Jak wybrać program do faktur z obsługą KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF rewolucjonizuje polskie środowisko biznesowe

Nadchodzi prawdziwa rewolucja w świecie biznesu. Czasy tradycyjnej księgowości odchodzą do lamusa. Od 1 lutego 2026 roku największe firmy, w których sprzedaż będzie większa niż 200 mln zł będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), reszta przedsiębiorców będzie miała ten obowiązek dwa miesiące później, 1 kwietnia. Warto już dziś przymierzyć się do cyfryzacji księgowości swojej firmy, aby uniknąć kłopotów i poprawić swoją konkurencyjność rynkową. W myśl wprowadzonych zmian już niebawem każda faktura będzie musiała zostać wystawiona w formie elektronicznej i ewidencjonowana w urzędzie skarbowym za pośrednictwem KSeF.

– Obecnie blisko milion przedsiębiorców posługuje się papierowymi fakturami lub niekompatybilnym z systemem oprogramowaniem, np. kupowanym na płytach CD i nieaktualizowanym. Są to takie branże i zawody jak szewcy, fryzjerzy, fizjoterapeuci, częściowo mechanicy samochodowi czy budowlańcy. Wiele w tym kontekście mówi fakt, że obecnie na jednym z portali aukcyjnych są 2604 ogłoszenia oferujące papierowe druki faktur VAT. Jest popyt, jest podaż – mówi Kamil Fac, wiceprezes Faktura.pl.

Mimo że może to stanowić niejakie wyzwanie dla zwolenników biznesowej tradycji, to w ogólnym rozrachunku takie działanie obiecuje choćby częściowo ukrócić proceder oszustw podatkowych i poprawić nadzór nad dokumentacją biznesową w firmach. Co więcej, digitalizacja rachunkowości pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia, zgubnych w skutkach, pomyłek księgowych i podatkowych, a także ograniczyć roboczogodziny pracowników działów księgowych.

Najważniejsze funkcje i zabezpieczenia, jakie musi mieć Twój program do faktur

Nowoczesne oprogramowanie umożliwiające wystawianie faktur powinno być wyposażone w następujące funkcje.

Bezpieczeństwo cyfrowe

Choć to rozumie się samo przez się, to na początek zaznaczmy, że dobry program do fakturowania to program wyposażony we wszelkie zabezpieczenia, które pomagają uniknąć ataków hakerskich i trafienia danych biznesowych i informacji dotyczących kontrahentów w niepowołane ręce. Program powinien szyfrować dane podczas transferu, np. przy pomocy technologii SSL (Secure Socket Layer) lub TLS (Transport Layer Security) oraz w spoczynku – obecnie najbardziej uznany standard stanowi AES (Advanced Encryption Standard).

Akredytacja KSeF

To podstawowa funkcjonalność, bez której jako przedsiębiorca, obyć się nie możesz. Wybrany przez Ciebie program do faktur powinien umożliwiać automatyczny transfer wystawionych faktur i rachunków do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz prowadzenie ewidencji kosztów, składek i przychodów.

Obsługa techniczna

Wsparcie techniczne to kolejna sprawa, która może Ci się bardzo przydać. Każdy system i produkt zawodzi. To nieuniknione. Dlatego dostęp do responsywnej obsługi technicznej w czasie rzeczywistym to duża przewaga rynkowa.

Waluty i języki

Nowoczesne firmy współpracują z dostawcami i kontrahentami z wielu różnych krajów, dlatego najlepiej, żeby Twój program do faktur operował w kilku językach i walutach. Jeśli o to zadbasz, to najpewniej unikniesz nieporozumień z zagranicznymi klientami i przyśpieszysz terminy zapłaty należności.

Automatyzacja księgowości

Nowoczesny program do faktur musi także automatyzować i przyśpieszać wszelkie machinacje księgowe. Oprogramowanie tego typu jest wyposażone we wszelkie zasoby, które przyśpieszają działalność działów księgowych, a zatem pozwalać na szybkie raportowanie, automatyczne komunikowanie się z klientami i wysyłanie im rachunków, a także prace rozliczeniowe. Księgowość online w takim programie może okazać się nieoceniona.

Integracja

Nowoczesne programy do fakturowania można także połączyć z innymi systemami, narzędziami i oprogramowaniem do zarządzania relacjami z kontrahentami (CRM), planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), projektami i zadaniami wewnątrz organizacji.

Dostęp do danych

Na koniec zadbaj również o to, aby mieć nieograniczony dostęp do wszelkich danych finansowych, raportów i analiz niezależnie od pory dnia i nocy – dzięki temu unikniesz nerwów i będziesz w stanie efektywnie modyfikować swój plan działania.

Jak wybrać program do faktur z obsługą KSeF?

Z początku wybór właściwego programu do faktur z obsługą KSeF może wydawać się niełatwym zadaniem, jeśli jednak zapoznasz się z naszymi poradami, gwarantujemy, że znajdziesz opcję dostosowaną do potrzeb swojego biznesu.

A zatem: od czego rozpocząć poszukiwania?

Krok pierwszy – ocena potrzeb

Swoją podróż zaczynamy od gruntownej analizy swojej firmy. Otwórz notatnik i zastanów się, jakie funkcje są dla Ciebie najważniejsze i co jest Twoim priorytetem. Chcesz, żeby Twoja firma działała sprawniej, ale z uwagi na charakter działalności nie interesują Cię zbytnio możliwości integracji z innymi systemami? Zależy Ci na jak największej automatyzacji rachunkowości? W takim razie zaznacz to na swojej liście priorytetów.

Przemyśl także takie fundamentalne sprawy, jak to, ile faktur chcesz wystawiać miesięcznie, jakie typy dokumentów chcesz wystawiać (FV, korygujące, walutowe, itp.), a także to, w jakim stopniu Twój zespół jest przygotowany do pracy z narzędziami tego typu. Dopiero uzbrojony w tę wiedzę możesz z pełną świadomością wyruszyć na poszukiwania najlepszej opcji dla siebie.

Krok drugi – analiza opcji dostępnych na rynku

Teraz kiedy dysponujesz pełnym spisem wymagań, możesz zacząć przeczesywać Internet w poszukiwaniu idealnego programu dla siebie. Sprawdź, co inni użytkownicy sądzą o danym programie, zapoznaj się z asortymentem funkcjonalności i przekonaj się, od jakiego czasu na rynku funkcjonuje dostawca, a na koniec upewnij się, że dane rozwiązanie zostało opatrzone wszelkimi niezbędnymi certyfikatami bezpieczeństwa. Na tym etapie możesz samodzielnie przeanalizować funkcjonalności tego, czy innego oprogramowania, lub posiłkować się raportami i rankingami branżowymi.

W rankingu opublikowanego na łamach portalu e-przedsiębiorca na szczycie podium znalazła się Faktura.pl – niekwestionowany lider w segmencie, działający na rynku od 1999 roku, typowany także w rankingu najlepszych programów Business Insider. Program ma najnowsze zabezpieczenia (SSL, TLS, AES), umożliwia obsługę 24 najpopularniejszych walut, pozwala na wysyłanie powiadomień SMS, wybór opcji prowadzenia księgowości oraz integrację z innymi systemami do zarządzania firmą. Co więcej, współpraca z firmą faktoringową Finea poskutkowała oferowaniem opcji finansowania faktur do 300.00 zł, co może okazać się cennym narzędziem do budowania swojej pozycji na rynku i poprawę płynności finansowej. Dodatkowym atutem jest też niska cena pakietów – od 13.99 zł do 28.99 zł miesięcznie – oraz 30-dniowy darmowy dostęp testowy.

Krok trzeci – wybór i testowanie

Teraz przyszła pora zestawić swoje oczekiwania z ofertą dostawców oprogramowania do faktur. Zdecyduj się na opcję, która w największym stopniu usprawnia Twoją pracę i gwarantuje optymalny stosunek ceny do jakości. Jeśli wciąż się wahasz, to skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego, przeprowadź testy i zastanów się, który z programów jest najwygodniejszy w obsłudze dla Ciebie i Twojego zespołu. Zgromadź opinie swoich współpracowników i sam wytypuj najkorzystniejszy wariant, a na pewno się nie pomylisz.

Podsumowanie

Wygodny, tani i łatwy w obsłudze program do faktur to święty graal świata biznesu. Jednak przy odrobinie szczęścia i uwagi jesteś w stanie go znaleźć. Powyższe porady powinny przybliżyć Cię do osiągnięcia tego celu.

Artykuł sponsorowany