Przedsiębiorcom może być trudno podbić zagraniczne rynki eksportując swoje towary np. z uwagi na spore koszty i procedury. Zupełnie inaczej jest w przypadku usług, które „eksportować” można niezwykle tanio i prosto – przede wszystkim z uwagi na nowe technologie. Oto siedem podstawowych zasad, o których warto pamiętać świadcząc usługi na rzecz zagranicznych klientów.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
1. W jakim języku należy wystawiać faktury?
Można się spodziewać, że większość zagranicznych firm będzie oczekiwać faktury wystawionej w języku angielskim lub w ich języku ojczystym. Nic nie stoi ku temu na przeszkodzie, bo przepisy zezwalają na wystawienie faktury w języku obcym.
Jest to zakazane jedynie wówczas, gdy nabywcą usługi jest polski konsument, ale w przypadku eksportu nie ma o tym mowy. Wygodne i praktyczne jest księgowanie i przechowywanie dokumentów księgowych w dwóch językach (polskim i wymaganym przez klienta zagranicznego).
Faktura wystawiana za usługę wykonaną przez polskiego przedsiębiorcę na rzecz kontrahenta zagranicznego generalnie powinna zawierać takie same dane jak zwykła faktura wystawiana polskiemu klientowi, ale z pewnymi wyjątkami. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że dokument musi dodatkowo zawierać adnotację „odwrotne obciążenie”, która oznacza że podatek VAT rozlicza nabywca (przy eksporcie usług VAT rozlicza podmiot kupujący usługę – w tym przypadku zagraniczny klient).
2. Czy dokumenty w językach obcych trzeba tłumaczyć?
Według przepisów zapisy w KPiR muszą być dokonywane w języku polskim, a dowody księgowe (w tym faktury) „powinny” być w języku polskim – ale nie muszą. A zatem przedsiębiorca może przechowywać w swojej dokumentacji zarówno faktury, jak i dowody zapłaty, umowy lub zamówienia w obcych językach. Czy jednak tłumaczenia są niezbędne?
Ogólnie nie ma potrzeby dokonywania tłumaczeń „na bieżąco”. Może jednak się zdarzyć, że w toku kontroli urzędnicy zechcą uzyskać od przedsiębiorcy tłumaczeń. Wtedy nie można ich odmówić. Trzeba tutaj zaznaczyć, że przepisy nie nakazują korzystania do tego celu z usług tłumaczy przysięgłych, ale uzyskanie takiego tłumaczenia sprawi, że fiskus na pewno nie zakwestionuje jego jakości. W przeciwnym razie może się tak zdarzyć, zwłaszcza gdy mowa o egzotycznym języku.
3. Czy można rozliczać się w obcej walucie?
Kwoty na fakturze za eksportowaną usługę mogą figurować w dowolnej walucie – to kwestia ustaleń z klientem. Do celów rozliczeń polskiego przedsiębiorcy kwoty w obcej walucie przelicza się na złotówki stosując średni kurs podany przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Jest to konieczne, ponieważ w KPiR można zapisywać tylko kwoty w złotówkach.
Gdyby na fakturze była kwota VAT, to musiałaby bezwzględnie zostać określona w złotówkach. Jednak w przypadku eksportu usług dla innych firm nie ma to znaczenia, gdyż fakturę wystawia się na kwotę netto, bez wykazywania stawki i kwoty podatku.
W przypadku eksportu usług w miejscu stawki VAT zwyczajowo wpisuje się określenie „np” czyli „nie podlega opodatkowaniu” (w Polsce). Takie oznaczenie nie jest jednak obowiązkowe. UWAGA! Jeżeli zapłata faktury nastąpiła w terminie innym niż dzień wystawienia tego dokumentu mogą powstać tzw. różnice kursowe. W zależności od kształtowania się kursu danej waluty w określonym czasie mogą one stanowić przychód lub koszt przedsiębiorcy.
4. Jak rozliczać VAT związany z zagranicznymi usługami?
Charakterystyczną cechą usług świadczonych na rzecz zagranicznych kontrahentów jest to, że polski przedsiębiorca nie rozlicza VAT-u w naszym kraju. Podatek ten rozlicza bowiem nabywca usługi. Inaczej mówiąc polski przedsiębiorca nie dolicza VAT-u do sprzedawanej usługi i nie wykazuje go na deklaracji VAT, aczkolwiek sama sprzedaż trafia na deklarację (mimo że nie jest opodatkowana w Polsce).
Jest to rozwiązanie korzystne podatkowo, gdyż mimo braku konieczności rozliczenia VAT-u za wykonaną usługę można odliczać ten podatek z faktur zakupowych związanych z wykonanym świadczeniem (np. gdy w związku z wykonywanymi usługami informatyk zakupił niezbędne oprogramowanie komputerowe).
5. Gdy klient zagraniczny nie jest VAT-owcem
W praktyce może zdarzyć się sytuacja, gdy zagraniczny przedsiębiorca nie jest zarejestrowany w swoim kraju jako czynny VAT-owiec lub w danym kraju (np. USA) podatek ten w ogóle nie występuje. Nie ma to jednak znaczenia dla polskiego przedsiębiorcy.
W takim przypadku bowiem obowiązek rozliczenia podatku nadal spoczywa na nabywcy usługi, który powinien dopełnić tego obowiązku zgodnie z przepisami obowiązującymi w swoim kraju ojczystym.
6. Co w sytuacji gdy klient zagraniczny nie prowadzi firmy?
Warto pamiętać, że korzystne rozliczenie VAT-u i stosowanie „stawki np” w przypadku usług może nie dotyczyć transakcji z osobami, które nie prowadzą działalności. Gdy klient z zagranicy (zarówno z UE jak i spoza unii) nie ma zarejestrowanej firmy, polski przedsiębiorca musi rozliczyć VAT tak samo, jak w przypadku transakcji krajowych.
Tak więc konieczne jest wystawienie standardowej faktury uwzględniającej kwotę należnego do zapłaty podatku VAT z zastosowaniem stawki obowiązującej dla danego rodzaju usługi.
Wyjątek od tej zasady dotyczy tzw. usług elektronicznych (np. tworzenia stron www) świadczonych na rzecz klientów spoza UE. Jeżeli nabywca jest konsumentem (nie prowadzi działalności), to wtedy za rozliczenie podatku w kraju nabywcy odpowiada przedsiębiorca świadczący usługę. Powinien dokonać tego według zasad obowiązujących w tym kraju.
7. Jak sprawdzić czy kontrahent prowadzi w Polsce działalność gospodarczą?
W praktyce polski przedsiębiorca może mieć wątpliwości, czy jego klient nie prowadzi działalności także w Polsce. Różnego rodzaju spółki często prowadzą bowiem swoje interesy w kilku krajach i mają kilka adresów firmowych.
Jeżeli status takiego klienta budzi wątpliwości warto sprawdzić, czy podmiot, z którym dokonuje się transakcji nie ma na terytorium Polski siedziby lub miejsca stałego prowadzenia działalności. Jeżeli tak jest nie ma mowy o eksporcie usług, a do rozliczenia VAT należy stosować zasady krajowe. Jak to zweryfikować?
Informacji na temat wykonywania działalności w Polsce (m.in. zatrudniania pracowników, posiadania funkcjonującego biura itp.) można szukać na stronach internetowych lub w rejestrach KRS i CEiDG. Od stałych kontrahentów można także wymagać przedstawienia oświadczenia o aktualnych miejscach prowadzenia przez firmę działalności gospodarczej.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
