

• firma ma wdrożone budżetowanie (rachunek wyników i cash flow) i monitoring budżetu: masz plan na rok, wiesz jakie masz cele przychodowe i jak je osiągnąć (planowanie zasobów)
• firma ma poprawną informację zarządczą (np. dotyczącą marż)
• jest informacja o przewidywanej płynności; wiadomo czy będzie potrzeba dodatkowego finansowania
• kontroling finansowy pozwala uniknąć wielu ryzyk (np. związanych z nadmiernymi kosztami albo przeinwestowaniem)
• przy niewielkim dodatkowym zaangażowaniu – poprawnie wdrożony kontroling finansowy oznacza łatwiejsze skorzystanie z IP Box i zmniejszenie ryzyka zapewnienia odpowiedniej szczegółowości kosztów w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej
• dyrektor finansowy zajmie się też pozyskiwaniem finansowania i wsparciem biznesu

Posiadanie osoby odpowiedzialnej za finanse może się więc przyczynić do znacznych oszczędności w firmie. Nasze rozwiązanie dla MŚP, jakim jest zewnętrzny dyrektor finansowy, zapewnia w ramach usługi konsultacje z doradcą podatkowym, gdyby pojawiły się jakieś niejasności związane z wdrożeniem IP BOX.

Oprócz wdrożenia kontrolingu i IP BOX dyrektor finansowy w firmie odpowiada także za szereg innych spraw, które odbarczają osoby zarządzające i przyczyniają się do zwiększenia wartości firmy.

Usługa zamiast etatu

CFOServices dostarcza usługę zewnętrznego dyrektora oraz kontrolera finansowego dla MŚP i start-upów w elastycznej i przystępnej cenowo formule. Usługę tę stworzyliśmy, aby zapewnić im wzrost wartości i konkurencyjności, bezpieczeństwo finansowe i jakość funkcji finansowej.

Misją CFOServices jest promowanie i wdrażanie wysokich standardów rynkowych w zakresie szeroko pojętych finansów wśród MŚP i start-upów oraz dbanie o bezpieczeństwo finansowe naszych klientów.

Zapraszamy do śledzenia naszej strony CFOServices oraz naszego profilu na Facebooku oraz LinkedIn.

Artykuł powstał we współpracy z CFOServices