Jak uporządkować logistykę i zapanować nad kosztami wysyłki? Abonament na przesyłki dla firm może się przydać

Dlaczego rozliczanie „od paczki” utrudnia planowanie logistyki w firmie?

Model, w którym płacisz osobno za każdą przesyłkę, na pierwszy rzut oka wydaje się prosty. W praktyce szybko okazuje się, że:

• trudno zaplanować miesięczny budżet, bo liczba wysyłek zmienia się z tygodnia na tydzień,
• sezonowe piki sprzedaży (np. przed świętami) potrafią wywrócić koszty do góry nogami,
• każda podwyżka w cenniku usług kurierskich od razu odbija się na Twojej marży.

Jeśli prowadzi się e-commerce albo wysyła dużo towarów do klientów, bywa to uciążliwe. Dział finansów próbuje przewidzieć wydatki, dział sprzedaży planuje kampanie, a dział logistyki zastanawia się, czy bieżąca infrastruktura to udźwignie. Bez stałych założeń trudno budować długoterminowe scenariusze rozwoju.

Stąd popularność modeli abonamentowych – zamiast zastanawiać się, ile wysyłek wyjdzie w danym miesiącu, ustalasz z góry budżet, który przeznaczasz na wysyłki.

Na czym polega Abonament na przesyłki kurierskie i przez Paczkomat® dla firm

Abonament na przesyłki od InPost to rozwiązanie, w którym firma deklaruje comiesięczną kwotę (150, 300, 600 zł), a w zamian otrzymuje dostęp do usług logistycznych – zarówno kurierskich, jak i nadawanych przez Paczkomat® – w ramach jednej umowy. Okres umowy jest z góry określony, na 12 lub 24 miesiące, przy czym dłuższy czas współpracy wiąże się zazwyczaj z korzystniejszymi stawkami jednostkowymi.

Istotne jest to, że koszt abonamentu pozostaje stały przez cały czas trwania umowy. Firma rozlicza się po zakończonym miesiącu jedną fakturą, a po wykorzystaniu środków z abonamentu nadal może nadawać kolejne przesyłki – zwykle na warunkach ustalonych w umowie, bez zaskakujących dopłat.

Jak przygotować się do wyboru abonamentu na wysyłki?

Żeby abonament faktycznie uporządkował koszty, warto podejść do tematu jak do długofalowego projektu. Dobrze zacząć od zebrania danych z ostatnich miesięcy.

1. Sprawdź liczbę wysyłek z co najmniej 6–12 miesięcy.
2. Zaznacz miesiące szczytowe i słabsze. Sezonowość potrafi mocno zmieniać statystyki. W niektórych branżach pojedyncze miesiące odpowiadają za znaczną część rocznej sprzedaży.
3. Policz średnią liczbę przesyłek miesięcznie. To będzie punkt wyjścia do dobrania wartości abonamentu.
4. Dodaj margines bezpieczeństwa. Jeśli planujesz rozwój sprzedaży, sensowny jest zapas – lepiej, żeby abonament nadążał za rosnącą liczbą zamówień.
5. Zastanów się, jak rozkładają się gabaryty paczek.

Przykładowe kroki przed wyborem abonamentu na przesyłki:

• zbierz dane o liczbie wysyłek z ostatniego roku,
• wyodrębnij typy przesyłek,
• określ sezony wysokiej i niskiej sprzedaży,
• oszacuj planowany wzrost liczby zamówień,
• wybierz poziom abonamentu z niewielkim zapasem względem średniej.

Taka analiza pozwala dobrać ofertę tak, by abonament realnie odpowiadał potrzebom firmy, a nie był tylko atrakcyjnym hasłem.

Stały budżet na logistykę a porządek w codziennej pracy

Abonament dla firm to nie tylko przewidywalne koszty, ale też porządek w procesach. Skoro wiesz, jaką liczbą wysyłek operujesz miesięcznie, łatwiej poukładać pracę magazynu i biura.

Stałe zasady nadawania przesyłek

Gdy wolumen jest w miarę przewidywalny, można jasno określić:

• godziny, do których przesyłki muszą być przygotowane danego dnia,
• kto odpowiada za kompletowanie zamówień, a kto za ich nadanie,
• jak wygląda obieg informacji między obsługą klienta a magazynem.

Stały model rozliczeń sprzyja też temu, by nadawanie paczek zautomatyzować – korzystać z jednego systemu do przygotowywania etykiet, śledzenia przesyłek i archiwizacji historii wysyłek. Dzięki temu łatwiej szybko odpowiadać klientom na pytania i kontrolować ewentualne reklamacje.

Przewidywalna dostawa a obsługa klienta

Kiedy firma korzysta z rozwiązań gwarantujących wysoki odsetek dostaw następnego dnia roboczego, można budować wokół tego konkretną obietnicę dla kupujących. W usługach tego typu standardem jest już, że zdecydowana większość paczek dociera do odbiorców w ciągu jednego dnia roboczego, co przekłada się na mniejszą liczbę zapytań i wyższe zadowolenie klientów.

Abonament na przesyłki dla firm jako sposób na przewidywalną logistykę

Model abonamentowy porządkuje logistykę na kilku poziomach jednocześnie: finansowym, organizacyjnym i operacyjnym. Zamiast liczyć każdą paczkę osobno, firma ustala stały budżet na wysyłki, z góry zna stawki i reguły rozliczeń, a do tego może lepiej planować pracę magazynu i obsługi klienta.
Dla wielu biznesów to właśnie przewidywalność staje się fundamentalna – nie szukają taniej pojedynczej przesyłki, tylko rozwiązania, które pozwoli spokojnie planować rozwój na miesiące i lata. W Abonamencie dla firm InPost te elementy są połączone w jednej ofercie, obejmującej przesyłki kurierskie oraz nadawane przez Paczkomat®, z gwarancją stałej ceny abonamentu przez cały okres trwania umowy.