Jak obciąć koszty podróży służbowej?

fot. unsplash.com

Sprawdź, ile zaoszczędzisz przy następnej podróży służbowej, korzystając z kilku zasad.

Możesz wydawać lepiej

Jeśli nie wiesz, ile wydajesz, to nie będziesz w stanie zaoszczędzić. Przed wyjazdem warto sumiennie przejrzeć historię transakcji z ostatniej podróży oceniając, czy wszystkie wydatki były niezbędne. Musimy też pilnować dziennej diety – przyda się specjalna banknotówka na paragony i szybka aplikacja budżetowa. Brak poczucia tego, ile wydajemy jest pierwszym krokiem do straty pieniędzy.

W części banków możemy uruchomić automatyczne oszczędzanie na karcie, odkładając wybrany procent pieniędzy z każdego wydatku. Wyjazd za granicę? Z aplikacjami parabankowymi typu Revolut mamy możliwość wykonywania transakcji po lepszym kursie niż oferują popularne banki, często bez opłat od operacji. Z kolei znając plan naszego wyjazdu, możemy poszukać zniżek nawet do 70% na atrakcje, restauracje i hotele na miejscu, odwiedzając strony z kuponami. Jest też prosty sposób na sprawdzenie aktywnych rabatów wybranej firmy – jeśli istnieją, to znajdziemy je googlując [“rabat” OR “promocja” OR “obniżka” “nazwa firmy” “miesiąc”].

Jest jeszcze możliwość korzystania z biur podróży, jednak to raczej inwestycja, niżeli oszczędzanie. Ich zaletą jest rozwinięta sieć współpracowników, u których mają zapewnione zniżki grupowe. Wsparcie agentów turystycznych jest dla firm opłacalne tylko w przypadku organizacji masowego wyjazdu na kilkudniową konferencję. Porównując koszt zarządzania wyjazdem wewnętrznie (lub przez agencję) z darmową wyceną od biura szybko ocenimy, czy jest to w naszym przypadku korzystne.

Najprościej oszczędzać na transporcie

Loty są przeważnie drogie. Możemy na nich zaoszczędzić, uruchamiając monitoring ceny dwa miesiące przed datą wylotu. Korzystając z alertów cenowych Skyscanner, będziemy otrzymywali informację o obniżkach cen lotów, gdzie najniższa cena pojawia się średnio 47 dni przed odlotem (badanie CheapAir 2015).

Kolejnym sposobem na oszczędność jest podróżowanie wyłącznie z 1 sztuką bagażu rejestrowanego. Kilka sztuk worków kompresyjnych pomoże się nam w nim zmieścić. W końcu za dodatkową torbę zapłacimy nie tylko na lotnisku, ale też w pociągu, a jej gabaryty utrudnią nam jazdę komunikacją miejską, która jest znacznie oszczędniejsza niż podróżowanie taksówką.

Wygoda podróży wypożyczonym autem również jest zbędnym wydatkiem. Warto z niej zrezygnować chociażby z racji wysokich kar za najdrobniejsze zarysowanie pojazdu oraz za opóźnienia w zwrocie pojazdu. Przy okazji unikniemy wszechobecnych opłat za miejsce parkingowe, do którego tak często zdarza się nam nie wrócić na czas. Między miastami taniej jest podróżować busem (połączenia nocne są najtańsze) lub Blablacarem niż pociągiem, a w sytuacji na ostatnią chwilę lepiej złapać Ubera niż taksówkę. 

Tanie hotele? Trzeba uważać

Jeśli pracownicy firmy regularnie nocują w znanych sieciach hoteli, najkorzystniej będzie wynegocjować z nimi stały rabat, powołując się na znaczącą ilość rezerwacji. W przypadku nieregularnych wyjazdów służbowych zazwyczaj korzystamy ze znanych platform do rezerwacji – ale nie wszystkie oferują konkurencyjne ceny. Wszystko zależy od wysokości prowizji, jakie hotele płacą za pojedynczą rezerwację. Dobre stawki znajdziemy w porównywarkach stron rezerwacyjnych, które z racji niskiej prowizji często oferują niższe ceny.

Jeśli chcemy zaoszczędzić więcej, chociażby €15 na jednym dniu zakwaterowania w porównaniu do stawki hotelowej, skorzystajmy ze stron bez prowizji od rezerwacji dla hoteli. Zasada jest prosta: nie ma prowizji, hotel zarabia więcej i może zaoferować obniżki – nawet do 25%. Powinniśmy również pamiętać, że ceny na stronach mogą wzrosnąć, jeśli będziemy zbyt często odwiedzali zapisaną w zakładkach ofertę. Żeby tego uniknąć, najlepiej przeglądać je wyłącznie w trybie incognito.

Za co jeszcze w hotelu przepłacamy najczęściej? Za jedzenie. Rezerwacja z opcją śniadania na zasadzie szwedzkiego stołu może być bardziej opłacalna, niż jedzenie w restauracji poza obiektem. W recepcji zawsze warto spytać o zalety programów lojalnościowych pamiętając, że niektóre mają roczną opłatę. Dzięki nim otrzymamy nie tylko zniżkę na następny pobyt, ale też stałe bonusy, takie jak darmowe wyżywienie i wifi, tańsze wejście na siłownię oraz zniżki na wypożyczenie samochodu i na atrakcje w mieście. 

Oszczędzanie rodzi się z chęci z czasem przemieniając się w trwały nawyk. Ten nawyk w stosowaniu opisanych praktyk wyrobimy sobie, powtarzając jedno pytanie przed zakupami: “Jak można zapłacić mniej?”. Za jego sprawą będziemy sięgali po kartę płatniczą z większą ostrożnością.

_

Michael Ros

Prezes i współzałożyciel bidroom.com – bezprowizyjnej platformy do rezerwacji hoteli z gwarantowaną niższą ceną w porównaniu do największych portali rezerwacyjnych.