Jak rozliczać koszty reklamy na Facebooku?

Udostępnij:
W czasach, w których Internet przenika praktycznie każdą dziedzinę życia, stał się on również ważnym narzędziem marketingowym. Jednym z najważniejszych kanałów promocji stały się media społecznościowe. Firmy doskonale zdają sobie sprawę, że jeśli nie ma ich na Facebooku, to tak jakby nie istniały. Jak zatem prawidłowo rozliczać koszty reklam na Facebooku? O czym warto pamiętać i na jakie trudności można trafić?

Niestety, faktura często bywa wystawiana przez Facebook Ireland Limited. W takim przypadku, aby dokonać płatności za kampanie Facebooka, trzeba zarejestrować się jako podatnika VAT-UE. W takiej sytuacji, kupując reklamę na Facebooku przedsiębiorca jest zobowiązany odprowadzić w Polsce podatek VAT. W drugim przypadku faktura może pochodzić od Facebook Poland Sp. z o.o. w takiej sytuacji VAT zostanie doliczony do faktury i będzie musiał go opłacić sprzedający, czyli Facebook Poland Sp z o.o. Jak to wygląda w drugim przypadku?

Faktura od Facebook Ireland Limited

Od maja 2012 roku Facebook posiada siedzibę Polsce. Dlatego istnieje prawdopodobieństwo otrzymania faktury wystawionej przez Facebook Poland Sp. z o.o. w polskiej walucie, opodatkowaną stawką 23%. W takiej sytuacji zakup usługi reklamowej na Facebooku rozlicza się jak zwykłą krajową transakcję, która nie wymaga żadnych dodatkowych czynności.

Niestety wciąż często faktura wystawiana jest przez Facebook Ireland Limited. W takim przypadku aby móc dokonywać płatności związanych z rozliczeniami za kampanie Facebooka, trzeba zarejestrować się jako podatnik VAT-UE. W tym celu należy wypełnić formularz VAT-R. Aby uniknąć podwójnego opodatkowania, przedsiębiorca musi wystąpić o certyfikat rezydencji podatkowej. To zaświadczenie, które wskazuje, w jakim kraju dany podmiot jest rezydentem podatkowym i gdzie jego dochody podlegają opodatkowaniu.

Jeśli przedsiębiorca posiada certyfikat rezydencji podatkowej Facebooka, nie zapłaci podatku dochodowego od zakupionych reklam. Natomiast ma obowiązek do końca marca za rok poprzedni złożyć wypełniony druk IFT-2R do właściwego urzędu skarbowego. W formularzu powinna znaleźć się informacja o dokonanych wypłatach i pobranym podatku.

W sieci można znaleźć skany certyfikatu rezydencji podatkowej Facebooka, jednak większość urzędów wymaga oryginałów albo kopii potwierdzonej notarialnie. W interpretacji z 31 lipca 2017 roku (0111-KDIB2-1.4010.79.2017.2.AT) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że gdy nie jest możliwe uzyskanie oryginału certyfikatu, podatnik może skorzystać z dokumentu w wersji elektronicznej.

Formalności związane z facebookowymi kampaniami

Należy również pamiętać, że faktura otrzymana w języku obcym musi być przetłumaczona na język polski. W takim przypadku stosuje się fakturę wewnętrzną do zaksięgowania usługi z Facebooka. Dodatkowym utrudnieniem jest możliwość wystąpienia różnic w przeliczeniach kursów, w przypadku faktury walutowej.

W celu rozliczenia należy złożyć deklarację  VAT UE lub/i VAT 7 (miesięcznie) lub VAT 7K (kwartalnie) albo VAT 9M. Do końca marca za rok poprzedni należy wypełnić druk IFT-2R i wysłać go do Facebooka oraz właściwego urzędu skarbowego. W formularzu powinna znaleźć się informacja o dokonanych wypłatach i pobranym podatku. Niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego wiąże się z konsekwencjami finansowymi. Przed pierwszym rozliczeniem należy zadbać o prawidłowe skonfigurowanie konta firmowego na Facebook, w szczególności o prawidłowe podanie danych rozliczeniowych tłumaczy Aneta Górska, ekspert  Tax Care, który od kilkunastu lat szkoli przedsiębiorców i doradców.

Na osobach fizycznych w tym przypadku nie ciążą żadne obowiązki związane z podatkiem dochodowym i VAT. Natomiast faktura wystawiona na osobę fizyczną, nie może być kosztem działalności gospodarczej. W przypadku prywatnej reklamy, Facebook doliczy do usługi obowiązujący w Irlandii lub w Polsce podatek VAT, a wszystkie formalności podatkowe zostaną załatwione przez opłacenie faktury.

Faktury wystawiane przez Facebooka a polskie dokumenty

Polskie faktury zazwyczaj wystawiane są tylko w polskiej walucie, ewentualnie w polskiej oraz w obcej. Natomiast faktura z Facebooka będzie wystawiona w takiej walucie, w jakiej została wskazana w ustawieniach konta. Kolejną różnicą jest fakt, że na fakturze polskiej, wystawionej przez VAT-owca, będzie widoczna stawka oraz kwota VAT, w przypadku faktury dla przedsiębiorcy, wystawionej przez Facebook z Irlandii, faktura będzie miała OO (odwrotne obciążenie).

Facebook może podpowiedzieć pobranie rozliczenia łącznego – czyli wszystkich faktur za reklamy w jednym dokumencie. Nie jest to uznawane jako faktura i nie może być uwzględnione w kosztach działalności. Należy pobrać faktury za każdą kampanię reklamową osobno i każdą osobno zaksięgować dodaje Aneta Górska, specjalistka Tax Care.

Pobierając faktury z Facebooka, warto zwrócić uwagę na to, aby prawidłowo wypełnić dane, powinny się w nich znaleźć:

  • nazwa firmy lub imię i nazwisko (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej),
  • adres,
  • NIP.

Faktura musi również posiadać numer, bez niego nie da się jej zaksięgować. Ważna jest również data sprzedaży. Jeśli jej zabraknie, nie będzie możliwe wliczenie takiej faktury w koszty. Warto pamiętać, że brak możliwości zaliczenia do kosztów tak udokumentowanego wydatku nie znosi obowiązku rozliczenia i zapłacenia VAT z importu usług.

Dodatkowo Aneta Górska z Tax Care zwraca uwagę, że zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług art. 106e ust. 1, faktura powinna zawierać co najmniej:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
  • imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP),
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku VAT,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Jak powinni rozliczyć się nie VAT-owcy?

Przedsiębiorca, który nie jest podatnikiem VAT w przypadku otrzymania faktury za zakup usługi reklamowej na Facebooku od Facebook z Irlandii, jest zobowiązany do rejestracji dla celów VAT-UE. W tym celu należy złożyć formularz VAT-R  (zgłoszenie powinno nastąpić przed dokonaniem transakcji). Następnie całą transakcję musi udokumentować krajową stawką VAT na dokumencie wewnętrznym i tę samą kwotę wpłacić do urzędu skarbowego.

Przedsiębiorca, który nie jest VAT-owcem składa VAT-9M. Druk ten należy złożyć, a VAT wpłacić do 25 dnia miesiąca po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. W przypadku faktur wystawionych w walucie obcej, podatnik dla celów podatku VAT przelicza wartość z faktury na PLN według średniego kursu danej waluty, ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego dodaje Aneta Górska z Tax Care.

Jak powinni rozliczyć się VAT-owcy?

Przedsiębiorca, który jest podatnikiem VAT, w przypadku otrzymania faktury za zakup usługi reklamowej na Facebooku od Facebook z Irlandii, jest zobowiązany do rejestracji dla celów VAT-UE. Zgłoszenia dokonuje się na formularz VAT-R. Następnie całą transakcję musi opodatkować krajową stawką VAT na dokumencie wewnętrznym i jednocześnie te same kwoty wykazać jako koszt działalności. Tym sposobem podatek VAT jest podatkiem należnym i naliczonym, czyli staje się neutralny.

Przedsiębiorca, który jest VAT-owcem, składa deklaracje VAT-7 lub VAT-7K. Druk ten należy złożyć, a VAT wpłacić do 25 dnia miesiąca po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. W przypadku faktur wystawionych w walucie obcej, podatnik dla celów podatku VAT przelicza wartość z faktury na PLN według średniego kursu danej waluty, ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego dodaje Aneta Górska z Tax Care.

Źle ujęta faktura

W przypadku źle ujętej faktury, należy jak najszybciej dokonać korekty księgowań. W sytuacji gdy okaże się, że kwota podatku, jaka została dokonana za dany okres, będzie za mała, jak najszybciej należy dokonać płatności na konto Urzędu wraz z odsetkami podatkowymi. Oblicza się je od pierwotnego terminu zapłaty, aż do dnia faktycznej zapłaty.

W sytuacji gdy kwota naliczonych odsetek podatkowych nie przekracza trzykrotności wartości opłaty pocztowej pobieranej przez Pocztę Polską, odsetek nie uiszcza się, podlegają one zwolnieniu.

Brak rozliczenia

Podatek dochodowy: Zaksięgowanie faktury jest możliwe, w dacie wystawienia faktury lub w późniejszym okresie z ograniczeniem do końca roku podatkowego. Oznacza to, że koszt powinien zostać zaksięgowany w roku, którego dotyczy.

Podatek VAT: Jeśli przedsiębiorca rozlicza się miesięcznie, to przysługuje mu prawo do odliczenia VAT w dwóch kolejnych miesiącach. Jeśli rozliczenie jest kwartalne – odliczenia można dokonać w ciągu dwóch następnych kwartałów, po upływie powstania obowiązku podatkowego.

W przypadku wykrycia niezaksięgowanej faktury z zeszłego roku, należy skorygować odpowiednio powstałe błędy w KPiR oraz deklaracjach VAT za poprzednie okresy.

Informację VAT-UE muszą złożyć przedsiębiorcy, którzy w okresie rozliczeniowym dokonali transakcji z przedsiębiorcami z UE. Aby uniknąć odpowiedzialności, podatnik może złożyć tzw. czynny żal. Polega on na zawiadomieniu właściwego Naczelnika urzędu skarbowego o popełnieniu wykroczenia. Razem z czynnym żalem należy złożyć VAT-UE, VAT7/VAT7K (VAT-owcy) lub VAT 9M (nie VAT-owcy). Czynny żal jest skuteczny, jeżeli zostanie złożony przed wszczęciem czynności sprawdzających lub kontroli przez urząd. Należy go złożyć jak najszybciej! Należy również jak najszybciej zapłacić podatek wraz z odsetkami.

Poza obowiązkiem uregulowania należności wobec fiskusa, wraz z odsetkami przedsiębiorcy mogą otrzymać mandat lub grzywnę. Niezłożenie deklaracji lub oświadczenia urząd może potraktować jako wykroczenie skarbowe, za które grozi kara grzywny. Zgodnie z kodeksem karnym skarbowym, karze tej podlega podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania, nie składa w terminie organowi podatkowemu lub płatnikowi deklaracji albo oświadczenia. Minimalna kara w tym roku wynosi 185 zł, a maksymalna – 37 tys. zł.

Artykuł został opracowany we współpracy z Anetą Górską, ekspertem z firmy Tax Care.
Advertisement