Dlaczego rozliczanie „od paczki” utrudnia planowanie logistyki w firmie?
Model, w którym płacisz osobno za każdą przesyłkę, na pierwszy rzut oka wydaje się prosty. W praktyce szybko okazuje się, że:
- trudno zaplanować miesięczny budżet, bo liczba wysyłek zmienia się z tygodnia na tydzień,
- sezonowe piki sprzedaży (np. przed świętami) potrafią wywrócić koszty do góry nogami,
- każda podwyżka w cenniku usług kurierskich od razu odbija się na Twojej marży.
Jeśli prowadzi się e-commerce albo wysyła dużo towarów do klientów, bywa to uciążliwe. Dział finansów próbuje przewidzieć wydatki, dział sprzedaży planuje kampanie, a dział logistyki zastanawia się, czy bieżąca infrastruktura to udźwignie. Bez stałych założeń trudno budować długoterminowe scenariusze rozwoju.
Stąd popularność modeli abonamentowych – zamiast zastanawiać się, ile wysyłek wyjdzie w danym miesiącu, ustalasz z góry budżet, który przeznaczasz na wysyłki.
Na czym polega Abonament na przesyłki kurierskie i przez Paczkomat® dla firm
Abonament na przesyłki od InPost to rozwiązanie, w którym firma deklaruje comiesięczną kwotę (150, 300, 600 zł), a w zamian otrzymuje dostęp do usług logistycznych – zarówno kurierskich, jak i nadawanych przez Paczkomat® – w ramach jednej umowy. Okres umowy jest z góry określony, na 12 lub 24 miesiące, przy czym dłuższy czas współpracy wiąże się zazwyczaj z korzystniejszymi stawkami jednostkowymi.
Istotne jest to, że koszt abonamentu pozostaje stały przez cały czas trwania umowy. Firma rozlicza się po zakończonym miesiącu jedną fakturą, a po wykorzystaniu środków z abonamentu nadal może nadawać kolejne przesyłki – zwykle na warunkach ustalonych w umowie, bez zaskakujących dopłat.
Jak przygotować się do wyboru abonamentu na wysyłki?
Żeby abonament faktycznie uporządkował koszty, warto podejść do tematu jak do długofalowego projektu. Dobrze zacząć od zebrania danych z ostatnich miesięcy.
- Sprawdź liczbę wysyłek z co najmniej 6–12 miesięcy.
- Zaznacz miesiące szczytowe i słabsze. Sezonowość potrafi mocno zmieniać statystyki. W niektórych branżach pojedyncze miesiące odpowiadają za znaczną część rocznej sprzedaży.
- Policz średnią liczbę przesyłek miesięcznie. To będzie punkt wyjścia do dobrania wartości abonamentu.
- Dodaj margines bezpieczeństwa. Jeśli planujesz rozwój sprzedaży, sensowny jest zapas – lepiej, żeby abonament nadążał za rosnącą liczbą zamówień.
- Zastanów się, jak rozkładają się gabaryty paczek.
Przykładowe kroki przed wyborem abonamentu na przesyłki:
- zbierz dane o liczbie wysyłek z ostatniego roku,
- wyodrębnij typy przesyłek,
- określ sezony wysokiej i niskiej sprzedaży,
- oszacuj planowany wzrost liczby zamówień,
- wybierz poziom abonamentu z niewielkim zapasem względem średniej.
Taka analiza pozwala dobrać ofertę tak, by abonament realnie odpowiadał potrzebom firmy, a nie był tylko atrakcyjnym hasłem.
Stały budżet na logistykę a porządek w codziennej pracy
Abonament dla firm to nie tylko przewidywalne koszty, ale też porządek w procesach. Skoro wiesz, jaką liczbą wysyłek operujesz miesięcznie, łatwiej poukładać pracę magazynu i biura.
Stałe zasady nadawania przesyłek
Gdy wolumen jest w miarę przewidywalny, można jasno określić:
- godziny, do których przesyłki muszą być przygotowane danego dnia,
- kto odpowiada za kompletowanie zamówień, a kto za ich nadanie,
- jak wygląda obieg informacji między obsługą klienta a magazynem.
Stały model rozliczeń sprzyja też temu, by nadawanie paczek zautomatyzować – korzystać z jednego systemu do przygotowywania etykiet, śledzenia przesyłek i archiwizacji historii wysyłek. Dzięki temu łatwiej szybko odpowiadać klientom na pytania i kontrolować ewentualne reklamacje.
Przewidywalna dostawa a obsługa klienta
Kiedy firma korzysta z rozwiązań gwarantujących wysoki odsetek dostaw następnego dnia roboczego, można budować wokół tego konkretną obietnicę dla kupujących. W usługach tego typu standardem jest już, że zdecydowana większość paczek dociera do odbiorców w ciągu jednego dnia roboczego, co przekłada się na mniejszą liczbę zapytań i wyższe zadowolenie klientów.
Abonament na przesyłki dla firm jako sposób na przewidywalną logistykę
Model abonamentowy porządkuje logistykę na kilku poziomach jednocześnie: finansowym, organizacyjnym i operacyjnym. Zamiast liczyć każdą paczkę osobno, firma ustala stały budżet na wysyłki, z góry zna stawki i reguły rozliczeń, a do tego może lepiej planować pracę magazynu i obsługi klienta.
Dla wielu biznesów to właśnie przewidywalność staje się fundamentalna – nie szukają taniej pojedynczej przesyłki, tylko rozwiązania, które pozwoli spokojnie planować rozwój na miesiące i lata. W Abonamencie dla firm InPost te elementy są połączone w jednej ofercie, obejmującej przesyłki kurierskie oraz nadawane przez Paczkomat®, z gwarancją stałej ceny abonamentu przez cały okres trwania umowy.
