Jak prawidłowo przygotować PIT-11 dla pracownika? Zmiany i nowe druki dla pracodawcy

PIT-11 za 2019 r. w pigułce:

• PIT-11 do urzędu skarbowego tylko elektronicznie – do 31.01.2019!
• zmiany w PIT-11: ulga dla młodych
• udostępnienie PIT-11 pracownikowi w intranecie – tylko za zgodą pracownika
• czynny żal może uchronić pracodawcę od kary grzywny za przekroczenie terminu.

E-podpis potrzebny do PIT-11?

Pracodawcy, podobnie jak w zeszłym roku, mają czas do końca stycznia na dostarczenie PIT-11 za pracowników do urzędu skarbowego wyłącznie w wersji elektronicznej. Dotyczy do wszystkich firm – małych, zatrudniających do pięciu pracowników, jak i korporacji. – Płatnik będący osobą fizyczną, który wysyła tę informację do urzędu skarbowego, nie musi korzystać z e-podpisu – wystarczającym jest dla niego zestaw danych autoryzujących. Pozostali płatnicy (np. spółka z o.o.) muszą nabyć w tym celu e-podpis – wyjaśnia Artur Kaczmarek, ekspert z firmy e-file, twórcy aplikacji „e-pity Płatnika” do wypełniania deklaracji podatkowych.
W minionym roku, miesiąc przed upływem ostatecznego terminu składania informacji PIT-11, co druga firma nie była gotowa na jej elektroniczne dostarczenie do urzędu skarbowego.

Dziś świadomość pracodawców jest o wiele większa, jednak firmy stoją przed nowymi wyzwaniami:

• rozliczenie ulgi dla młodych, która zaczęła obowiązywać od 1 sierpnia 2019 r.
• krótki czas na wypełnienie wszystkich dokumentów – minister finansów udostępnił nowe wzory formularzy PIT w połowie grudnia 2019 r.

Ulga dla młodych – tylko w wersji 25

W PIT-11 znajdują się informacje dotyczące dochodów uzyskanych w minionym roku oraz o zaliczkach na podatek, które pracodawca (płatnik) wpłacił do skarbówki. Każdej osobie fizycznej taka informacja jest potrzebna, by do końca kwietnia br. rozliczyć się z fiskusem. Istotne jest również, by informacje o dochodach zamieścić w najnowszej wersji PIT-11 udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. – Tylko nowa wersja druku PIT-11 (wersja 25 za 2019/2020) dostępna na stronie podatki.gov.pl lub platnik.e-pity.pl uwzględnia wprowadzone od 1 sierpnia 2019 roku zwolnienie z PIT dla osób do ukończenia 26 lat.

W prawym dolnym rogu każdego formularza można sprawdzić, czy wypełniamy właściwą wersję – tegoroczna aktualizacja ma numer 25. Jeśli pracodawca użyje zeszłorocznego formularza, jego młody pracownik może mieć problem z właściwym rozliczeniem swojego PIT-a – wyjaśnia Artur Kaczmarek, ekspert z firmy e-file, twórcy aplikacji „e-pity Płatnika” do wypełniania deklaracji podatkowych.

Informacja PIT-11 powinna zostać przekazana do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania pracownika. Pracodawca ma obowiązek przekazania PIT-11 zarówno do urzędu skarbowego, jak i do pracownika. Podwładnemu można ją przekazać elektronicznie lub wydrukowaną w terminie do 2 marca 2020 roku. To pracodawca, a nie pracownik, decyduje o formie elektronicznej lub papierowej przekazania PIT-11.

PIT-11 w intranecie – tylko za zgodą pracownika

Wybierając elektroniczną formę przekazania PIT-a, pracodawca zazwyczaj przesyła dokument na e-mail pracownika. Coraz więcej firm decyduje się udostępniać PIT-11 w intranecie, czyli na służbowych platformach elektronicznych, do których dostęp ma tylko zalogowany pracownik.

– Aktualnie organy urzędów skarbowych stoją na stanowisku, że udostępnianie informacji PIT-11 przez intranet jest dopuszczalne, ale tylko za zgodą pracownika. To dlatego proces ten może wydawać się bardziej skomplikowany i czasochłonny dla pracodawcy. Wygodniejszą i bezpieczniejszą formą jest stworzenie profilu w systemie do odbierania deklaracji PIT na odbierz-pit.pl. System automatycznie wysyła pracownikom mailem lub na numer telefonu PIT y, a pracodawca otrzymuje potwierdzenie odbioru deklaracji – wyjaśnia Artur Kaczmarek, ekspert z firmy e-file, twórcy aplikacji „e-pity Płatnika” do wypełniania deklaracji podatkowych.

Czynny żal uchroni firmę od grzywny

Należy pamiętać, że złożenie informacji PIT-11 przez pracodawcę po terminie jest wykroczeniem skarbowym. Grozi za nie grzywna, którą orzeka sąd lub uprawniony urzędnik skarbowy w postępowaniu mandatowym. W przypadku, gdy informacja PIT-11 nie została dostarczona do urzędu skarbowego w wyznaczonym terminie, należy tego dokonać niezwłocznie, a do informacji pracodawca może dołączyć czynny żal.

Jednak jest on skuteczny tylko w przypadku, gdy dopełniono czynności będącej czynem karalnym iw chwili złożenia wniosku organ skarbowy nie mógł być świadomy popełnionego czynu. Zaniedbanie należy zatem uzupełnić jak najszybciej.