Jak sprawić, by nowy pracownik czuł się dobrze? Proces onboardingu krok po kroku

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pl.depositphotos.com 

Onboarding to zaplanowane działanie mające określoną strukturę i cele, których spełnienie gwarantuje odniesienie sukcesu zarówno nowo zatrudnionemu na danym stanowisku, jak i firmie. Badania pokazują, że 25 % pracowników rezygnuje bądź podejmuje decyzję o szukaniu nowego zatrudnienia w trakcie pierwszych trzech miesięcy pracy. Dobrze zaprojekowane działania wdrażające pomagają zminimalizować ryzyko utraty pracownika, w którego do tej pory zainwestowaliśmy czas i pieniądze.

Część organizacji rozpoczyna proces onboardingu od zaproszenia na „expectation meeting” na chwilę przed pierwszym dniem w pracy. Jest to doskonała okazja, aby obie strony mogły wyartykułować swoje oczekiwania, przedyskutować to, co jeszcze jest nie do końca jasne i zapytać o to, co umknęło podczas spotkań w ramach rekrutacji. Aby nawiązać bliższą relację, niektóre firmy wysyłają pisemne powitanie lub kwiaty dla partnera czy partnerki, szczególnie, jeśli zatrudnienie w danym oddziale firmy wymagało relokacji. Pokazują tym samym, że nie tylko kandydat, ale całe jego najbliższe otoczenie stanowi unikalną wartość dla organizacji.

Pierwszy dzień w nowym miejscu pracy to szczególne doświadczenie dla pracownika. Jest to także wyjątkowa okazja, by firma pokazała się od jak najlepszej strony. Dlatego ważne jest by kwestie związane z dokumentacją, regulaminami, sprawami administracyjnymi były przygotowane od A do Z. Zorganizowanie umów, zapoznanie z najważniejszymi procedurami, ale także zagwarantowanie dostępu do komputera, skrzynki mailowej, haseł, kodów, tak by już pierwszego dnia można było sprawnie korzystać z podstawowych zasobów pokazuje, że firma wyczekiwała nowego członka zespołu i jest przygotowana na jego przyjęcie.

Coraz więcej organizacji zaprasza nowo zatrudnione osoby do udziału w wirtualnym spacerze, który zaprojektowano na zasadzie gry. Dzięki temu pracownik zanim jeszcze przekroczy próg firmy posiada orientację w najważniejszych miejscach. Ważne by dokładnie przeanalizować jaka wiedza jest pracownikowi potrzebna już w pierwszych dniach, a co należy rozłożyć na kolejne tygodnie pracy.

Dobrze zaplanowany proces adaptacji pracownika uwzględnia klaryfikację zadań i celów. Jasność co do obowiązków, sposobu ich realizacji i oczekiwanej jakości musi mieć zarówno pracownik, jak i jego przełożony. Pozytywnie na efektywność i jakość współpracy wpłynie poinformowanie zespołu o zadaniach nowego kolegi. Wyznaczenie jasnych granic i zobowiązań pozwoli uniknąć konfliktów, a nowemu członkowi zespołu da klarowne ramy do funkcjonowania.

Kolejnym istotnym elementem procesu onboardingu jest wprowadzenie w szeroką kategorię jaką jest kultura firmy. Ten aspekt dotyka tego, co w firmie jest rdzeniem – wartości, tożsamości. Dotyczy historii firmy, misji, wizji, sposobu komunikacji, formalnych i nieformalnych norm kształtujących codzienne funkcjonowanie.

Nawet jeśli udział w rekrutacji odbywał się na zasadzie polecenia i znamy już niektórych współpracowników, odnalezienie się w pajęczynie relacji w nowy miejscu pracy może być wyzwaniem. Nie każda przyjmowana osoba jest skrajnym ekstrawertykiem i nie każde stanowisko tego wymaga. Stąd istotne jest wsparcie w zakresie nawiązania relacji, poinformowania kto jest kim w firmie, stworzenia okazji do bliższego poznania się.

Niektóre organizacje przed formalnym spotkaniem wysyłają e-mail do przyszłego pracownika ze zdjęciami członków zespołu, informacjami zawodowymi i prywatnymi (np. hobby), często humorystycznymi, tak by dać mu lepszą orientację i poczucie bezpieczeństwa. Część firm przyjmuje piątek za pierwszy dzień pracy. Chcąc stworzyć „rodzinne” warunki do integracji z zespołem ostatnie dwie, trzy godziny przyjmują formę „happy hours for staff”, podczas których organizowane jest miniprzyjęcie.

Proces adaptacji nie jest zaprojektowany raz na zawsze. Dynamicznie zmieniająca się organizacja, nowe potrzeby i oczekiwania kandydatów powodują, że działania onboardingowe muszą być dostosowywane do pojawiających się wymagań. Uzyskiwanie feedback’u na temat naszych działań pomoże udoskonalać proces, a tym samym wpłynąć na zaangażowanie i efektywność pracownika. W idealnej sytuacji ewaluacja następuje po 30, 60 i 90 dniach i są w nią zaangażowani zarówno bezpośredni przełożeni, jak i specjaliści z działu HR.

Adaptacja pracownika to jeden z kluczowych procesów budujących więź i wzmacniających zaangażowanie nowo zatrudnionych. Dobrze zaprojektowana umożliwia prawidłową realizację zadań postawionych przed pracownikiem, a przez to odnoszenie sukcesów już w pierwszych tygodniach pracy. Wspiera integrację z zespołem, wzmacnia zaufanie i poczucie przynależności. Onboarding wpisuje się w działania związane z tzw. employee experience, a tym samym w aktywność związaną z budowaniem marki pracodawcy.

–

Katarzyna Szczepańska-Rossa

Absolwentka psychologii KUL, podyplomowych studiów z ZZL i komunikacji społecznej. Trener, niezależny doradca ds. HR, certyfikowany konsultant DISC D3. Pracuje w nurcie Podejścia Skoncentrowanego na Rozwiązaniach. Prowadzi szkolenia z zakresu kompetencji miękkich. Prywatnie pasjonatka cukiernictwa i fotografii.