Jak prowadzić angażujące prezentacje online?

Wyzwaniem dziś w prezentacjach zdalnych staje się bowiem zaangażowanie słuchaczy. Kto z nas dziś ogląda prezentacje zdalne tak jak wcześniej oglądaliśmy wystąpienia mówców chociażby na konferencjach TED? Coraz częściej prezentacji online słuchamy jak audycji w tle, robiąc inne rzeczy, odpisując na maile, przygotowując raport, czy serwując po sieci. Co zatem zrobić, aby nasze wystąpienie zwracało uwagę, aby ktoś po drugiej stronie ekranu nas wysłuchał i zapamiętał, to o czym mówimy?

Skup się na początku, nie na środku wypowiedzi

Ile razy zdarzyło się nam przeczytać artykuł tylko dlatego, że przyciągnął nas tytuł, jak często skacząc po kanałach telewizyjnych zostaliśmy na tym, gdzie toczyła się ciekawa rozmowa, kiedy ostatnio słuchając audycji oderwaliśmy się od pracy, bo coś co usłyszeliśmy nas zaciekawiło? Pandemia spowodowała, że coraz trudniej nam jest skupić swoją uwagę. Praca, spotkania przeniosły się online. Często w czasie spotkań zdalnych, prezentacji, czy konferencji robimy kilka rzeczy na raz, czy to odpisujemy na maile, czy robimy prezentację, czy czytamy informacje. W tym samym czasie jesteśmy zasypywani różnymi informacjami. Z tych wszystkich informacji zwracamy uwagę albo na te, które są w temacie naszych zainteresowań albo na, te, które zostaną przedstawione w atrakcyjny sposób, zwrócą naszą uwagę. Jeśli zatem jesteśmy na kolejnej z rzędu prezentacji online, która zaczyna się standardowo od przedstawienia prelegenta i tematu prezentacji, a następnie włączane są slajdy, to nie dziwmy się, że słupki oglądalności nie rozgrzewają się do czerwoności. Początek prezentacji online to moment, w którym dobrze jest złapać kontakt z naszymi odbiorcami, zaciekawić ich tematem. Tymczasem przygotowując się do prezentacji bardziej skupiamy się na tym co powiemy w środku prezentacji, niż na początku. A przecież początek naszej prezentacji może być kluczowym momentem, czy ktoś z nami zostanie, czy ktoś oderwie się od swojej pracy i skupi się na tym, co mówimy, wreszcie, czy informacje które podajemy zostaną zapamiętane. Efekt pierwszego wrażenia online może nawet bardziej istotny niż przy prezentacji stacjonarnej, online bowiem, nie mamy widza w sali, które prezentujemy, a wyzwaniem staje się forma wystąpienia, która pomaga nam przyciągnąć uwagę odbiorców.

Slajdy nie są dobre na każde wystąpienie

Przygotowując się do wystąpienia zacznijmy do zastanowienia się, co jest ważne w temacie, w którym będziemy prezentować, co moi słuchacze powinni zapamiętać. I dopiero zadajmy sobie pytanie, „jak przedstawić dany temat?”. Slajdy nie są dobre na wszystko. Częstym błędem w wystąpieniach online jest posiadanie prezentacji, wtedy kiedy zupełnie jej nie potrzebujemy, bo temat możemy po prostu opowiedzieć. Mało tego prezentacja w formie slajdów, może być dla nas jako mówców ograniczająca, jeśli na przykład mamy zbyt wiele treści na slajdzie, czy zbyt dużo slajdów, to zamiast skupiać się na historii, którą chcemy opowiedzieć, skupiamy się na „odczytaniu treści slajdów”, czy „przejściu przez wszystkie slajdy”. Warto zastanowić się, czy w każdym temacie slajdy będą nam potrzebne, czy mając na przykład 10 minutowe wystąpienie potrzebujemy mieć prezentację w Power Poincie czy lepiej po prostu przedstawić kluczowe informacje w danym temacie? Dobrze jest także zastanowić się czy chce wejść w interakcje ze swoimi odbiorcami. Prezentacje online wcale nie muszą ograniczać się do wyświetlenia slajdów, jest dziś wiele narzędzi, nawet w aplikacjach do spotkań online, które pomogą nam wejść w interakcję z publicznością, czy uatrakcyjnić nasze wystąpienie. Możemy chociażby zrobić krótką ankietę, quiz, aby poznać zdanie naszych odbiorców w temacie, w którym prezentujemy. Możemy także wprowadzić odbiorców do tematu przygotowując krótki filmik w danym temacie. Ważne, aby zawsze wyjść od tego, co chcemy, przekazać, a potem wybrania formy, która pozwoli nam dany temat przedstawić w angażujący i ciekawy sposób.

Jaka prezentacja online?

Jeśli zdecydujemy się mieć prezentację na spotkanie zdalne to dobrze przede wszystkim kierować się jedną prostą zasadą: zachowaj umiar w treści slajdów i ich liczbie. Ciągle pokutuje w przygotowaniu slajdów zbyt duża ilość treści. Dobrze jest zadbać o to, aby na slajdzie były maksymalnie 3 kluczowe informacje, w postaci haseł, które będziemy rozwijać. Jeśli chcemy pokazać dane liczbowe, to zastanówmy się, które są najważniejsze i zamiast całej tabelki umieśćmy tylko te, które odbiorca ma zapamiętać, czy to w formie jednej dużej liczby na slajdzie, czy odpowiedniego wykresu, który je zobrazuje. Zastanówmy się także, czy do każdej informacji jaką chcemy przekazać potrzebujemy slajdów, często zdarza się tak, że slajdów mamy więcej niż potrzebujemy, bo każdą rzecz, o której chcemy powiedzieć przenosimy na slajd. W końcowym rozrachunku okazuje się, że na 10 minutową prezentację mamy 20-30 slajdów, które w czasie mówienia mocno nas ograniczają, bo zamiast skupiać się na historii, którą opowiadamy skupiamy się na tym, aby przejść przez wszystkie slajdy. Aby uniknąć sytuacji, w których prezentacja bardziej nam przeszkadza niż pomaga w wystąpieniu, dobrze jest przećwiczyć na głos przed wystąpieniem to, co chcemy powiedzieć. Wtedy możemy wyłapać, które slajdy są nam potrzebne, a które usunąć, bo tylko zabierają czas, albo nie wpisują się w naszą wypowiedź.

Pamiętaj o podstawach…

Po roku funkcjonowania w trybie online jesteśmy coraz bardziej oswojeni z wystąpieniami zdalnymi. Dla jednych są one mniej stresującą formą niż prezentacje na spotkaniach w sali konferencyjnej a już na pewno mniej stresującą niż wystąpienie na scenie przed dużym audytorium. Dla innych z kolei nadal wyzwaniem jest mówienie do ekranu, brak reakcji słuchaczy i słyszenie swojego głosu w słuchawkach. Aby zwiększyć komfort swojego wystąpienia online wróćmy do podstaw, a więc dobre przygotowania i zadbania o szczegóły techniczne. Od bardzo podstawowych jak stabilne łącze podczas prezentacji, po wrażeniowe jak odpowiednie tło za naszymi plecami. Oprócz tych podstaw zwróćmy jeszcze uwagę, jakie jest nasze zaangażowanie w prezentacji online, czy jesteśmy autentycznie zaangażowani i widać, że „żyjemy tematem”, czy po prostu „odklepujemy prezentację”. Jeśli modulujemy głos, akcentujemy ważne rzeczy, mówimy dynamicznie, gestykulujemy, to pokazujemy, że angażujemy się w temat, o którym mówimy. Odbiorcy również chętniej słuchają osób, które z pasją opowiadają o danym temacie. Tak niewiele, a zarazem tak dużo…

–

Autorka: Katarzyna Domeradzka – trener w Lighthouse Solutions, certyfikowany coach Coachwise, posiada dziesięcioletnie doświadczenie w projektach szkoleniowych oraz coachingowych dla ekspertów, managerów, kadry zarządzającej firm i instytucji, w tym czołowych spółek WIG 30. Dotychczas wzięła udział w ponad 500 projektach szkoleniowych z zakresu komunikacji, wystąpień publicznych, szkoleń medialnych i kryzysowych. Ma za sobą ponad 350 godzin indywidualnych sesji coachingowych. Przeprowadziła szereg wywiadów medialnych z kadrą zarządzającą. Specjalizuje się w analizach wystąpień medialnych i publicznych. Podczas treningów wykorzystuje metody improwizacyjne oraz metodologię Coachwise przy sesjach coachingowych. Prowadzi szkolenia managerskie, podnoszące kompetencje zarządzania zespołami / wchodzenia w rolę lidera. Ukończyła program First Time Manager, ukierunkowany na zwiększenie efektowności zarządzania i rozwój kompetencji managerskich w ICAN Instytut.