Jak przygotować startup na event branżowy? Wnioski po Web Summit 2017

Reprezentacja teamdeck.io na Web Summit 2017 w Lizbonie

Po zeszłorocznym wyjeździe na Web Summit, na którym teamdeck zakwalifikował się do programu Alpha, wiedzieliśmy, że w tym roku musimy się tam znaleźć ponownie. Poniżej opisałem proces, który pomógł nam efektywnie przygotować się do uczestnictwa w tegorocznej edycji wydarzenia.

1. Zacznij od researchu

Wydarzenia takie jak Web Summit to setki prelegentów, kilkadziesiąt konferencji, spotkań i olbrzymia przestrzeń targowa. Warto przygotować się do udziału przed wyjazdem, bo na planowanie działań podczas trwania eventu jest zdecydowanie za późno. To również odpowiedni moment, aby odpowiedzieć sobie na pytanie: “Jaki jest twój cel uczestnictwa w evencie?” W zależności od tego, czy chcesz pozyskać inwestora, dotrzeć do potencjalnych klientów czy zebrać feedback odnośnie twojego produktu lub usługi, musisz odpowiednio zaplanować research.

Informacji na temat uczestników tegorocznej edycji Web Summit szukaliśmy na stronie wydarzenia, w aplikacji dla uczestników, na oficjalnym fanpage’u i w grupach na Facebooku oraz na Twitterze. Jadąc do Lizbony, chcieliśmy dotrzeć do potencjalnych klientów związanych z konkretnymi branżami (m.in. agencje i domy produkcyjne, software house’y, startupy) oraz inwestorów. Korzystając z narzędzi takich jak np. LeadIQ wyszukiwaliśmy ich adresy e-mail, weryfikowaliśmy profile na Linkedinie, sprawdzaliśmy wielkość firm i dodawaliśmy je do listy potencjalnych leadów, jeśli pasowały do naszej persony.

Dopiero kiedy wiedzieliśmy już, ile czasu zajmą nam rozmowy i promowanie teamdecka, dokładnie sprawdziliśmy harmonogram wydarzenia i występujących prelegentów, szukając interesujących punktów programu.

2. Dopracuj outreach oraz pitche przed eventem

Korzystając ze stworzonej w punkcie pierwszym listy osób mogliśmy zaplanować kontakt z uczestnikami przed eventem. W tym momencie warto zaznaczyć, że nie będziesz jedyną osobą, która to robi – ja sam dostałem przed Web Summit około 30 wiadomości. Dlatego zawsze staraj się w pierwszej kolejności przedstawić wartość, jaką twój produkt lub usługa oferują danej osobie. Nie wysyłaj generycznych maili. Tworząc spersonalizowane wiadomości zwiększasz szanse na otrzymanie odpowiedzi.

Jadąc na konferencję, powinieneś dostosować pitch do konkretnego celu, prezentując rozwiązania różnych problemów w zależności od roli użytkownika lub firmy. Rozmawiając z inwestorami skupiliśmy się na finansowych wynikach narzędzia i prognozach, podczas gdy potencjalnym klientom pokazywaliśmy funkcjonalności, które rozwiązują ich problemy i pasują do ich branży. Przygotowując się na Web Summit stworzyliśmy też wersję demonstracyjną aplikacji, w której prezentowaliśmy narzędzie ludziom odwiedzającym nasze stoisko.

Stale szukaj sposobów dotarcia do ludzi, z którymi chcesz się spotkać. Kiedy nie udało nam się umówić z inwestorem na jedno z wyznaczonych, 15-minutowych spotkań uwzględnionych w programie, wykorzystaliśmy prywatną wiadomość w aplikacji wydarzenia i umówiliśmy się na godzinne, bardziej kameralne spotkanie poza eventem.

3. Wystawiasz się? Dobrze zaplanuj swoje stoisko

W tym roku teamdeck zakwalifikował się do programu Beta, co wiązało się z jednodniową promocją aplikacji w przestrzeni targowej. Decydując się na stoisko sprawdź, jakie są ich wymiary, czy jest możliwość podłączenia własnego sprzętu, dowiedz się też jakich materiałów można używać. Web Summit oferuje niewielkie stanowiska, przy których nie jest możliwe np. ustawienie roll-upów. Przygotuj też przejściówki, kable i zapasowy dostęp do internetu. Bardzo często ludzie zapominają o tego typu drobiazgach.

Sprawdź też, czy podczas wydarzenia będą obecne inne firmy lub instytucje, które wspierają rodzime startupy, takie jak obecne na Web Summit stoisko narodowe Polski, na którym nie powinno zabraknąć twoich ulotek i wizytówek.

Ulotki teamdecka na polskim stoisku podczas Web Summit 2017

Nasze stoisko wyróżniała kolorystyka ulotek, naklejek i prezentacje narzędzia prowadzone na bieżąco potencjalnym klientom. Odwiedzający doceniali też pocztówki teamdecka, które uzupełnialiśmy odręcznie na miejscu, pisząc np. “It was a pleasure to meet you” czy “Have a great day”. Stoisko na Web Summit wiąże się z wieloma godzinami stania i przyjmowania tysięcy odwiedzających, warto więc odpowiednio się na to przygotować i pojechać na wydarzenie z osobami, które ci w tym pomogą.

4. Wykorzystaj social media

Biorąc udział w tak dużym wydarzeniu, nie można zapominać o komunikacji w social media. Stwórz plan działania przed, w trakcie i po evencie. Ustal, jakie są cele twojej komunikacji, do kogo chcesz dotrzeć i z kim chcesz porozmawiać. Uwzględnij w swoich planach popularne podczas eventu hashtagi, wyszukaj influencerów oraz interesujące cię organizacje i dodaj je do swoich list na Twitterze. W ten sposób znacznie szybciej dotrzesz do profili, z którymi chcesz porozmawiać oraz podzielić się z nimi swoimi doświadczeniami.

Na Facebooku tworzą się też grupy tematyczne, które warto na bieżąco odwiedzać, np. Polacy na Web Summit i Web Summit 2017 Attendees. Dzięki temu jeszcze przed konferencją zaznaczysz swoją obecność, poznasz innych uczestników i znajdziesz warte odwiedzenia stoiska i wydarzenia.

W trakcie wydarzenia na bieżąco obserwowaliśmy pojawiające się w mediach społecznościowych informacje, publikowaliśmy relacje z prelekcji, zdjęcia i zaproszenia do odwiedzania naszego stoiska. Korzystając z listy na Twitterze mogliśmy śledzić wyłącznie tweety związane z eventem i szybciej brać udział w dyskusjach. Dzięki tak prowadzonej komunikacji zwiększyliśmy nasze zasięgi, zdobyliśmy nowych followersów (m.in. Ryana Hoovera z ProductHunt) i dodatkowo promowaliśmy stoisko teamdecka.

Również po evencie pamiętaj o podtrzymaniu komunikacji na jego temat. Dobrym pomysłem jest m.in. wrzucenie zdjęć i krótkiego podsumowania wydarzenia w mediach społecznościowych, oznaczając przy tym firmy, z którymi się spotkałeś.

5. Nie zapominaj o kontakcie po evencie

Follow up po wydarzeniu to bardzo istotny element umacniania nowych relacji biznesowych. W tegorocznym Web Summit wzięły udział setki firm, musisz więc mieć pewność, że spotkane tam osoby zapamiętają właśnie ciebie i twoją ofertę. Wysyłając wiadomość po powrocie masz szansę przypomnieć wasze spotkanie i ponowić swoją propozycję.

Notowanie uwag po rozmowach w trakcie eventu pomoże ci zapamiętać, które z nich były dla ciebie wartościowe oraz czego dotyczyły. Pozwoli ci to na wysyłanie bardziej spersonalizowanych wiadomości po wydarzeniu, w których użyjesz tej wiedzy w celu przypomnienia się rozmówcy. Wierz mi, że tak jak ty możesz mieć problemy z zapamiętaniem wszystkich spotkań, tak również inwestorzy i twoi potencjalni klienci nie są w stanie przypomnieć sobie każdego z nich. Jeśli ułatwisz im skojarzenie twojego produktu, follow up będzie skuteczniejszy.

Po powrocie uaktualnij swoje kontakty (np. na Linkedinie), CRM, zaproponuj zebranym leadom spersonalizowany onboarding lub demo produktu. Pamiętaj, aby nie być nachalnym i ponownie skupić się na wartości, jaką twój produkt lub usługa oferuje adresatowi wiadomości.

Podsumowanie

Jeśli miałbym w tym miejscu podsumować wszystko w jednym zdaniu, napisałbym: “Nie zostawiaj nic przypadkowi”.

Opisane przeze mnie punkty to nie tajemna wiedza. Z moich obserwacji podczas eventów wynika jednak, że bardzo dużo firm zdaje się o nich zapominać. Zmniejsza to ich efektywność podczas eventu, utrudnia pozyskanie inwestora lub nowych klientów, a nawet skutkuje poczuciem zmarnowanego czasu. Odpowiednie przygotowanie zapewni ci przewagę nad tymi firmami.

–

Zbigniew Czarnecki

Jako lider techniczny współtworzył projekty dla takich marek jak Google, Microsoft, Heineken czy UNICEF. Pięć lat temu założył Apptension, software house specjalizujący się w technologiach frontendowych. Obecnie zarządza ponad 40-osobowym zespołem. Od ponad roku rozwija aplikację do zarządzania zasobami, teamdeck.