Tymczasem kluczowy wskaźnik dla przetrwania i zachowania sprawności operacyjnej, czyli płynność finansową można niewielkim wysiłkiem policzyć, prognozować, a co najważniejsze – wpływać na nią.
fot. unsplash.com
Czytasz właśnie drugą część cyklu poświęconego płynności finansowej w startupach i małych firmach. Jeśli jeszcze nie miałeś okazji przeczytać pierwszej części, koniecznie kliknij tutaj.
Działaj z wyprzedzeniem…
W mikroprzedsiębiorstwach wciąż pokutuje podejście, że należy przede wszystkim zabiegać o klientów, a wtedy finansowo “jakoś to będzie”. Tymczasem złe zarządzanie budżetem pogrąża firmy tak samo jak brak popytu na ich produkty. Płynność finansową należy planować podobnie jak planuje się działania sprzedażowe, produkcję czy promocję.
Podstawowym wskaźnikiem służącym do oceny kondycji firmy jest wskaźnik bieżącej płynności finansowej. Wyliczamy go dzieląc sumę aktywów obrotowych firmy (są to materiały do wykorzystania w procesie produkcyjnym, produkty w toku, gotowy zapas towarów, nadpłaty i wszelkie inne należności, krótkoterminowe aktywa finansowe takiej jak np. lokaty, odsetki z lokat, dywidendy, udziały i akcje – czyli wszystko, co w analizowanym okresie możemy łatwo zamienić na gotówkę) przez sumę naszych zobowiązań w tym samym czasie. Na podstawie wartości tego wskaźnika dowiadujemy się, czy w badanym okresie wystarczy wolnych środków na pokrycie podstawowych dla funkcjonowania firmy wydatków.
Prawidłowy wynik utrzymuje się zwykle w przedziale 1,5-2. Wyższy nie oznacza wcale, że osiągnęliśmy mistrzostwo w zarządzaniu finansowym. Przeciwnie, taka sytuacja negatywnie wpływa na rentowność firmy oraz pokazuje, że gotówka nie pracuje i ponosimy koszty utraconych szans. Wynik poniżej 1,0 powinien nas szczególnie zaniepokoić. To sygnał, że prawdopodobnie zabraknie pieniędzy na regulowanie zobowiązań.
Wskaźnikowa analiza płynności może być cennym drogowskazem dla tych, którzy mają wprawę w interpretacji danych liczbowych. W praktyce jednak mało kto zarządza płynnością małej firmy przez pryzmat wskaźników. Służą one głównie instytucjom finansowym, na przykład bankom, do analizy wniosku o kredyt. Dla małego przedsiębiorstwa bardziej praktycznym rozwiązaniem jest analiza cyklu rotacji gotówki (cash flow). Pokazuje kwotowo, czy w danym okresie spodziewać się nadwyżki czy raczej “dziury” w firmowym budżecie. Mogą go jednak policzyć jedynie firmy, które prowadzą pełną księgowość.
… i prowadź prostą, ale dokładną ewidencję w Excelu
W przypadku startupów lub jednoosobowych działalności gospodarczych do kontroli przepływu gotówki w zupełności wystarczy systematycznie prowadzona w Excelu prosta ewidencja prognozowanych przychodów i wydatków. Przykładowe narzędzie do kontroli płynności w swojej firmie możesz pobrać tutaj.
Jeśli chcesz przygotować własny dokument pamiętaj, że zestawienie budżetowe w rozbiciu na miesiące lub dni powinno zawierać:
1. ujęte w osobnych kolumnach przychody i koszty, koniecznie z uwzględnieniem terminów płatności: zarówno tych uzyskanych, jak i tych, które sami przyznajemy klientom. Kwoty powinny pojawiać się w tych dniach i miesiącach w tabeli, kiedy stają się wymagalne, a nie kiedy otrzymaliśmy lub wystawiliśmy fakturę;
2. miesięczne koszty stałe z uwzględnieniem rat kredytów i leasingu oraz pensji;
3. koszty zmienne wynikające z realizowanej sprzedaży, takie jak często zapominane w planowaniu cash flow podatek dochodowy, podatek VAT, prowizje czy rabaty rozliczane w postaci korekt do faktur po przekroczeniu progu obrotów;
4. bufor finansowy – wpisaną w kolumnie przychodów kwotę na nieprzewidziane wydatki (np. naprawy sprzętu, błędy w produkcji, reklamacje, niedoszacowane koszty realizacji zlecenia);
5. wpisane w kolumnie przychodów kwoty z dodatkowych źródeł finansowania, np. debet na koncie, po który można sięgnąć w ostateczności, choćby w sytuacji, gdy klient spóźnia się z płatnością, a właśnie mija termin raty leasingowej
Jeśli takie zestawienia przygotowujemy z wyprzedzeniem i na bieżąco wprowadzamy do niego kolejne wystawiane i otrzymywane faktury oraz prognozowane kwoty, mamy przed oczami realny obraz kondycji finansowej firmy w danym momencie. Jeśli w którymś z odleglejszych miesięcy zaobserwujemy, że jest ryzyko powstania dziury w firmowym budżecie będziemy mieć dużo czasu na podjęcie odpowiednich działań.
Małe firmy mają do dyspozycji cały repertuar metod i narzędzi, wspomagających zarządzanie przepływami gotówki. W kolejnym artykule opowiemy o podstawowych, takich jak faktoring czy rezerwa finansowa, które powinny być na stałe wpisane w sprawne zarządzanie finansowe przedsiębiorstwem.
–
Monika Woźniak
współzałożycielka SMEO
Strateg produktowy z 12-letnim doświadczeniem w zarządzaniu obszarami obsługi klienta i procesami oceny wierzytelności faktoringowych w m.in. Idea Money, Bibby Financial i Alior Bank; absolwentka Szkoły Głównej Handlowej; w trakcie certyfikacji ACCA. Współzałożycielka SMEO, firmy oferującej faktoring online wspierający płynność finansową małych i średnich firm. Specjalizuje się w rozwoju produktów finansowych dedykowanych małym i średnim firmom.
