Na co powinieneś zwrócić uwagę i czym powinieneś się kierować się przy wyborze programu do wystawiania faktur w Twojej firmie?
Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pl.depositphotos.com
Wybierz program prosty i wygodny
System do wystawiania faktur powinien być przede wszystkim prosty w obsłudze, czytelny i przejrzysty. Jeżeli przed wystawieniem faktury musisz się zapoznać ze szczegółową instrukcją, uczyć się obsługi, czy szukać odpowiedzi w dziale „Pomoc”, najprawdopodobniej ten program nie jest dla Ciebie. Wybierz coś bardziej intuicyjnego. Najwygodniej jest, kiedy od razu po zalogowaniu do systemu widzisz formularz do wystawienia faktury i nie tracisz czasu na poszukiwania interesujących cię opcji w gąszczu funkcji, okienek i obrazków.
Wysyłaj faktury online mailem do klientów
Bardzo przydatna jest możliwość wysyłania klientom wystawionych faktur mailem. Nie tracisz czasu na zapisywanie na komputerze faktury w pliku pdf, dodawanie jako załącznik w wiadomości mailowej, pisanie wiadomości „przewodniej”. Wystarczy, że wystawisz fakturę, zaznaczysz, że chcesz, aby została wysłana mailem i faktura automatycznie wędruje do klienta. Idealnie, jeśli możesz zamieścić na swojej fakturze przycisk do płatności online. Wtedy oszczędzasz również czas swojego klienta i ułatwiasz mu opłacenie Twojej faktury. Nie musi logować się do banku, przepisywać numeru rachunku, wpisywać Twoich danych. Wystarczy, że wciśnie przycisk, który przekieruje go do bramki płatności i zapłaci telefonem.
Podawaj tylko NIP klienta, a jego dane wkleją się same
Dla wielu przedsiębiorców ważna może być funkcja zaczytywania danych klienta z bazy Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Kiedy wystawiasz fakturę klientowi, wystarczy, że wpiszesz w programie numer NIP lub REGON i reszta danych uzupełni się automatycznie. Przy jednej fakturze może nie odczujesz dużej różnicy, ale jeśli wystawiasz przynajmniej kilka faktur w miesiącu, będzie to dla Ciebie istotna oszczędność czasu i wygoda.
Zdefiniuj faktury cykliczne i zapomnij o ich wystawianiu
Dla firm, które maja stałe, powtarzalne usługi, bardzo dużym ułatwieniem będzie możliwość wystawiania faktur cyklicznych. Wystarczy w formularzu zapisać wszystkie stałe dane w fakturze i wybrać, jak często faktura ma się generować (na przykład co tydzień lub co miesiąc) i wysyłać mailem do klienta, przy zachowaniu ciągłości numeracji. Faktury wystawiane są i wysyłane do klientów automatycznie. Będzie to rewelacyjna funkcja przy usługach najmu, obsłudze biurowej, czy informatycznej.
Znajdź program, który działa na wszystkim
W małych i średnich firmach dużą zaletą programu jest to, że nie jest przypisany do konkretnego urządzenia, ale działa online, z poziomu przeglądarki internetowej. Nie musisz być przywiązany do swojego komputera. Gdziekolwiek jesteś, tam możesz znaleźć klienta i wystawić mu fakturę. Dodatkowym plusem jest to, że nie przechowujesz danych kontrahentów i wystawionych faktur na swoim komputerze, więc nie zabierają Ci one pamięci urządzenia. W razie niespodziewanej awarii sprzętu, będziesz miał dostęp do wszystkich wystawionych faktur. Dane są przechowywane na zewnętrznych serwerach, które są bardzo dobrze zabezpieczone.
Poznaj inne ułatwienia, jakie daje program do wystawiania faktur
Są jeszcze inne opcje, które mogą mieć dla Ciebie duże znaczenie, jak np. możliwość dodania do faktury własnego logo, wprowadzanie rabatów, wystawianie szczególnych rodzajów faktur (np. faktury uproszczone, faktury VAT-marża, faktury proforma). Dlatego warto przed podjęciem ostatecznej decyzji sprawdzić, czy wybrany program będzie odpowiedni właśnie dla Ciebie. Większość systemów daje taką możliwość. Na przykład w Faktura.pl możesz w pierwszym miesiącu korzystać ze wszystkich funkcjonalności bezpłatnie, a po tym okresie wystawiać jeszcze 3 darmowe dokumenty miesięcznie. Dla młodych firm, które nie mają jeszcze roku, program przygotował specjalną ofertę półrocznego dostępu do pełnej funkcjonalności za darmo. To świetna okazja, aby sprawdzić, jakie masz możliwości ułatwienia sobie pracy i oszczędności czasu.
Cena to nie wszystko
Nie polecam sugerowania się wyłącznie ceną, jednak wiadomo, że ten aspekt również ma znaczenie przy wyborze programu, szczególnie dla nowych firm, które nie mają jeszcze dużych przychodów i szukają oszczędności. Dobrze wypróbować system, który daje możliwość skorzystania z promocyjnego okresu, albo pozwala bezpłatnie założyć konto i wystawiać kilka faktur. Często wygoda, prostota i dodatkowe funkcje czy usługi bardziej przekonują do wyboru określonego programu, niż pełny abonament, który zwykle oscyluje wokół ceny 100 zł netto za rok.
Wybierz program odpowiedni dla Ciebie
Nie ma jednej recepty na idealny program do wystawiania faktur online. Najlepszy jest ten, który pasuje do skali Twojej działalności, jest dostosowany do Twoich potrzeb i łatwy w obsłudze. Nie każdy przedsiębiorca, zwłaszcza początkujący, potrzebuje od razu dużego, skomplikowanego programu rachunkowego, księgowego czy magazynowego. Najlepiej wypróbować kilka z dostępnych na rynku rozwiązań i ocenić, z którym programem jest Ci najbardziej po drodze. Zwróć uwagę na łatwość obsługi, dostępne funkcje i cenę. Przetestuj sposób kontaktu z doradcą klienta. Wystawianie faktur, to ta przyjemniejsza część Twojej pracy. Dobrze, jeśli Twój program to rozumie i wspiera Cię w osiąganiu biznesowych celów.
