Jak uchronić się przez nierzetelnym klientem, partnerem lub kontrahentem? Wystarczy go sprawdzić

Każdy przedsiębiorca zadaje sobie na pewno pytanie, jak uchronić się przed nieuczciwym kontrahentem, klientem czy partnerem. Poniżej przedstawiamy kilka rozwiązań, które w pierwszej kolejności pozwolą zmniejszyć ryzyko nawiązania współpracy z nieuczciwymi osobami, a w dalszej – zminimalizować ewentualne negatywne skutki współpracy z takimi osobami.

Zanim rozpoczniesz współpracę 

Sprawdź potencjalnego kontrahenta 

Pierwszym krokiem jaki może podjąć każdy przedsiębiorca jest sprawdzenie przyszłego klienta lub partnera. Brzmi niechlubnie, ale pierwsze informacje przedsiębiorca może otrzymać nawet od samego klienta/partnera. Na co warto zwrócić uwagę? Warto przejrzeć sprawozdania finansowe, sprawdzając w ten sposób kondycję finansową firmy.

Nieocenionym źródłem informacji są także publicznie dostępne rejestry (Krajowy Rejestr Sądowy w przypadku spółek, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej w przypadku działalności gospodarczej), gdzie przedsiębiorca znajdzie podstawowe dane dotyczące działalności potencjalnego kontrahenta, osób upoważnionych do jego reprezentowania oraz ewentualnych ograniczeń. Oczywiście nie daje nam to pełnego obrazu naszego potencjalnego kontrahenta, ponieważ pewne informacje przedsiębiorca może zataić. Dlatego o firmie można również poszukać opinii w Internecie. 

Przedsiębiorca może również skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy, która przygotuje szczegółowy raport gospodarczy na temat naszego potencjalnego klienta, zawierający  informacje o jego aktualnej sytuacji finansowej i majątkowej, powiązaniach gospodarczych. Pewnych informacji może dostarczyć nam także Krajowy Rejestr Długów, który przekazuje informacje o dłużnikach. 

Powyższe rozwiązania znajdują zastosowanie zarówno w stosunku do przyszłego klienta, jak i partnera czy wspólnika. Przy doborze partnera biznesowego lub wspólnika, nabierają nawet większego znaczenia, ponieważ w przypadku takich osób mówimy o długofalowej i bliższej współpracy. Wtedy wykonanie powyższych działań staje się wręcz niezbędne. 

Stwórz przejrzystą umowę 

Jeżeli jednak przedsiębiorca zawiera wiele umów każdego dnia i nie ma czasu ani środków na sprawdzanie każdego potencjalnego klienta, kolejny krok, który może uczynić to stworzenie po prostu dobrej umowy. 

Dobra umowa zabezpiecza interesy przedsiębiorcy, ale jednocześnie jest przejrzysta dla drugiej strony. Jeżeli w umowie wszystko jest jasne, istnieje mniejsze ryzyko, że druga strona zakwestionuje później któryś z zapisów, co będzie źródłem konfliktu. Jasno należy skonstruować zarówno zobowiązania każdej ze stron, jak i warunki spełnienia przedmiotu umowy oraz warunki dokonania płatności. Warto umieścić w umowie zapis o tym, że za nieterminowe regulowanie płatności należą się przedsiębiorcy odsetki. 

Przy podpisywaniu umowy należy również zwrócić uwagę, czy umowę podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu (w przypadku spółek). W razie wystąpienia na drogę sądową o wiele trudniej będzie dochodzić swoich praw w sytuacji, gdy umowę podpisała osoba nieuprawniona do reprezentacji, ponieważ umowa może zostać uznana za niezawartą.

Odrębną kwestią jest próba uchronienia się przed nierzetelnym wspólnikiem. W takim przypadku należy zadbać o odpowiednio skonstruowaną umowę spółki. Zobrazuję to na przykładzie spółki z o.o. Wyobraźmy sobie sytuację, w której w spółce z o.o. występuje jeden wspólnik większościowy, posiadający np. 55% udziałów w spółce, a drugi jest wspólnikiem mniejszościowym, posiadającym 45% udziałów w spółce. Wspólnicy dobrze się dogadują i podejmują jednogłośne decyzje w sprawach dotyczących spółki. Po jakimś czasie jednak wspólnik większościowy zaczyna podejmować decyzje niezgodne z wolą wspólnika mniejszościowego, szkodliwe dla tego drugiego lub spółki. Jak w takiej sytuacji uchronić się przed nierzetelnym wspólnikiem w trakcie zawierania umowy spółki? 

Można rozszerzyć uprawnienia kontrolne wspólnika mniejszościowego lub przyznać mu uprawnienia osobiste w rozumieniu art. 159 ksh. Uprawnienia takie mogą polegać np. na prawie wspólnika mniejszościowego do wskazania jednego członka zarządu (bez głosowania na zgromadzeniu wspólników) lub na zawarciu w umowie spółki postanowienia o obowiązku spółki powołania wspólnika mniejszościowego do zarządu spółki. Kolejną możliwością jest uprzywilejowanie udziałów na podstawie art. 174 § 2 i 3 ksh, np. co do głosu w ten sposób, że na konkretne udziały przypada więcej niż jeden głos. 

Przydatne może okazać się także zawarcie w umowie spółki postanowienia zezwalającego na umorzenie udziałów (bez takiego postanowienia umorzenie udziałów nie będzie możliwe). Zakładając, że nierzetelny wspólnik nie wyrazi zgody na umorzenie jego udziałów, tj. na unicestwienie ich, pozbawienie go praw korporacyjnych z tych udziałów, warto pamiętać, że udziały można umorzyć również przymusowo. Jednak by to było możliwe przesłanki oraz tryb umorzenia powinny zostać określone w umowie spółki. Niezbędna będzie również uchwała wspólników.

A może zaliczka?

Skutecznym „sposobem” na nierzetelnego kontrahenta może być także żądanie zaliczki za przyszłą pracę albo przedpłaty. Warto zastanowić się także nad ustanowieniem dłuższego niż jeden miesiąc okresu rozliczeniowego, np. żądać zapłaty za cały kwartał lub półrocze z góry (jeżeli czynności przez nas świadczone są czynnościami cyklicznymi). Warto być także elastycznym, np. zmieniać termin płatności wystawionych przez nas faktur w zależności od potrzeb klienta. 

Gdy musisz radzić sobie z nierzetelnym kontrahentem 

Zastosowanie się do powyższych rad może pomóc przedsiębiorcom uniknąć wielu nieporozumień, ale z pewnością nie wyeliminuje ich całkowicie i nie zawsze uchroni przed nierzetelnym kontrahentem, który choć na początku może wydawać się uczciwy, później okazuje się np. niewypłacalny.

W takiej sytuacji również istnieją pewne rozwiązania, z których przedsiębiorcy mogą skorzystać, aby zminimalizować straty.

Rozmowa

Na początek rozwiązanie banalne, aczkolwiek może okazać się skuteczne. Warto w pierwszej kolejności w dalszym ciągu utrzymywać kontakty z takim kontrahentem lub partnerem. Rozmowa i osobiste zaangażowanie może wpłynąć na kontrahenta i skłonić go do terminowego uregulowania płatności czy zaprzestania dokonywania czynności szkodliwych dla spółki. Warto dowiedzieć się, co jest przyczyną np. nieterminowej zapłaty faktury i ustalić indywidualne warunki spłaty zadłużenia. Pomocne może okazać się także wysłanie do nierzetelnego kontrahenta pisemnego wezwania do zapłaty, w którym poinformujemy go o wysokości zadłużenia, o wielkości odsetek oraz o chęci polubownego załatwienia sprawy. 

Monitorowanie stanu zadłużenia 

Bez względu na to, czy przedsiębiorca natrafił już na nierzetelnych klientów, czy też nie, powinien podjąć działania prewencyjne w postaci działań windykacyjnych. Działania windykacyjne na samym początku mogą polegać jedynie na kontrolowaniu stanu przysługujących przedsiębiorcy należności, na przypominaniu klientom o zbliżającym się terminie płatności faktury, na alarmowaniu, gdy klient opóźnia się z zapłatą. Dzięki takim działaniom przedsiębiorca na bieżąco kontroluje finanse przedsiębiorstwa oraz stan ich zagrożenia czy zadłużenia oraz motywuje kontrahenta do terminowych regulacji zobowiązań. 

Działania windykacyjne

Jednak im klient dłużej zwleka z płatnością, tym niestety mniejsza szansa na otrzymanie zapłaty, dlatego w takim przypadku należy rozważyć podjęcie dalej idących kroków, takich jak wypowiedzenie umowy czy przekazanie niezapłaconej faktury firmie windykacyjnej albo publiczna sprzedaż długu. 

Firmy windykacyjne podejmują się działań polegających na samodzielnym odzyskaniu należności za przeterminowaną fakturę w imieniu przedsiębiorcy, zarówno na drodze polubownej, jak i sądowej, a nawet egzekucyjnej. Firmy windykacyjne w pierwszej kolejności kontaktują się z dłużnikiem, przekazują jego dane do bazy dłużników lub podejmują inne czynności, które mają skłonić dłużnika do szybkiej zapłaty. Jeżeli to nie pomoże, większość z nich kieruje sprawę na drogę postępowania sądowego, monitorując cały proces.

Ciekawym rozwiązaniem  jest wystawienie długu na publiczną sprzedaż. Upublicznienie informacji dotyczącej nieterminowości w regulowaniu płatności na tzw. giełdzie może skutecznie zmotywować nierzetelnego kontrahenta do wypłaty środków. Giełdy „znajdują się” na specjalnie do tego przeznaczonych stronach, gdzie przedsiębiorca może upublicznić informację o dłużniku oraz o wielkości jego długu, a następnie przesłać mu informację o podjętym kroku (np. mail z linkiem do strony lub sms). Dzięki giełdzie dług może zostać wykupiony przez osobę trzecią. 

Na rynku istnieją także tzw. firmy faktoringowe. Firmy te skupują od przedsiębiorcy faktury, których termin płatności jeszcze nie minął, wypłacając przedsiębiorcy od razu większą część należności wynikającej z danej faktury. Po terminie płatności faktury ściągają należność bezpośrednio od kontrahenta i przekazują przedsiębiorcy resztę należności, oczywiście pomniejszoną o umówioną prowizję. 

Przedsiębiorca może także samodzielnie skierować sprawę na drogę postępowania sądowego.

– 

Nie istnieją niestety uniwersalne rady, które za każdym razem uchronią przedsiębiorcę przed nierzetelnym klientem, partnerem czy udziałowcem. Bezsprzeczny pozostaje jednak fakt, iż podjęcie powyższych działań zminimalizuje ryzyko. Warto zatem zapoznać się z dokumentacją dotyczącą przyszłego kontrahenta, partnera oraz przemyśleć umowę, na podstawie której rozpoczniemy z nim współpracę. Jeśli jednak powyższe nie uchroni nas przed nierzetelnym klientem, pamiętajmy, że możemy w znacznym stopniu zminimalizować koszty, które ponieśliśmy na odzyskiwanie przeterminowanej należności. Na mocy ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych wierzyciele mają prawo domagać się zwrócenia części takich kosztów od dłużnika.

–

Przemysław Boruch

Partner w Gold Place

Jest założycielem jednej z pierwszych firm oferujących usługę wirtualnego biura w prestiżowej lokalizacji w centrum Warszawy. Dyrektor Zarządzający w McCarthy & Taggart Group – firmie świadczącej usługi z zakresu obsługi księgowej i prawnej, rejestracji firm oraz sprzedaży gotowych spółek.