Jak rozwiązać problem biznesowy w 40 godzin? Magia design sprintu

Czym jest Design Sprint?

Design Sprint to intensywny pięciodniowy proces, który pozwala odpowiedzieć na pytania zadane na jego początku, co pozwoli zmniejszyć ryzyko biznesowe produktu/usługi przed jego wdrożeniem. Został opracowany przez Google Ventures i jest stosowany w wielu firmach, niezależnie od jej wielkości. Jego celem jest skrócenie czasu pracy nad rozwiązaniem problemu przy jednoczesnym zwiększeniu jej wydajności. W design sprincie najlepiej aby wziął udział zespół liczący siedem osób. Powinien on składać się z jednej lub dwóch osób decydujących, ekspertów: np. ds. finansowych, marketingu, klienta, technologii i projektu, a także mediatora, który jest odpowiedzialny za prawidłowe przeprowadzenie procesu. Dzięki różnorodności specjalizacji osób biorących udział w sprincie, generowana jest bardzo duża ilość pomysłów oraz pytań. Niezwykle ważne jest także ustalenie jednego miejsca, gdzie przez te 5 dni będą przeprowadzane sprinty. Jednakże sytuacja pandemii wykazała, że sprinty zdalne są tak samo produktywne jak te offline.

Przebieg Design Sprintu

Na samym początku najważniejsze jest ustalenie harmonogramu i zasad współpracy. W każdym dniu wyznaczane są konkretne godziny pracy i przerwy, które pomogą w lepszej koncentracji. Kolejno należy ustalić wspólny cel, który będzie można zrealizować w ciągu tego tygodnia. Największą zaletą odpowiednio przeprowadzonego design sprintu jest weryfikacja wstępnych założeń projektowych za pomocą badań wykonywanych w ostatnim etapie procesu. Design Sprint niekoniecznie musi trwać 5 dni. Można go modyfikować w zależności od potrzeb i budżetu. Wynikiem tych działań jest dopasowanie sprintu do konkretnego projektu i wykorzystanie go na potrzeby Twojej organizacji. 
W standardowym procesie każdy dzień odpowiada za konkretne działania:

Kiedy warto skorzystać z Design Sprintu?

Design sprint jest idealnym narzędziem, jeśli Twój produkt lub usługa ma duży problem, a jego rozwiązanie zajmie wiele czasu i będzie bardzo kosztowne. Dzięki wykorzystaniu tej metody jesteś w stanie wyznaczyć najbardziej istotne problemy i skupić się na konkretnych rozwiązaniach dla każdego z nich. Kolejnym dobrym przykładem jest sytuacja, w której potrzebujesz szybkich i dobrych rozwiązań, a nie masz na to wystarczająco dużo czasu.

Natomiast jeśli Twój produkt stanął w miejscu i nie wiesz jakie kroki teraz wykonać, sprint pozwoli sprostać wyzwaniom i spojrzeć na problem z innego punktu widzenia. Warto jest również skorzystać ze sprintu, jeśli masz już konkretne rozwiązanie, ale chcesz je przetestować z użytkownikami – ten etap pozwoli potwierdzić albo zaprzeczyć funkcjonalności rozwiązania, tym samym zmniejszając ryzyko niepowodzenia przy wdrożeniu. Pamiętaj, że w design sprincie należy skupić się na najważniejszych problemach, a każda dobra zmiana ma ogromny wpływ na Twój produkt.

Zalety Design Sprintu – dlaczego warto wykorzystać go w swojej organizacji

Niepodważalną zaletą wprowadzenia metody Design Sprint jest radykalne przyspieszenie rozwoju produktu czy usługi przy jednoczesnym uwspólnieniu wizji różnych zespołów. Podczas kilku dni oprócz wypracowania wspólnej koncepcji rozwiązania, zespół ma możliwość wymiany doświadczeń oraz wzmocnienia interakcji między sobą. Ludzie mają poczucie realnego wpływu na kształt produktu, co przekłada się na większe zaangażowanie pracowników.

Dzięki możliwości prowadzenia sprintów w sposób cykliczny, masz wpływ na to co się dzieje na poszczególnych etapach. Po zweryfikowaniu wypracowanego rozwiązania za pomocą badań na użytkownikach, możesz sprawdzić, czy dane wnioski spełniają warunki pierwotnego celu. Na tej podstawie jesteś w stanie zadecydować o kolejnych krokach projektu.

Dodatkowym czynnikiem przemawiającym za tą metodą jest oszczędność czasu oraz pieniędzy. W krótkim terminie oraz na podstawie prostego prototypu jesteś w stanie sprawdzić, czy pierwotny pomysł jest dobrym punktem wyjścia dla dalszych działań. Zespół deweloperski rozpoczyna pracę nad pisaniem kodu dopiero na etapie zweryfikowanych założeń oraz makiet. Dzięki temu budżet zostaje minimalnie wykorzystany, a czas przeznaczony na programowanie i ewentualne poprawki znacznie skrócony.

Nie bez znaczenia mówi się, że “co dwie głowy to nie jedna”. Różnorodne środowiska generują różnorodne wnioski na temat tego samego problemu. W rezultacie otrzymujemy uśredniony produkt czy usługę, który może spodobać się większej grupie odbiorców. Należy jednak pamiętać, że projektujemy dla kogoś. Dlatego tak ważny jest następny punkt, przemawiający za wykorzystaniem Design Sprintu w organizacji.

W całym procesie niezwykle duży nacisk powinno się kłaść na użytkownika, dla którego tworzony jest produkt/usługa. Dobrze zaprojektowane rozwiązanie zachęci klienta do skorzystania, co przełoży się realnie na cele biznesowe. Przede wszystkim użytkownicy będą chcieli do nas wracać, uważając, że nasz produkt spełnia ich potrzeby oraz oczekiwania i przynosi im satysfakcję.

Wykorzystanie metody Design Sprint ma szerokie zastosowanie. Oprócz produktów internetowych możesz optymalizować kampanie marketingowe, a nawet ustalić jak ma wyglądać przestrzeń sklepowa, by klientom łatwiej się po niej poruszało. Nie ma ustalonego zakresu w którym można stosować Design Sprint. Ze względu na charakter tej metody, każda organizacja może dopasować ją do własnych potrzeb.

Zalety zdalnego Design Sprintu

Tempo zmieniającego się świata pociąga za sobą wiele nowości. Pojawienie się COVID-19 nie pozostało bez wpływu na to, jak funkcjonuje dzisiejszy biznes. Wraz z wystąpieniem wirusa zmieniły się potrzeby klientów, co pociąga za sobą konieczność modyfikacji działania wielu organizacji oraz ogólnie pojętego rynku. Wymagana jest szybka reakcja, dlatego idealnym rozwiązaniem jest zastosowanie Design Sprintu, by móc w krótkim czasie przeformułować cele i potrzeby użytkowników i wdrożyć rozwiązania, które odpowiedzą na ich oczekiwania. Oprócz optymalizacji działań w zakresie wdrażania nowych rozwiązań, wykorzystanie tej metody w dzisiejszych realiach posiada jeden zasadniczy atut. Nie ma konieczności spotkań bezpośrednich, by móc efektywnie wypracować rozwiązanie. Na rynku jest dostępnych wiele narzędzi do pracy zdalnej, które wspomogą uczestników procesu w efektywnej pracy, przy jednoczesnym zachowaniu podstawowych zasad bezpieczeństwa. Tak więc Design Sprint jest metodą elastyczną, którą można wykorzystać w każdej sytuacji i dopasować do własnych potrzeb oraz aktualnego otoczenia.

Anupam Narula, profesor marketingu w Amity University Noida w Indiach – w artykule dla ETBrandEquity – mówi jasno: firmy i instytucje, które zmodernizują swoje modele biznesowe do nowej rzeczywistości, odkrywając ją poprzez myślenie projektowe, wyłonią się z kryzysu jako zwycięzcy.

Case study

Przytoczenie realnego przykładu pozwoli zauważyć jakie korzyści niesie ze sobą wykorzystanie Design Sprintu. Jako agencja User Experience mieliśmy okazję współpracować przy wykorzystaniu tej metody z klientem jednej z większych sieci budowlanych. Problemem z którym do nas przyszedł była niska konwersja serwisu. Jak się okazało leżał on po stronie procesu zakupowego. Pierwszym zadaniem było lepsze zrozumienie i zebranie wiedzy od osób ze strony klienta i ekspertów. Dzięki temu mogliśmy wspólnie przeanalizować problem i wyznaczyć cele projektowe. W kolejnym kroku było stworzenie wspólnie wielu różnych koncepcji rozwiązań, a następnie ich weryfikacja i zaprojektowanie szkicu rozwiązania.

Po trzech dniach wspólnej pracy, nadszedł czas na wybór ostatecznej wersji rozwiązania i przygotowanie go w formie prototypu. Na ten etap potrzebowaliśmy dwóch dni. W tym czasie została stworzona wersja mobilna i desktopowa. W ostatnim etapie zostały przeprowadzone badania z użytkownikami, które miały zweryfikować poprawność i funkcjonalność rozwiązań.

Efektem końcowym było wprowadzenie dwóch intuicyjnych ścieżek procesu zakupowego, odpowiednio dla wersji mobile oraz desktop. Prototyp zakładał możliwość przejścia procesu w sposób naturalny, tak jakby użytkownik faktycznie dokonywał zakupu na stronie sklepu. Całość opierała się na umożliwieniu wypracowania koncepcji rozwiązań dostosowanych do unikalnego modelu biznesowego klienta, uwieńczone zadowoleniem obu stron.

Podsumowanie

Design Sprint jest niezwykle prostą i przy tym bardzo wartościową metodą, która pozwala na wizualizację kolejnych kroków projektowych oraz minimalizowanie ryzyka błędów i strat, tam gdzie mogą się one pojawić. Uczestnicy mają poczucie realnego wpływu na cały proces oraz biorą udział w tworzeniu produktu czy usługi jeszcze na wstępnym etapie projektowym. Szybka weryfikacja pozwala ustalić, czy dane rozwiązanie działa oraz w którym kierunku należy iść dalej. W tym procesie to użytkownik jest w centrum uwagi, a przecież nikt nie powiedział, że my sami nie możemy być odbiorcami danego projektu. Projektujemy nie tylko dla innych ale również dla siebie.

–

Autorki: Dominika Pałasz i Paulina Gac, junior UX Specialist w agencji Symetria UX