Jak utrzymać zespół w czasie kryzysu? Zapytaliśmy startupy

Jak z tym wyzwaniem radzą sobie polskie startupy? Zapytaliśmy przedstawicieli czterech technologicznych spółek, którzy rozwijają swoje projekty w ramach programu akceleracyjno-mentoringowego InCredibles. Co ciekawe, wiele z nich podeszło do problemu w sposób bardzo dojrzały. Okazuję się też, że często mogą liczyć na wsparcie swoich inwestorów.

Infermedica. Zapewniamy pracownikom pomoc psychologa

Infermedica to wrocławski startup z obszaru HealthTech, który wykorzystuje sztuczną inteligencję do zdalnego opisywania objawów choroby i precyzyjnej diagnostyki. Platforma wspiera placówki medyczne. Obecnie zespół Infermedica zasila 88 osób.

Brak zwolnień, wstrzymane zatrudnienie

Mimo trudnej sytuacji na rynku właściciele Infermedica nie zwolnili żadnego z członków zespołu. – Jedynie wstrzymaliśmy zatrudnianie nowych osób podczas najintensywniejszego etapu lockdownu, aby zabezpieczyć interesy obecnego zespołu. Rozsądnym działaniem było także wstrzymanie części benefitów, jednak już teraz powoli je przywracamy – mówi Mirella Pałdyna, Head of People w Infermedica.

Brak redukcji zatrudnienia nie oznacza jednak, że wrocławski startup nie odczuł skutków kryzysu. Odczuł, ale w niewielkim wymiarze. Moja rozmówczyni tłumaczy, że skutki dotyczyły głównie codziennej pracy. Do tej pory bowiem zespół spółki pracował zdalnie zaledwie kilka dni w miesiącu. Ale koronawirus sprawił, że taki model pracy trzeba było przyjąć w 100%, co Infermedica zrobiła, chociaż na początku wspomniana zmiana stanowiła spore wyzwanie dla członków zespołu.

– Do tej pory używaliśmy Slacka, jednak zmiana sposobu komunikacji w 100% na pisaną wymagała od nas odpowiedniego dostosowania, abyśmy mogli używać tego narzędzia efektywnie. Przykładem jest chociażby ustawianie widocznych dla wszystkich godzin pracy, dzięki czemu wiemy, o której każdy z nas jest dostępny, co ułatwia codzienne działania. To banalna zmiana, ale bardzo ważna, bo dzięki niej ludzie potrafili odnaleźć balans pomiędzy pracą a odpoczynkiem – mówi Mirella Pałdyna.

Ponadto firma, w której pracuje moja rozmówczyni, co tydzień organizuje spotkania pt. „Infermedica Update”. Wziąć w nich może każdy pracownik spółki, który chce usłyszeć o zmianach zachodzących w firmie bezpośrednio od CEO. Ale Infermedica Update to także okazja, aby wszyscy pracownicy się zobaczyli.

Pomoc psychologa

– Wychodzimy naprzeciw naszym ludziom, ponieważ wiemy, że każdy podczas epidemii radzi sobie na własny sposób. Zapewniamy zewnętrzną pomoc psychologiczną w formie online dla chętnych, codziennie medytujemy i dbamy o realizację codziennych zadań, jak również o nieformalne interakcje. Szalenie istotnym aspektem, w który postanowiliśmy zainwestować, jest wsparcie liderów naszej organizacji. Wierzymy, że to właśnie szefowie działów mają ogromny wpływ na sprawne działanie całej firmy oraz satysfakcję z pracy członków zespołu – mówi Mirella Pałdyna.

Dodaje, że oprócz tej formy wsparcia Infermedica przeprowadza ankiety wśród pracowników, aby poznać ich nastroje. – Śmiało możemy powiedzieć, że większość naszych pracowników stwierdza, że ich efektywność jest taka sama, a nawet i większa, niż podczas pracy w biurze. To daje nam sporo do myślenia, jeżeli chodzi o podejście do pracy zdalnej i tego, jak będzie się to kształtować w przyszłości – mówi.

Zdaniem mojej rozmówczyni największa zmiana spowodowana pandemią dokonała się w umysłach pracowników. Trzeba było dostosować się do nowej sytuacji i zaadaptować zwinne metodyki. Okazało się, że zmuszony do działania w określony sposób, zespół Infermedica jest w stanie szybko dostosować się do panujących realiów, a niektóre z nowych procesów zaczęły przynosić jeszcze lepsze rezultaty.

Przykładem, który podaje Mirella Pałdyna, jest zdalna rekrutacja oraz onboarding. Kiedyś wydawało się, że nie można przeprowadzić zdalnej rekrutacji oraz że wdrożenie pracowników w ten sposób jest niemożliwe, ale dziś takie rozwiązanie sprawdza się całkiem dobrze. – Owocem tych działań są chociażby kolejne osoby, które zasilą nasze szeregi od najbliższego poniedziałku: w całości przeszły one proces rekrutacyjny online i będą wdrażane w taki też sposób w swoje zadania – mówi moja rozmówczyni.

Inwestor zorganizował warsztaty

I chociaż te trudne czasy są raczej łaskawe dla Infermedica, to jej zespół wciąż otrzymuje wsparcie od inwestorów. Szczególnie dużym zaangażowaniem wykazało się Inovo. Poza wsparciem w praktycznie każdym temacie partnerzy z funduszu zorganizowali warsztaty dla swoich spółek portfelowych, podczas których ich właściciele mogli wymienić się poradami oraz pomoc sobie nawzajem.

Genomtec. Poszukujemy nowych źródeł finansowania

Genomtec to wrocławska spółka, która pracuje nad urządzeniem Genomtec ID, czyli mobilnym laboratorium do diagnostyki genetycznej. W ciągu zaledwie 15 minut urządzenie jest w stanie zidentyfikować patogeny wywołujące choroby zakaźne oraz wirusy, bakterie i grzyby. Genomtec zatrudnia obecnie 12 osób.

Bez zwolnień i obniżek wynagrodzeń

– W kryzysie związanym z pandemią nie zredukowaliśmy etatów i nie obniżyliśmy wynagrodzeń. Nieszablonowe myślenie i poszukiwanie nowych rozwiązań w tym trudnym okresie pozwala nam dalej funkcjonować. Realizujemy prowadzone przez nas projekty, poszukujemy nowych źródeł finansowania, w tym tych związanych ze sprzedaż autorskich testów genetycznych w kierunku SARS-CoV-2, prowadzimy rozmowy z inwestorami branżowymi oraz planujemy kolejne działania w spółce – mówi Miron Tokarski, współzałożyciel Genomtec.

Dodaje, że stara się, aby wypracowane przez firmę kontakty nie ucierpiały w dobie koronawirusa. Dlatego realizuje wiele inicjatyw, które wspierają komunikację. Wyjaśnia, że jego firma musiała dostosować się do nowych realiów, podjąć szybkie decyzje i wdrożyć nowe rozwiązania. Do tego sytuacja wymogła na zespole Genomtec przejście na inny model pracy oraz usprawnienie zewnętrznej i wewnętrznej komunikacji.

Bioceltix. Nie zwalniamy, zatrudniamy

Bioceltix to firma biotechnologiczna z Wrocławia, która pracuje nad innowacyjnymi lekami weterynaryjnymi, stosowanymi w leczeniu powszechnie występujących schorzeń u zwierząt. Obecnie Bioceltix zatrudnia 13 pracowników.

Inaczej niż konkurencja

Zamiast w tych trudnych czasach redukować etaty, zarząd Bioceltix przyjął inną strategię: postawił na dalszy rozwój firmy i budowanie jej wartości poprzez wzmocnienie zespołu B+R.

– Izolacja zbiegała się u nas z dwoma procesami rekrutacyjnymi. Rekrutacja w okresie pandemii przyniosła nam wiele benefitów, w tym najważniejszy związany z niespotykanym nigdy wcześniej zainteresowaniem kandydatów. Dzięki temu udało nam się wzmocnić zespół o osoby z doświadczeniem w firmach biotechnologicznych, których strategia działania w okresie kryzysu polegała między innymi na redukcji zatrudnienia – mówi Łukasz Bzdzion, prezes zarządu Bioceltix.

W efekcie 13-osobowy zespół Bioceltix już na początku czerwca powiększy się o czternastą osobę, która zasili szeregi spółki biotechnologicznej.

Pracownicy znają finansową sytuację firmy

Gdy zapytałem Łukasza Bzdziona, jakie kroki podjął, aby mimo trudnej sytuacji na rynku utrzymać morale w zespole, odpowiedział, że postawił na szczerą i otwartą komunikację.

– Staramy się słuchać potrzeb, jakie zgłaszają pracownicy, ale też proaktywnie wychodzić z nowymi rozwiązaniami. Praca zdalna na przykład pokazała nam, że nasz system informatyczny wymaga usprawnień. Podjęliśmy więc odpowiednie kroki, które pomogą nam sprawniej organizować zaplecze IT. Nasi pracownicy na bieżąco są informowani o naszej aktualnej sytuacji finansowej i planach na przyszłość. Zależy nam, żeby każdy z członków zespołu zdawał sobie sprawę z wartości, jaką wnosi w pracę całej firmy – mówi mój rozmówca.

AdTonos. Stawiamy na długi proces rekrutacji

AdTonos opracował platformę programmatic do emitowania i targetowania reklam audio. Technologia zamienia w czasie rzeczywistym bloki reklamowe emitowane przez radio na reklamy kierowane indywidualnie do każdego słuchacza. Daje to reklamodawcom możliwości znane z innych form reklamy internetowej. AdTonos zatrudnia obecnie 11 pracowników, a klientami w Polsce są wszystkie komercyjne sieci radiowe.

Trudny początek

– Pierwsze dwa-trzy tygodnie po wybuchu pandemii to obraz jak po trzęsieniu ziemi. Jesteśmy adtechem, a budżety reklamowe to pierwsza rzecz jaka uległa ścięciu. Bez różnicy czy mówimy o Wielkiej Brytanii, Niemczech, Ameryce Łacińskiej, czy Polsce. Paradoksalnie skala cięć była bardzo porównywalna na każdym z tych rynków – mówi Michał Marcinik, dyrektor i współzałożyciel AdTonos.

Na szczęście po trzech tygodniach klienci zrozumieli, że sprzedaż online ma się dobrze i że AdTonos dostarcza mierzalną, targetowalną reklamę audio. Budżety ponownie zaczęły płynąć.

– Do tego stopnia polepszyła się sytuacja, że w kwietniu zrobiliśmy dwukrotnie lepszy wynik niż zakładaliśmy. To także związane jest ze zmianą słuchalności. Wzrost słuchaczy radia FM, którzy słuchają swojej ulubionej stacji online w ciągu dwóch miesięcy jest porównywalny ze wzrostem za cały zeszły rok. To praktycznie stała wartość na każdym rynku – dodaje mój rozmówca.

Obniżka wynagrodzeń

Michał Marcinik uważa, że prowadząc biznes w czasach pandemii, najtrudniej poradzić sobie z niepewnością. Nie wiemy bowiem absolutnie nic co przyniesie przyszłość. I chociaż ryzyko zawsze jest wpisane w startup, to przed wybuchem pandemii założyciele mogli oszacować, czego mogą się spodziewać w krótkoterminowej perspektywie. Dziś tego zrobić nie mogą.

– Gdy tylko została ogłoszona pandemia, zdecydowaliśmy o dosyć drastycznych krokach. Wszystko przez to, że w maju mieliśmy startować z nową rundą inwestycyjną. Stąd z dnia na dzień musieliśmy wydłużyć nasz runway, tak bardzo jak to tylko możliwe – mówi CEO AdTonos i dodaje, że w efekcie wstrzymał niemal wszystkie koszty związane z zewnętrznymi partnerami. Zamroził także wydatki na marketing i promocję. Największe wyzwanie? Obniżka wynagrodzeń.

Była niezbędna, aby utrzymać zespół w takim samym składzie. Szczęśliwie wszyscy zgodzili się na taką samą procentową obniżkę, rozumiejąc sytuację i ku zaskoczeniu Michała każdy z członków z zespołu miał bardzo otwartą postawę, nikt nie negocjował, ani nikt nie odszedł, mimo że każdy ma inną życiową sytuację.

– Rozmawialiśmy otwarcie w odniesieniu do konkretnych danych finansowych. Ustaliliśmy, że dopóki nie odłożymy określonej kwoty, która pozwoli nam na dodanie kolejnych miesięcy runway, wynagrodzenia zostaną obniżone. Po osiągnięciu tej wartości, nadwyżkę będziemy proporcjonalnie dzielić między siebie. Z perspektywy czasu widzę, że to scementowało nas jako zespół, a całe ćwiczenie porównałbym do sprintu w Runmageddonie. Przeczołgaliśmy się w błocie, dostaliśmy po dupie, znaleźliśmy wspólny próg bólu, ale dotrzemy do mety – mówi mój rozmówca.

Nie technologia, ale proces rekrutacji

Dlatego Michał Marcinik uważa, że fundamentem biznesu nie jest technologia lub pomysł, ale proces rekrutacji i ciągły proces wspierania zespołu. W związku z tym radzi, aby rekrutować długo i selekcjonować kandydatów. Dodaje, że prowadząc rekrutacje na potrzeby AdTonos, już na wstępie informuje na co firma zwraca uwagę i jakie są dla niej kluczowe wartości. Do tego umieszczając ogłoszenie o pracę w sieci, podaje widełki płacowe, aby proces był transparentny i zrozumiały dla kandydatów.

– Sądzę, że jeżeli stawia się sprawy uczciwie, to spotyka się to ze zrozumieniem. Dzięki czemu, gdy wybucha kryzys i sytuacja robi się trudna, to zespół rozumie i nie chcę zmieniać pracy, bo wie, że to przejściowa sytuacja – mówi Michał Marcinik.

Podsumowanie

Redukcja etatów to ostateczność – zdają sobie sprawę z tego przedstawione w artykule startupy, które mimo trudnej sytuacji na rynku, nie uszczupliły swoich zespołów. Niektóre wręcz przeciwnie: zainwestowały w zespół i zatrudniły nowych ludzi. Natomiast wszystkie zadbały, by żaden z ich pracowników nie musiał szukać nowego miejsca pracy.

W tym celu właściciele Infermedica, Genomtec, Bioxeltix i AdTonos podjęli niezbędne kroki, zabezpieczając interes firmy i swoich podopiecznych. W niektórych przypadkach niezbędna okazała się obniżka wynagrodzeń. Udało się ją jednak przeprowadzić bez utraty zaufania zespołu, głównie dzięki otwartej, szczerej komunikacji, na którą warto stawiać, nie tylko w czasach kryzysu.