Jak legalnie zatrudnić pracownika z Ukrainy?

Wielu pracodawców z zainteresowaniem czekało na ustawę o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Oprócz uproszczenia procedur związanych z legalizacją pobytu uciekinierów z ogarniętej wojną Ukrainy, określeniem zasad dostępu do świadczeń socjalnych i pomocy medycznej, nowa ustawa ma na celu między innymi również ułatwienie zatrudnienia tych osób, które choć zazwyczaj nie posługują się językiem polskim, to jednak mogą stać się wartościowymi i pożądanymi pracownikami.

Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy wprowadziła tym samym również niejako dwa równoległe systemy zatrudniania cudzoziemców: pierwszy, obowiązujący dotychczas i drugi, wynikający z przepisów nowej ustawy i odnoszący się prawie wyłącznie do obywateli Ukrainy.

Co więc ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy ułatwiła i na co należy zwrócić szczególną uwagę, zatrudniając pracownika z Ukrainy? W poniższych wyjaśnieniach postaramy się zwrócić uwagę na kilka podstawowych zagadnień związanych z zatrudnianiem osób, które znalazły się i przebywają na terytorium Polski w związku z wojną na Ukrainie.

Jak specustawa zmienia zasady zatrudniania ukraińskich pracowników?

W każdym przypadku podstawą legalnego zatrudnienia cudzoziemca jest stwierdzenie legalności jego pobytu w Polsce. Nowa ustawa znacznie uprościła kwestię legalizacji pobytu obywateli Ukrainy i niektórych innych osób, w szczególności tych, które wjechały na teren Polski w związku z działaniami wojennymi tj. 24 lutego 2022 r. lub później.

Obywatele Ukrainy będący uchodźcami wojennymi

I tak pobyt obywatela Ukrainy, który wjechał na terytorium Polski bezpośrednio z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi tj. 24 lutego 2022 r. lub później i deklaruje zamiar pozostania na terytorium Polski (oraz nie opuścił Polski na okres dłuższy niż miesiąc), uznaje się za legalny przez okres 18 miesięcy, licząc od dnia 24 lutego 2022 r., tj. do dnia 24 sierpnia 2023 r.

Uchodźcy bez obywatelstwa ukraińskiego

Ta sama zasada dotyczy też m.in. małżonków obywateli Ukrainy będących obywatelami innych państw niż Ukraina, jeśli przybyli do Polski we wskazanym wyżej terminie bezpośrednio z terytorium Ukrainy, jak również obywateli Ukrainy posiadających Kartę Polaka i członków ich najbliższej rodziny jeśli wyjechali z Ukrainy 24 lutego 2022 r. lub później, ale dotarli do Polski z innego kraju niż Ukraina. Nie można przy tym zapomnieć, iż powyższe zasady nie mają zastosowania do osób, które złożyły w Polsce wniosek o przyznanie statusu uchodźcy lub zadeklarowały zamiar złożenia takiego wniosku, chyba że swój wniosek lub deklarację cofnęły, do czego mają prawo, oraz iż Rada Ministrów ma prawo określić w drodze rozporządzenia datę stanowiącą ostatni dzień okresu, w którym wjazd na terytorium Polski skutkuje tym, iż pobyt ww. osób uznawany jest za legalny do dnia 24 sierpnia 2023 r.

Natomiast obywatele innych państw niż Ukraina legalizują swój pobyt na dotychczasowych zasadach, nawet jeśli trafili do Polski przekraczając granicę polsko-ukraińską 24 lutego 2022 r. lub później.

Pracownicy przybywający do Polski przed 24 lutego

Powyższe szczególne zasady legalizacji pobytu nie dotyczą natomiast obywateli Ukrainy, którzy wjechali do Polski przed dniem 24 lutego 2022 r. lub wjechali z państwa innego niż Ukraina. Te osoby w niektórych przypadkach też jednak będą mogły skorzystać z pewnych ułatwień w legalizacji pobytu. Przykładowo obywatele Ukrainy, dla których ostatni dzień pobytu w Polsce na podstawie wizy krajowej lub pobytu czasowego przypada 24 lutego 2022 r. lub później skorzystają z automatycznego przedłużenia wizy do 31 grudnia 2022 r.

Jak sprawdzić, czy zatrudnienie danego pracownika z Ukrainy na zasadach określonych w specustawie jest legalne?

Cudzoziemców innych narodowości, którzy mają prawo do legalnego pobytu w Polsce, można zatrudniać na podstawie dotychczasowych przepisów. Również w przypadku obywateli Ukrainy posiadających zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego albo status uchodźcy zasady pobytu w Polsce i pracy nie zmieniają się.

Zatrudniając obywatela Ukrainy na uproszczonych zasadach wynikających z przepisów nowej ustawy, konieczne będzie każdorazowe zweryfikowanie, czy dany obywatel Ukrainy jest uprawniony do skorzystania z opisanych wyżej ułatwień w dostępie do rynku pracy. W przypadku osób przybywających z Ukrainy do Polski 24 lutego 2022 r. lub później, podstawą będzie, jak się wydaje pieczątka o przekroczeniu granicy w wymaganym terminie. Jeżeli natomiast przyszły pracownik takiego stempla w dokumencie podróży nie posiada, powinien zarejestrować swój wjazd w urzędzie gminy lub miasta w terminie 60 dni od dnia wjazdu do Polski (wcześniej takiego potwierdzenia należało dokonywać w placówce Straży Granicznej). Inne przypadki wymagać będą jednak dokładniejszego sprawdzenia.

Oczywiście nie zawsze i nie w każdym zawodzie będzie możliwe tak proste zatrudnienie pracowników, jak opisano powyżej. W zawodach wymagających szczególnych kwalifikacji, zawodach regulowanych, wymagających biegłej znajomości języka polskiego, wjazd do Polski z Ukrainy w określonym terminie nie będzie wystarczający. Jednak i tu nowa ustawa wprowadziła pewne ułatwienia. Dotyczy to m.in. zawodów medycznych takich jak lekarze, lekarze dentyści, pielęgniarki, położne, dla których przewidziano możliwość przyznania im warunkowego prawa wykonywania ich zawodów w sytuacji gdy uzyskali oni kwalifikacje poza terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej (i niezależnie od trwania stanu zagrożenia epidemicznego – dotychczas bowiem takie wyłączenie było ustanowione w związku z tym zagrożeniem). Inne ułatwienia przewidziano też dla m.in. pedagogów, psychologów i opiekunów dziecięcych.

Jak zalegalizować zatrudnienie pracownika z Ukrainy?

Osoby w stosunku do których wprowadzono ułatwienia w celu legalizacji pobytu, korzystają również z uproszczonej procedury legalizacji zatrudnienia. Procedura ta została ograniczona jedynie do obowiązku zgłoszenia przez pracodawcę powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy w terminie 14 dni do właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy powiatowego urzędu pracy. Zgłoszenia takiego pracodawca ma obowiązek dokonać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (nie ma możliwości dokonania zgłoszenia w formie pisemnej) poprzez stronę: praca.gov.pl, a brak takiego zawiadomienia (lub opóźnienie w jego złożeniu) skutkuje uznaniem, że praca nie jest legalna ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Z opisanej wyżej uproszczonej procedury legalizacji zatrudnienia mogą skorzystać również obywatele Ukrainy, którzy przebywają już na terytorium Rzeczypospolitej na podstawie niektórych innych tytułów pobytowych (np. w związku z przekroczeniem granicy przed 24 lutego 2022 r.). Te osoby również będą mogły dalej legalnie pracować w Polsce, skoro ich prawo do legalnego pobytu w Polsce zostało przedłużone, jak ma to miejsce we ww. przypadku wydłużenia z mocy prawa pobytu obywatela Ukrainy na podstawie wizy krajowej lub pobytu czasowego kończącego się 24 lutego 2022 r. lub później.

Umowa o pracę z uchodźcą w świetle specustawy. Jakie warunki trzeba zapewnić?

Zatrudniając pracowników z Ukrainy na podstawie umowy o pracę w trybie nowej ustawy, trzeba również pamiętać, iż ustawa ta nie zmienia ogólnej zasady, zgodnie z którą zatrudniający cudzoziemca pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania takich samych przepisów dotyczących warunków pracy i płacy, jak w przypadku obywateli polskich. Możliwość zatrudnienia uciekiniera z Ukrainy nie zwalnia pracodawcy z konieczności przestrzegania przepisów o czasie pracy, wynagrodzeniu, urlopach wypoczynkowych i in. warunków wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa pracy, w tym przepisów dotyczących zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, konieczności przeprowadzenia badań lekarskich dopuszczających do pracy na określonym stanowisku, czy też odbycia wymaganych szkoleń bhp.

W tym kontekście pojawić się mogą problemy w komunikacji z pracownikiem wynikające z nieznajomości, czy też niedostatecznej znajomości języka polskiego, aby móc swobodnie porozumiewać się z polskim pracodawcą. Dlatego też ważne jest, aby wszelkie dokumenty dla pracownika, czy też szkolenia przygotować w języku, który jest dla niego zrozumiały, co niestety może niekiedy generować dodatkowe koszty i trudności.

Jak sporządzić umowę o pracę?

Natomiast umowa o pracę (i inne dokumenty wynikające z zakresu prawa pracy, np. informacja o warunkach zatrudnienia) powinna zostać sporządzona i podpisana w podwójnej wersji językowej (w języku polskim i innym, zrozumiałym dla zatrudnianego, który jednak nie musi być jego językiem ojczystym). Polskie przepisy zasadniczo wymagają bowiem z jednej strony by umowa o pracę, która ma być wykonywana w Polsce przez osobę zamieszkującą na jej terytorium w chwili zawarcia, sporządzona była w języku polskim, z drugiej zaś strony nakładają obowiązek przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język dla niego zrozumiały. Z tego też względu sporządzenie umowy w podwójnej wersji językowej pozwoli uniknąć wyjaśnień i konieczności udowodnienia, iż obowiązek ten został spełniony.

Zatrudnimy bez PESEL-u

I na zakończenie warto wspomnieć też, gdyż nie dla wszystkich jest to jasne, iż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę uchodźcy z Ukrainy na podstawie nowej ustawy nie wymaga posiadania numeru PESEL. W informacji przekazywanej do urzędu pracy numer ten jest podawany, jednak jedynie wówczas gdy został nadany, w przeciwnym razie pracodawca nie ma obowiązku jego podania i nie powinien uzależniać zatrudnienia obywatela Ukrainy od posiadania przez niego tego numeru. Warto jednak uświadomić potencjalnemu pracownikowi jak ważne jest uzyskanie tego numeru, skoro m.in. jest on niezbędny do korzystania ze świadczeń socjalnych i opieki medycznej przewidzianych w nowej ustawie, umożliwia otrzymanie dostępu do profilu zaufanego, który ułatwia załatwianie szeregu spraw administracyjnych bez konieczności osobistego stawiennictwa w urzędzie.

Warto również wspomnieć, iż nowa ustawa nie tylko ułatwia zatrudnianie obywateli Ukrainy w ramach stosunku pracy, daje też możliwość prowadzenia działalności gospodarczej przez obywateli Ukrainy przebywającym legalnie na terytorium Polski zarówno na podstawie nowej ustawy, jak i dotychczasowych zasad wynikających z ustawy o cudzoziemcach, co otwiera kolejną możliwość nawiązania współpracy z obywatelami Ukrainy. Warunkiem zarejestrowania działalności gospodarczej przez obywatela Ukrainy jest jednak uzyskania przez niego numeru PESEL. W przypadku utraty prawa do legalnego pobytu w Polsce przedsiębiorca z Ukrainy zostanie wykreślony z rejestru działalności gospodarczej.

Obywatele Ukrainy od dawna byli jedną z najliczniejszych grup cudzoziemców pracujących w Polsce. Obecna sytuacja na Ukrainie będzie miała istotny wpływ na zwiększenie ich udziału w polskim rynku pracy, nawet jeśli w wielu wypadkach – zwłaszcza zawodów wymagających wysokich i potwierdzonych stosownymi dokumentami kwalifikacji i dobrej znajomości języka polskiego – proces ten nie będzie szybki. Na pewno jednak tam, gdzie wymagania są niższe lub znajomość języka polskiego nie jest niezbędna, nowa ustawa z pewnością nieco ułatwi i przyspieszy tempo zatrudniania obywateli Ukrainy w Polsce.

Autor: Ewa Bieniak, radca prawny w act BSWW legal & tax