Jak przeprowadzić firmę za granicę

Przeprowadzka firmy za granicę – ryzyko czy szansa na sukces? Dylemat ten może zaprzątać myśli niejednego przedsiębiorcy. W obecnych czasach otwieramy się na świat i możliwości jakie on nam daje, m.in. możliwość szybkiego i swobodnego przemieszczania się są korzyścią, ale też wyzwaniem. Jak dobrze przeprowadzić firmę za granicę?

Zdjęcie royalty free z Fotolia

Policz koszty i oceń konkurencyjność produktu

Wybór miejsca i kraju, w którym chcemy pracować i prowadzić naszą firmę zależy przede wszystkim od nas samych, choć są też odrębne przypadki, w których jedyną możliwością prowadzenia firmy jest przeniesienie jej do innego kraju. Pomocne w wyborze tego, do którego chcemy się przeprowadzić mogą być informacje na temat rejestracji działalności, lokalnych wymogów jej prowadzenia, opodatkowania czy aspektów prawnych i wnikliwe przeanalizowanie ich.

Mimo że świat stoi otworem, każde państwo ma swoje wewnętrzne przepisy dotyczące cudzoziemców i należy je respektować. Ważna jest również kalkulacja kosztów, ocena konkurencyjności oraz zbadanie rynku, na którym chce się zaistnieć. Przydatne informacje na temat założenia i prowadzenia firmy w różnych krajach znaleźć można na stronach ambasad czy Ministerstwa Gospodarki, a także Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

Poznaj przepisy w nowym kraju

Ze względu na swoje położenie, poziom rozwoju i obecność w Unii Europejskiej bardzo popularnym kierunkiem przeprowadzek firm są Niemcy. Rynek niemiecki jest, z uwagi na geograficzną bliskość i ujednolicone unijne uwarunkowania prawne, bardzo atrakcyjny dla polskich inwestorów. Często przedsiębiorstwa, które zamierzają opanować rynek europejski zaczynają od rynku niemieckiego i kierują się następnie do innych krajów Unii Europejskiej. Mimo to niemieckie przepisy mogą wydać się polskim przedsiębiorcom dużą barierą w przeprowadzce.

Wbrew pozorom nie jest to jednak duży problem, a przedsiębiorca, który zapozna się z przepisami i się do nich zastosuje będzie na pewno zadowolony z panujących tam warunków prowadzenia biznesu. – Uwarunkowania prawne są jeszcze nieco odmienne pomimo dyrektyw Unii Europejskiej, także przy zakładaniu przedsiębiorstw niezbędna jest porada i obsługa prawna – nadmienia mec. Adriana Grau, z GRAU Rechtsanwälte LLP, która wyspecjalizowała się w obsłudze zagranicznych przedsiębiorstw wchodzących na rynek niemiecki.

Pomyśl nad technicznym aspektem relokacji

Planowanie przeprowadzki firmy za granicę należy zacząć od zdobycia wiedzy na temat prawnych uwarunkowań założenia i prowadzenia tam przedsięwzięcia. Następnie niezbędne jest załatwienie wszystkich formalności w urzędach w miejscu planowanego funkcjonowania firmy. Należy upewnić się czy wszystkie dokumenty legalizujące jej prowadzenie w nowym miejscu będą gotowe na czas przeprowadzki.

Jeśli decyzja została podjęta i formalności załatwione, to trzeba pomyśleć nad technicznym aspektem przeprowadzki. Pierwszym ważnym zadaniem jest wybór odpowiedniej firmy przeprowadzkowej. Dlaczego warto zaufać ekspertom? Wynika to ze stopnia skomplikowania procesu jakim jest przeprowadzka, a w szczególności ta zagraniczna. Obowiązki firmowe oraz masa innych, również tych związanych z załatwieniem formalności przeprowadzki firmy, nakładają się i wywołują u nas szeroko pojęty stres.

Oględziny miejsca wyprowadzki

Profesjonalne firmy przeprowadzkowe posiadają niezbędne doświadczenie w relokacjach międzynarodowych, które na pewno pomoże skrócić i usprawnić cały proces, a także pomoże uniknąć potencjalnych problemów. Przy wyborze partnera warto sprawdzić jego kwalifikacje i referencje. Upewnij się czy firma dysponuje odpowiednim sprzętem, flotą pojazdów, wystarczającą ilością pracowników, zezwoleniami na wykonywanie przeprowadzek międzynarodowych, tak aby relokacja przebiegła sprawnie, w krótkim czasie i bez żadnych problemów.

Pomocne będą też referencje od innych firm i klientów. Dodatkowo możesz sprawdzić czy dana działalność należy do którejś z międzynarodowych organizacji zrzeszających firmy przeprowadzkowe na całym świecie. Na tym jednak sprawa się nie kończy.

Warto wiedzieć, że każda profesjonalna firma tej branży, aby oszacować koszty, nakład pracy i czas trwania relokacji wysyła przedstawiciela swojej firmy na tzw. „survey”, czyli oględziny miejsca, z którego się wyprowadzamy. Na tej podstawie tworzona jest oferta dostosowana do indywidualnych potrzeb i wymogów klienta, uwzględniająca specyfikację mienia i założenia ogólne całej przeprowadzki.

Nie bój się pytać

Przy analizowaniu oferty skupmy się na jej specyfice, tj. jaki zakres usług zapewnia nam firma przeprowadzkowa, czy oferuje nam wszystkie niezbędne czynności, czy zapewnia osobistego koordynatora naszej przeprowadzki, czy i na jakich warunkach gwarantuje ubezpieczenie przeprowadzki za granicą. Upewnij się też czy firma transportowa nie zatrudnia podwykonawców oraz, kto i na jakim etapie będzie zajmował się Twoją przeprowadzką. Nie zawsze bowiem jest tak, że międzynarodowa korporacja posiadająca swoje oddziały na całym świecie, mimo swojej filozofii i zapewnień, spełni Twoje oczekiwania.

Podczas każdego etapu przeprowadzki nie bój się pytać i prosić o pomoc. Zaufaj doświadczeniu profesjonalistów. Poproś o spotkanie z koordynatorem Twojej przeprowadzki, tak aby ustalić i dopracować jej plan, zwróć uwagę na rzeczy i aspekty które są dla Ciebie szczególne ważne podczas relokacji. Warto też wiedzieć, że niektóre firmy posiadają szeroki wachlarz usług i oferują między innymi załatwienie formalności związane ze zmianą miejsca pobytu, pracy, podatków celnych czy nawet znalezienie odpowiedniego lokalu na biuro czy mieszkania.

Samodzielną przeprowadzkę zacznij od planu

Jeśli jednak chcesz samemu zająć się organizacją przeprowadzki to należy zacząć od zrobienia planu jej realizacji i to najlepiej na kilka miesięcy przed jej terminem. Od czego należy zacząć? Jeśli znasz już plan nowego biura możesz sporządzić jego projekt, zastanowić się czy wszystkie meble będą tam pasowały, czy jest sens przeprowadzania niektórych rzeczy, które na miejscu docelowym okażą się nieprzydatne lub na przykład za duże. Nie zapomnij o magazynach, piwnicach, miejscach poza biurem, gdzie składujemy swoje rzeczy i które też chcemy zabrać.

Jak najwcześniej poinformuj swoich klientów i kontrahentów o zmianie siedziby firmy, tak aby nieprzerwanie mogli być z nami w kontakcie. Pamiętaj, aby załatwić formalności w urzędach, w bankach, energetyce czy na poczcie. Odpowiednio wcześnie zarezerwuj również ekipę przeprowadzkową, nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę, bo może okazać się, że nie ma już wolnych terminów. Należy pamiętać, że w przeprowadzkach występuje duża sezonowość, tj. okres wakacyjny i końcówki miesięcy cieszą się największą popularnością. Zaplanuj więc dokładną datę przeprowadzki, poinformuj o tym pracowników i administratora budynku.

Wypowiedz umowę najmu poprzedniego biura

Pamiętaj również o wypowiedzeniu umowy najmu lokalu, rozwiązaniu umów z dostawcą Internetu czy kablówki. Na kilka tygodni przed przeprowadzką postaraj się o niezbędne materiały do pakowania, tj. kartony, taśmy klejące, folię bąbelkową, itd. Zacznij też porządkować i segregować rzeczy. Pamiętaj, aby zostawić przy sobie ważne dokumenty, ubezpieczenia, umowy, takie rzeczy przewozimy zawsze samemu. Dzień przed przeprowadzką zakończ pakowanie, opisz dokładnie kartony, oznacz ich zawartość i zwróć szczególną uwagę na te najważniejsze przedmioty.

W dniu przeprowadzki bądź na miejscu, tak aby w każdej chwili móc odpowiedzieć na pytania pracowników firmy relokacyjnej. Nie bój się zaufać profesjonalnej ekipie i zdaj się na jej doświadczenie. Ostatnią rzeczą, o której nie należy zapomnieć są przepisy celne kraju, do którego się udajesz. Aby uniknąć niepotrzebnych problemów, należy dowiedzieć się czy wszystko możesz zabrać ze sobą oraz czy nie trzeba będzie zapłacić cła za swoje rzeczy.

Na drugi koniec świata

W kontakcie z firmą przeprowadzkową ważne jest to, byś czuł się komfortowo, aby firma budziła zaufanie, a potrzeby były spełnione. Musisz być przekonany, że spośród wielu firm na rynku została wybrana ta najlepsza do realizacji Twojej relokacji. Dobrze zorganizowana i zrealizowana przeprowadzka nie musi oznaczać problemów czy zakłóceń w pracy Twojego biura. W dzisiejszych czasach możliwa jest relokacja na drugi koniec świata w bardzo krótkim czasie. Współpraca i zaufanie do firmy, z którą się przeprowadzasz na pewno pomoże Tobie i Twojej firmie przeżyć ten „nietypowy” okres bez większych stresów.

Katarzyna Wandelt-Baraniak

Właścicielka 123Przeprowadzki

Od 2007 roku związana z branżą przeprowadzkową. Właścicielka firmy przeprowadzkowej 123Przeprowadzki mającej swoją siedzibę w Poznaniu. 123Przeprowadzki specjalizuje się w przeprowadzkach lokalnych, międzynarodowych oraz firmowych. Wśród klientów firmy znalazły się takie firmy jak: Volkswagen, Allegro czy Netguru.