Jak wygląda praca zdalna w GetResponse? Refleksje po roku w modelu remote-first

Artykuł po raz pierwszy pojawił się na blogu GetResponse

Rok później: refleksje nad dobrą (i złą) stroną wprowadzenia modelu remote-first w firmie

– Przesłanie, które chcieliśmy przekazać pracownikom to: „Nie jesteś sam” – mówi Dorota Jaworska, Employer Branding and Learning Lead at GetResponse

Praca zdalna – jak to możliwe?

W ostatnim roku zaadaptowaliśmy się do pracy zdalnej, pracując z kuchni, a czasem nawet z łóżka w sypialni. W pracy towarzyszą nam pupile. Wiele kotów upodobało sobie leżenie na klawiaturze laptopa, a psy chcą wskoczyć nam na kolana podczas ważnych spotkań. Ponadto, dzieci biegają nam po pokoju, kiedy akurat potrzebujemy pełnego skupienia i ciszy.

Dostosowaliśmy się szybko, niezależnie od miejsca, z którego pracujemy. Jednak wciąż się uczymy i staramy jak najlepiej dopasować pracę zdalną do naszego życia.

Zdjęcie z kanału na Slacku #fun-pets, gdzie pracownicy GetResponse dzielą się zdjęciami (fot. materiały własne pracowników)

Niektórzy z nas zdecydowali się przejść w tryb pracy zdalnej (remote-first) i pozostać przy nim już na stałe. To pozwala na wprowadzenie realnych, długotrwałych zmian i wykorzystanie w pełni potencjału pracy z domu.

Miewamy wzloty i upadki, to oczywiste. Liczą się odpowiednia perspektywa i pozytywne podejście, ale też współpraca, osiąganie kompromisów i dobra koordynacja.

Podstawowa reguła, jaka nam przyświeca to: „Jest to sytuacja stanowiąca wyzwanie, ale nie musi być trudna ani uciążliwa.”

Wsparcie, słuchanie głosu pracowników i ciągłe ulepszanie warunków pracy zespołu było dla nas naturalne i ważne jeszcze przed pandemią.

Zastanawialiśmy się więc, jak przenieść to, co już robimy, do świata online.

Jednocześnie stanęliśmy przed wyzwaniem, jak zachęcić pracowników do zaangażowania, produktywności i budowania zdrowych nawyków.

W GetResponse znaleźliśmy wiele możliwości wsparcia pracowników w ciągu ostatniego roku pracy zdalnej. Udało się zrobić wiele dobrego w sytuacji będącej niespodziewanym wyzwaniem

Jesteśmy blisko pomimo dzielącego nas dystansu

– Potrzebujemy kontaktu z ludźmi i kogoś, z kim można swobodnie porozmawiać, kogoś kto będzie wiedział co dzieje się w naszym życiu. Nie można żyć w próżni – to niezdrowe – mówi Jan Marcinkowski, Customer Success Team Manager

Od samego początku kwestia komunikacji w firmie była kluczowa. Zmiana modelu pracy z biurowej na pracę zdalną stanowi pewne wyzwanie.

Postawiliśmy na dialog i poczucie wspólnoty. Dążyliśmy do tego, aby pracownicy czuli się bezpiecznie, mimo ogólnie panującej niepewności: jesteśmy w tym razem, pomimo dzielącej nas odległości. Jasna komunikacja, która szczegółowo wyjaśniała kolejne podejmowane przez firmę działania, pomogła nam zbudować szczerą i transparentną relację z pracownikami.

Zamiast udzielania ogólnych rad, skupiliśmy się na uważnym słuchaniu naszych pracowników: zrozumienie ich perspektywy było kluczowe. Na czym polegał ten proces? Na trzymaniu ręki na pulsie i częstym proszeniu o informację zwrotną, mierzeniu zaangażowania oraz na zbieraniu pomysłów.

Informacja zwrotna z pierwszej ręki

Najlepszy sposób na poznanie potrzeb i wyzwań pracowników? Po prostu zapytać.

Przeprowadziliśmy ankietę wśród ponad 300 naszych pracowników, pytając o ich doświadczenia z ostatniego roku. Cieszy nas, że 91.6% z nich powiedziało, że czuje wsparcie od firmy po wprowadzeniu pracy zdalnej.

Wiele osób docenia możliwość pracy zdalnej. Pracownicy mają nadzieję na jeszcze lepsze wykorzystanie tego modelu w przyszłości i pracę z dowolnego miejsca na świecie – kiedy podróże i wyjazdy będą już bezpieczne.

Co pomogło nam w tym czasie zbudować mocną i szczerą relację z pracownikami? Empatia w odniesieniu do zmiany dotyczącej nas wszystkich, a jednak tak różnie przez nas przeżywanej.

– Początkowo moje doświadczenia we współpracy zdalnej z innymi działami firmy były dziwne. Niektórzy odpowiadali bardzo szybko, inni nie spieszyli się z odpowiadaniem na wiadomości. Byłem sfrustrowany, jednak w głowie wciąż miałem myśl: „Nie wiesz z czym ta osoba się w tej chwili mierzy. Może dziać się cokolwiek” – mówi Michał Leszczyński, Head of Content Marketing & Partnerships.

Praca w domu czasem oznacza życie pracą

Aplikacja wspomagająca zaangażowanie

Po przeprowadzeniu ankiety wśród pracowników zdecydowaliśmy się na danie pracownikom możliwości, aby dzielili się szczerą, anonimową opinią przy pomocy aplikacji online.

Aplikacja zadaje kilka pytań dotyczących zaangażowania w sprawy firmowe, nastrój, itp. Ma to na celu pomoc w zachowaniu równowagi między pracą a życiem prywatnym i jednocześnie zachęca pracowników do większego zaangażowania w budowanie relacji. Firma zyskuje cenne informacje zwrotne na temat realnego stanu postrzegania sytuacji przez pracowników.

Wskaźnik odpowiedzi udzielonych w zeszłym roku to 75%, a narzędzie daje możliwość podzielenia się konstruktywną krytyką, która wpłynie na realne zmiany w firmie – zmiany na lepsze.

Wspieraj i inspiruj

Ludzie potrzebują wyposażenia do pracy.

Wiele osób musiało zmienić salon, kuchnię lub nawet sypialnię w domowe biuro. W trybie pracy zdalnej miejsce wykonywania naszych służbowych obowiązków ciągle się zmienia. Wszyscy potrzebujemy odpowiedniego wyposażenia żeby funkcjonować jako pracownicy, którzy swoją pracę wykonują z domu.

Wprowadziliśmy jednorazowe dofinansowanie dla pracowników, aby mogli w odpowiedni dla siebie, indywidualny sposób przygotować miejsce do pracy w swoim domu. Pieniądze mogli wykorzystać na zakup wyposażenia biurowego, instalację lepszego oświetlenia, nowe głośniki, a nawet na środki higieny osobistej.

„Zupełnie niespodziewanie i nagle praca zdalna stała się koniecznością dla wszystkich, a nie jedynie ciekawą opcją dla części pracowników” mówi Dorota Jaworska. „Analizując pracę zdalną pod tym kątem, dobrze poradziliśmy sobie ze zmianą i adaptacją do nowych warunków pracy. Ludzie są dla nas najważniejsi, więc skupiliśmy się na zadbaniu o ich potrzeby: wprowadzeniu nowego rodzaju benefitów, promowaniu inicjatyw prozdrowotnych oraz inspirowaniu wartościowymi treściami”.

„Kilka przykładowych akcji prowadzonych w tym czasie dotyczyło m.in. stawiania granic między pracą a życiem prywatnym oraz radzenia sobie ze stresem i brakiem motywacji.”

Idąc za ciosem, przygotowaliśmy też warsztaty poruszające temat zdrowia fizycznego i psychicznego podczas pracy zdalnej.

Warsztaty były darmowe i otwarte dla wszystkich pracowników. Każdy miał szansę na żywo skorzystać z wiedzy ekspertów do spraw: zdrowia psychicznego, pracy zdalnej oraz adaptacji do zmian. Webinary nagraliśmy i udostępniamy wszystkim pracownikom w formie zawsze aktualnych treści, aby mogli lepiej radzić sobie z wyzwaniami stawianymi przez pracę zdalną.

„Przesłanie, które chcieliśmy przekazać pracownikom to: Nie jesteś sam.” – mówi Dorota Jaworska.

Czy mnie widać?

Włączenie kamery podczas spotkań online pomaga budować więź ze współpracownikami podczas pracy zdalnej

W ciągu ostatniego roku do zespołu GetResponse dołączyli nowi pracownicy z całego świata – ponad 85 osób (a wciąż aktywnie rekrutujemy nowe osoby). Nie mieli oni okazji doświadczyć pracy w naszych biurach. Nie widzieli, jakie relacje budują ze sobą pracownicy i jak wspólnie spędzają czas w strefach relaksu, rozmawiając na różne tematy. Nowi pracownicy zostali zatrudnieni, wprowadzeni w działanie i kulturę organizacyjną firmy oraz weszli we współpracę ze swoimi działami całkowicie zdalnie.

Jednym z najważniejszych wniosków, oczywistym w swej prostocie jest: włącz kamerę, pokaż się. Zachowaj swoją naturalność w formalnym środowisku.

– Włączenie kamery i możliwość zobaczenia osoby po drugiej stronie ekranu podczas spotkań jest dla nas bardzo ważna – mówi Maria Karczewska, Financial Controller.

Początkowo część osób podchodziła do tej rekomendacji z rezerwą. To zrozumiałe. Wprowadziliśmy w firmie ogólną zasadę dotyczącą włączania kamery w trakcie spotkań, kiedy prezentujemy lub zespołowo omawiamy dany temat. Szybko okazało się, że możliwość zobaczenia współpracowników to coś, co sprawia, że atmosfera jest lepsza, a motywacja do pracy rośnie.

Rosi Vitanova dołączyła niedawno do zespołu GetResponse i pracuje zdalnie z Bułgarii. Stała się częścią naszej firmy, mimo że nigdy nie spotkała osobiście rekruterów ani swoich najbliższych współpracowników. To jedna z osób, które zostały zatrudnione, wprowadzone w działanie i kulturę organizacyjną firmy oraz przeszły szkolenia całkowicie zdalnie.

Możliwość bycia sobą przed ekranem komputera oraz widok prawdziwych reakcji współpracowników sprawił, że od samego początku Rosi czuje się w swoim zespole komfortowo.

– To dobry sposób na pokonanie dzielącej nas bariery. Komunikując się wirtualnie czuję, że nadal mogę być sobą. Nie ma sztywnej, formalnej atmosfery – mówi Rosi Vitanova. – Tak po prostu jest w GetResponse: każdy zachowuje się tak, jak na co dzień. Z takim podejściem o wiele łatwiej jest ludziom otworzyć się na innych.

Rozmowy przy kawie

To, z czym mierzymy się poza pracą, ma duży wpływ na obowiązki służbowe, ale przede wszystkim ma moc wykolejenia naszych życiowych planów. Dlatego utrzymanie stałych relacji między pracownikami oraz zaangażowanie w rozmowy „o wszystkim i o niczym” są bardzo ważne. Taki pozapracowy kontakt z koleżankami i kolegami pomaga nam pokonać codzienne trudności oraz daje poczucie, że mamy kogoś, kto nas wysłucha.

Włączenie kamery w trakcie spotkań online może początkowo być trudne, jednak taki kontakt to wartość dodana podczas zdalnej pracy

„Potrzebujemy kontaktu z ludźmi i kogoś, z kim można swobodnie porozmawiać, kogoś kto będzie wiedział, co dzieje się w naszym życiu” mówi Jan Marcinkowski, Customer Success Team Manager. „Nie można żyć w próżni – to niezdrowe.”

To bardzo prosta zasada, ale od czasu do czasu każdy powinien sobie o niej przypomnieć.

Taka informacja zwrotna sprawiła, że Michał Leszczyński oraz inni managerowie dbają o utrzymanie kontaktu i regularnie organizują luźne rozmowy przy kawie. Zachęcają osoby należące do zespołu do szukania rozwiązań, które odpowiadają ich aktualnym potrzebom.

„Ludziom w moim zespole bardzo brakuje takich luźnych, korytarzowych rozmów” mówi Michał Leszczyński. „Rozmawiamy o naszym hobby albo o czymś innym, ale nigdy nie poruszamy tematu pracy. Odkąd zaczęliśmy regularne spotkania przy kawie, jesteśmy dla większym siebie wsparciem. W 95% przypadków wszyscy uczestniczą w tych spotkaniach.”

Nowa rzeczywistość na Slacku

Pracownicy wykorzystują czas na lepsze poznanie siebie nawzajem i budowanie relacji w zespole

Nie można całego czasu pracy sprowadzać jedynie do spotkań online i wideoczatów. Komunikacja w zespole powinna odbywać się w czasie rzeczywistym i być dla wszystkich bardzo naturalna. Pomaga nam w tym Slack. Wszyscy pracownicy mogą swobodnie sobą rozmawiać między sobą i wymieniać uwagi o ważnych zadaniach do wykonania, dzielić się lokalnymi i światowymi newsami, czy po prostu witają się i pokazują zabawne grafiki i memy.

Poza kanałami na Slacku poświęconymi bieżącym projektom, scrumowi oraz kampaniom, mamy również wiele kanałów dedykowanych socjalizacji pracowników np.: kanał o kolarstwie, kanał z poradami, ale też kanał poświęcony ciekawostkom.

Nowością, którą wprowadziliśmy jest wtyczka na Slacku o nazwie Donut. Łączy ona w grupy losowo wybranych pracowników i zachęca ich do wspólnego spędzenia czasu, poznania się lub – jeśli pracownicy już się znają – do utrzymania kontaktu.

Jan Marcinkowski próbował wielu sposobów na utrzymanie zaangażowania i podtrzymanie więzi w swoim licznym zespole. Ostatecznie zdecydował się na stworzenie kanału, gdzie każdy może zadać pytanie i uzyskać na nie odpowiedź – w jednym miejscu. Kanał jest wirtualnym hołdem dla miejsca, w którym zespół spotykał się na co dzień w biurze przy kawie, zacieśniając więzi ze współpracownikami.

Zaczął też prowadzić interaktywnego bloga, w którym co tydzień w humorystyczny sposób podsumowuje wydarzenia z minionego tygodnia. Poza tym, regularnie zaprasza swój zespół na spotkania feedbackowe i takie, które mają na celu wspierać wszystkich pracowników.

– Informacje zalewają nas z wielu źródeł, czasem trudno jest nadążyć – mówi Jan. – Stworzyłem więc bloga z myślą, że to pomysł, który warto wypróbować. Wszystkim się bardzo spodobał i są wdzięczni za zebranie wszelkich aktualnych informacji w jednym kanale.

Niektóre zespoły wsparcia (back office) mają inne od reszty zespołu strukturę pracy i plan dnia. Znalezienie czasu na interakcję stało się wyjątkowo ważne, kiedy praca zdalna sprawiła, że pracownicy są rozproszeni.

– W moim zespole jesteśmy w stałym, bliskim kontakcie. Każdego dnia rano mamy spotkania, które czasem trwają nawet godzinę. Jednak, co ważne, w trakcie spotkań nie rozmawiamy jedynie o pracy, ale również o tym, co dzieje się w naszym życiu prywatnym – mówi Maria Karczewska. – To niezbędny element, który pozwala nam utrzymać kontakt i być w dobrej relacji ze współpracownikami. Praca zdalna może być niekomfortowa, człowiek czuje się osamotniony. Dlatego ważne jest, aby rozmawiać również o sprawach niezwiązanych z pracą.

Praca zdalna z dnia na dzień stała się koniecznością. Wiele firm na świecie postanowiło wprowadzić ten model pracy na stałe

Wnioski i obserwacje

Po roku, który pod każdym względem był wyjątkowy, nasze najważniejsze wnioski i obserwacje to:

• ? Elastyczny czas pracy, który wpisuje się naturalnie w życie pracowników, jest bardzo ważny. Pracować można w każdej chwili, w dzień lub w godzinach nocnych (pod warunkiem, że każdy bierze udział w najważniejszych planowanych spotkaniach).
• ? Wirtualne eventy i propozycje wspólnych zajęć dla całej firmy to coś, o co należy szczególnie zadbać, m.in.: webinary dotyczące zdrowia i samopoczucia, wirtualne imprezy świąteczne, integracja zespołów przy pomocy gier oraz aktywności wspierających budowanie relacji.
• ? Przebudowanie struktury benefitów pracowniczych, tak aby wspierały nową rzeczywistość, to konieczność. W naszym przypadku dobrze sprawdza się jednorazowe dofinansowanie domowego biura lub przestrzeni do pracy oraz comiesięczny bonus GetRemote przeznaczony na zakup wszelkich niezbędnych materiałów.
• ? Wprowadzenie dnia przeznaczonego na pracę twórczą GetFocused Day jest dobrym pomysłem ➡️ to jeden dzień w tygodniu, w którym nie ma żadnych spotkań, a pracownicy mogą w pełni skupić się w pełni na zadaniach kreatywnych.
• ? Wprowadzenie możliwości asynchronicznej współpracy w projektach i dokumentach wspiera efektywność. W nowym, rozproszonym środowisku pracy to dobre rozwiązanie usprawniające wspólną pracę osób przebywających w różnych strefach czasowych, pracujących różnymi metodami.
• ? Luźna komunikacja nie tylko na temat pracy to ważna część… pracy.
• ➡️ W codziennej komunikacji korzystamy ze Slacka. W ostatnim roku stworzyliśmy dodatkowe kanały przeznaczone na komunikację pozazawodową w czasie pracy: pracownicy poruszają temat wspólnych zainteresowań, hobby, udzielają sobie porad na temat sprzętu i wyposażenia oraz pokazują zdjęcia swoich domowych zwierzaków.

„Jestem zadowolony z naszego elastycznego środowiska pracy. Nie ma potrzeby tłumaczenia, np.: Pracuję teraz, a potem robię trzy godziny przerwy na drzemkę i spacer. Nie potrzebuję takiej informacji, chyba że pracujemy na wspólnym dokumencie lub projekcie. A i w takiej sytuacji wystarczy jedynie powiedzieć: Robię sobie przerwę, a swoją część pracy wyślę do wszystkich wieczorem.”

– Mamy odpowiednie narzędzia oraz odpowiednie nastawienie – mówi Michał Leszczyński.

W firmie trzymamy się kilku wytycznych, które pomagają nam zachować pozytywny nastrój i ułatwiają osiągnięcie zdrowego balansu między pracą a życiem prywatnym:

• Otwarte dzielenie się informacjami zwrotnymi i wiedzą jest bardzo ważne, zarówno dla nas samych, jak i dla naszych kolegów oraz koleżanek z zespołu.
• Jasno wytyczony cel i plan jego realizacji – spisany oraz „w głowie” – to korzyść dla wszystkich osób pracujących nad projektem.
• Promocja autonomicznego podejścia do wykonywania obowiązków służbowych daje pracownikom poczucie sprawczości i ich wzmacnia. Pozwala też na elastyczność w pracy oraz na szybkie dostosowanie się do zmieniającej się rzeczywistości.
• Spotkania muszą być efektywne: bez dygresji odbiegających od głównego tematu, zmierzające do celu, w jakim spotkanie zostało zwołane. Wszelkie materiały powinny być przygotowane z wyprzedzeniem, a po spotkaniu wysyłamy podsumowanie i listę kluczowych zadań do wykonania.
• W trakcie pracy powinniśmy znajdować czas na spotkania nie dotyczące pracy ani projektów oraz na rozmowy o rzeczach, które nas interesują i angażują pracowników w koleżeńskie interakcje.
• Zaufanie to podstawa.

Głęboko wierzymy w to, że nasze zasady pomogą utrzymać dobry kierunek, zarówno teraz, jak i w przyszłości.

–

Autor: Habeab Kurdi, Copywriting Coordinator w GetResponse