Jak przeprowadzić spotkanie biznesowe i dowiedzieć się czego klient chce?

Jak tego uniknąć, i uchronić się przed stratą nerwów i cennego dla wszystkich czasu?

Dobrze wiedzieć

Na dobry początek, dowiedz się jak najwięcej na temat tego, co dane przedsiębiorstwo robi oraz jak do Ciebie trafili jego przedstawiciele – czy było to polecenie, strona internetowa czy spodobał im się jeden z Waszych projektów. W ten sposób od razu będziesz wiedzieć jakiego wsparcia oczekują, co zainteresowało ich w Twojej ofercie. Przykładowymi źródłami research’u na temat firmy, jeszcze przed spotkaniem, mogą być media społecznościowe – np. LinkedIn, czy po prostu strona internetowa, które wskażą kierunek w komunikacji, w jakim powinieneś poruszać się w danej branży.

Poświęć również czas na zbadanie konkurencji klienta. Pozwoli ci to spojrzeć z innej perspektywy na jego propozycje oraz być może podsunie pomysły w jaki sposób można sprawić żeby zaczął wyróżniać się na tle innych. Dodatkowo dzięki takiej wiedzy na temat branży już na samym początku zyskasz jego zaufanie.

W samo sedno

Często klienci jasno mówią o tym, czego oczekują. Problem pojawia się jednak w momencie, kiedy mają określić źródła tych potrzeb. Twoim zadaniem podczas spotkania jest nie tylko słuchanie tego co klient mówi, ale także rozumienie, nawet lepiej niż on sam – dlaczego to mówi.

Zawsze staraj się poznać motywy jego działań i opinii. Zamiast bezrefleksyjnie robić to, co mówi klient lub wymieniać powody, dla których powinien porzucić swoje stanowisko – okaż zainteresowanie i spróbuj zrozumieć sedno sprawy. Pomocne może okazać się zadawanie odpowiednich pytań, takich jak:

1. Jaki problem próbują rozwiązać?

2. Jakie są cele, które chcą osiągnąć?

3. Co podoba im się w tym konkretnym rozwiązaniu?

4. Gdzie wcześniej widzieli takie rozwiązanie?

5. Jakie wrażenia związane z produktem chcą wywołać w jego użytkowniku?

Zadając pytania, pamiętaj jednak by robić to z nastawieniem na słuchanie, a nie mówienie. Unikaj atmosfery przesłuchania, w zamian starając się, aby rozmowa naturalnie przechodziła do pożądanej tematyki. Przede wszystkim – daj klientowi szansę się „wygadać”. Pamiętaj także o robieniu notatek. Nawet jeśli jesteś w stanie zapamiętać wszystkie ważne informacje, notując pokażesz klientowi, że uważasz na to co mówi i dasz mu poczucie, że nic ważnego nie umknie twojej uwadze.

Drobnostka

Jak głosi Prawo Trywialności Parkinsona, czy inaczej prawo „szopy na rowery”, bo to właśnie tym przykładem posłużył się Parkinson – ludzie chętniej rozmawiają o błahostkach niż o poważniejszych, bardziej kluczowych tematach. Jest to jednocześnie coś, na co powinno się uważać podczas rozmów z klientami. Rozmawianie o detalach, zanim omówi się kluczowe sprawy dotyczące projektu, nie wróży dobrej współpracy.

W tym celu pomocne może okazać się stworzenie planu spotkania. Oczywiście nie chodzi o to, aby kurczowo się go trzymać. Jednak taki konspekt nie pozwoli nam zapomnieć o tym co ważne, a jednocześnie będzie bardzo pomocny jeśli rozmowa utkwi w martwym punkcie.

Spotkanie biznesowe to nie konferencja naukowa. Jej uczestnicy są zwykle specjalistami z różnych dziedzin oraz posiadają różne wykształcenie. Oznacza to, że nie muszą posiadać takie samej wiedzy jak ty i mówić takim samym językiem.

Chcąc mieć pewność, że zostaniesz dobrze zrozumiany – unikaj forsowania zbyt dużej ilości informacji i detali. Przekazuj wiadomości o takiej samej wartości merytorycznej za pomocą mniej technicznych i bardziej dostosowanych do słuchacza zwrotów.

Mamy to

Na koniec każdego spotkania zapytaj klientów o to, co zostało ustalone. W ten sposób, po pierwsze: pozbędziesz się ryzyka bezowocnej rozmowy, na której zostały przedstawione opcje, ale nie zapadła żadna decyzja. Po drugie: upewnisz się, że dobrze się zrozumieliście i doszliście do porozumienia, gdzie obie strony są zadowolone. Podsumowuj, parafrazuj i upewniaj się czy dobrze zrozumiałeś. Jeśli nie jesteś pewien jakiejś odpowiedzi na pytanie klienta – nie mów o tym, w zamian zaproponuj, że sprawdzisz to i wrócisz ze szczegółami. Jest to zdecydowanie lepsze niż rzucanie słów, które mogą okazać się niezgodne z prawdą. Klient na pewno doceni twoją rzetelność.

Po spotkaniu wyślij mailem follow up, w którym będą zawarte wszystkie ustalenia ze spotkania. W ten sposób obie strony będą miały podsumowania na piśmie, do którego będą mogły w każdej chwili wrócić.

Spotkania biznesowe to jedno z wielu narzędzi współpracy z Klientem. Podobnie jak w przypadku innych narzędzi – nauczenie się jak korzystać z nich umiejętnie może początkowo kosztować nas trochę czasu. Buduj relacje, zamiast skupiać się na doraźnych reakcjach, a zyskasz od Klientów dużo więcej niż Ci się wydaje.

–

Daria Karasek

PR & Marketing Assistant w Inwedo

Pracuje w firmie IT, która zajmuje się tworzeniem dedykowanego oprogramowania do optymalizacji procesów biznesowych. Jest również głównym autorem Inwedowego bloga o tematyce software’owo-biznesowej. W treściach jakie wychodzą spod jej klawiatury można znaleźć wiele sposobów na to jak usprawnić działanie firmy, czy jak połączyć swoją wizjęna program lub aplikację z doświadczeniem developerów.

Agata Solnica

Key Account Manager w Inwedo

W Inwedo zajmuje się komunikacją oraz wspiera Klientów w procesie tworzenia dedykowanego oprogramowania. Pomaga określić wizję produktu, sprecyzować wymagania, podpowiada możliwe kierunki rozwoju. Obserwowanie jak projekt ze stadium idei zamienia się w funkcjonalną aplikację traktuje jako najlepszą inspirację i motywację do dalszego działania.