Jak przetestować zdalny model pracy w swojej organizacji? 5 kroków, które musisz podjąć

Krok 1. Przeprowadź ankietę wśród pracowników

Zanim na dobre wprowadzisz zdalny tryb pracy w swojej organizacji, warto, żebyś wcześniej zapytał pracowników o zdanie – czy rzeczywiście chcą w ten sposób pracować. Włączając ich w proces decyzyjny, poznasz ich opinię – to oczywiste. Ale dowiesz się również:

• jakie mają obawy przed przejściem na home office,
• czy mają wystarczające zaplecze technologiczne, które umożliwia im pracę poza biurem,
• jak sobie wyobrażają taki system pracy itd.

To wszystko ważne informacje, które pomogą Ci zbudować podłoże pod testowe wdrożenie zdalnej pracy.

Krok 2. Testuj w małej skali, czyli przejdź na pracę hybrydową

Praca w modelu hybrydowym znacząco różni się od pracy zdalnej. Łączy oba modele – i tradycyjną pracę w biurze, i pracę zdalną. A jej zaletą jest to, że może posłużyć jako poligon, na którym będziesz zbierać pierwsze doświadczenia właśnie z pracą zdalną.

W sytuacji, gdy pracownicy są podzieleni co do tego skąd chcą pracować, bo przecież część z nich może nie chcieć pracować z domu, praca w modelu hybrydowym umożliwia połączenie interesów obu grup. Osoby, które świetnie czują się w biurze, nadal mogą do niego przychodzić, a osoby, które chcą pracować zdalnie, mogą pracować zdalnie. To ogromna zaleta, bo przejście na home office jest sporym wyzwaniem – w tym czasie lepiej mieć pracowników w swoim narożniku.

Krok 3. Przygotuj się na problemy komunikacyjne

Wymiana informacji pomiędzy członkami zespołu wymaga więcej uwagi w przypadku pracy zdalnej niż w przypadku pracy z biura. W biurze wystarczy nieco głośniej się odezwać, żeby koleżanka siedząca dwa metry dalej usłyszała nasze pytanie. W domu trzeba napisać maila, odezwać się na komunikatorze (np. Slacku) lub zadzwonić na Zoomie.

A co za tym idzie, musisz dysponować narzędziami, które ułatwiają pracę zdalną. Najlepiej, żebyś przetestował kilka aplikacji i wybrał te, które Ci odpowiadają.

Poszukaj ich wśród poniższych kategorii:

• Komunikatory,
• Organizacja pracy,
• Zarządzanie projektami,
• Dyski do przechowywania danych,
• Bezpieczeństwo i VPN.

Podejdź do tego etapu jak do przygotowania technologicznego zestawu przetrwania, o którym wspomina ExpressVPN.

Krok 4. Ustal zasady i procedury postępowania

Praca to praca. Niezależnie od tego czy pracujesz z biura czy z domu pracujesz zgodnie z harmonogramem. Pojawiasz się w biurze lub przed ekranem komputera o określonej godzinie i wykonujesz powierzone zadania.

Przygotowując się do testowego wdrożenia pracy zdalnej, warto na tym etapie ustalić z pracownikami zasady, jakimi będziecie się kierować podczas testu. Nie chodzi przecież o to, żeby po prostu pracować z domu, ale o to, żeby zwiększyć komfort pracy podwładnych i podnieść efektywność firmy – finansową, organizacyjną i tak dalej.

Na początek:

• Ustal czas testu – jak długo zamierzacie testować pracę zdalną – miesiąc, kwartał, pół roku? Oraz po czym poznacie, że idziecie w dobrym kierunku – lepsze samopoczucie, wyższa wydajność?
• Określ zakres odpowiedzialności – każdy musi dokładnie wiedzieć, za co odpowiada, w jakim zakresie i jak jest rozliczany z efektów.
• Ustal ramy pracy – w jakich dniach i godzinach pracujecie.
• Wybierz sposób komunikacji – poza wyborem komunikatora istotne jest również, jak będziecie z niego korzystać. Być może 30-minutowa wideorozmowa dziennie to za często, może wystarczy ze sobą rozmawiać w ten sposób co drugi dzień, a na co dzień pisać maile? Sami musicie stwierdzić.

Krok 5. Wyciągnij wnioski

Minęły 3 miesiące. Test dobiegł końca. A więc przyszedł czas na podsumowanie. Czujesz pewnie, co się sprawdziło, a co nie zadziałało. Ale to jeszcze za mało, żeby stwierdzić, że chcesz wdrożyć zdalny model pracy na dobre. Ponownie przeprowadź ankietę.

Zbadaj jak w trakcie testu zmieniły się nastroje pracowników – zarówno tych, którzy pracowali z domu, jak i tych, którzy pracowali z biura, jeśli na czas testu zdecydowałeś się na hybrydę. Zapytaj ich o satysfakcję z pracy, wpływ home office na ich efektywność i opinie na temat współpracy z klientami – czy coś zmieniło się w tym wymiarze?

Weź pod uwagę, że…

Takie deklaratywne odpowiedzi mają tę słabość, że są oparte na wewnętrznych odczuciach pracowników, a nie na twardych danych. Niemniej zbyt dużo czynników wpływa na biznes, żeby móc jednoznacznie stwierdzić, że przejście na zdalny model pracy wpłynęło pozytywnie lub negatywnie np. na wyniki finansowe.

Najczęściej jednak firmy, które pracują w duchu „remote” odznaczają się unikalną kulturą organizacji. A taka przyciąga najlepszych pracowników, którzy pracują na jej sukces.

Warto więc przynajmniej dać szansę pracy zdalnej.

Artykuł powstał we współpracy z ExpressVPN