Jak założyć firmę w Danii? Garść praktycznych porad

Od wielu lat Dania jest jednym z najbardziej stabilnych gospodarczo państw na świecie. Kraj ten zajmuje wysokie pozycje w rankingu poziomu szczęścia swoich obywateli, tuż obok Finlandii czy Norwegii. Zamieszkuje go niecałe 6 mln ludzi, a poziom ich dochodu należy do najwyższych na świecie. Wprawdzie inflacja zbliża się obecnie do 10%, ale jest to sytuacja bez precedensu od 1983 roku. Sprawne działanie aparatu państwowego, przejrzyste prawo pracy, otwartość na zagraniczną siłę roboczą oraz wysoki poziom zarobków sprzyjają napływowi imigrantów.

W tej grupie znajdują się również Polacy, których wg duńskiego GUS-u jest już prawie 50 tys., a Polska imigracja w Danii ma długą historię, bo już pod koniec XIX w. nasi rodacy jeździli do tego skandynawskiego kraju w celu pracy przy zbiorach buraka cukrowego. Współcześnie Polacy pracują w całym spektrum zawodów, od IT i kosmetykę przez medycynę oraz branżę budowlaną i sprzątającą.

Polscy pracownicy w Danii

Obecnie wyróżnić można cztery główne formy pracy, jaką podejmują Polacy w Danii:

• pracownicy delegowani,
• sezonowi,
• zatrudnieni na stałe
• oraz przedsiębiorcy.

Pierwsza grupa dotyczy wszelkiego rodzaju specjalistów oraz osób, które wykonują krótkoterminowe zlecenia. Są oni wysyłani z Polski wg przepisów unijnych i przebywają na terenie Danii krótko, wykonując dane zadanie w określonym czasie.

Pracownicy sezonowi znajdują najczęściej zajęcie w przetwórstwie owoców i warzyw bądź pracach okresowych (np. prace ogrodowe, malowanie letnich domów, sprzątanie działek). Przybywają do Danii w okresie zbiorów i wracają do Polski tuż po nim.

Osoby zatrudnione na stałe najczęściej przebywają początkowo na kontraktach krótkoterminowych, a dopiero później zostają na stałe. Jest tutaj całe spektrum polskich pracowników: pielęgniarki, dentystki, kosmetyczki, kelnerzy, inżynierowie, stolarze czy specjaliści od IT).

Przedsiębiorcy stanowią najmniej liczną grupę polskich imigrantów. Według raportu duńskiej firmy consultingowej Radner (www.radner.dk), biznes w Danii prowadzi obecnie ok. 3 tys. Polaków, którzy działają głównie w branży budowlanej oraz sprzątającej. Z uwagi na etos pracy są uznawani za rzetelnych i godnych współpracy partnerów. Punktualność, dyscyplina, dokładność oraz wysoka jakość usług stanowią najlepszą wizytówkę polskich przedsiębiorców w Danii.

Biznes w Danii – popularne formy

Polacy w Danii prowadzą najczęściej biznes w dwóch formach:

• działalności jednoosobowej (enkeltmandsvirksomhed)
• oraz spółki z o.o. (anpartselskab).

Pierwszy rodzaj jest prawnie zbliżony do tego, co znamy z Polski, aczkolwiek jest jedna fundamentalna różnica: podatek dochodowy, podobnie jak ZUS płacony jest po zakończeniu roku obrotowego. Założenie firmy w Danii następuje online i wystarczy zadeklarować konkretny poziom dochodu i na tej podstawie urząd oszacuje zaliczkę na podatek dochodowy (forskudsopgørelse). Jest ona płatna w ciągu roku, w czterech równych ratach. Po jego zakończeniu, kiedy będzie już jasne jaki zysk wygenerowała firma, można dopłacić podatek lub czekać na rozliczenie urzędu.

Jeśli zatem ktoś zadeklaruje relatywnie niski dochód, w praktyce w ciągu roku płaci niewielkie zaliczki, a zobowiązanie wobec duńskiego ZUS-u pojawia się dopiero w kolejnym roku obrotowym. Jest to wygodne przede wszystkim dlatego, że nie ma stałego obciążenia kosztem ubezpieczeń, a ponadto w przypadku niewielkich zysków – podatek nie jest płacony w ogóle.

Spółka w Danii działa podobnie jak w Polsce. Podatek płacony jest od zysku na podstawie danych finansowych po zakończeniu roku sprawozdawczego. W Danii można wybrać go w dowolny sposób: może to być od stycznia do grudnia, ale też np. od kwietnia do końca marca. Decyzji dokonuje się na etapie rejestracji spółki. Również wtedy należy zdecydować, czy firma będzie płatnikiem VAT.

W tym kontekście można wybrać rozliczenie raz na rok, kwartał lub nawet dwa tygodnie (dla firm, które potrzebują szybko gotówki na potrzeby płynności finansowej). Wpis do tego rejestru jest obowiązkowy dla wszystkich firm, których obroty przekroczą 50 tys. DKK w ciągu 12 miesięcy.

W Danii obowiązuje reguła, że VAT można zapłacić najwcześniej 5 dni przed upływem terminu jego płatności. Jeśli przedsiębiorca zapłaci go wcześniej, urząd odeśle pieniądze informując mailowo, że można je wpłacić najwcześniej pięć dni przed terminem.

Jak założyć spółkę w Danii?

Założenie spółki w Danii nie jest trudne i zasadniczo wymaga tych samych dokumentów, co w wielu innych europejskich krajach, tj. listy wspólników, umowy spółki, skanów paszportu oraz wpłaty kapitału zakładowego itd.. Dla ApS-a (skrót od anpartselskab) wynosi on minimalnie 40 tys. duńskich koron. W przypadku spółki akcyjnej (aktieselskab) jest on 10-krotnie większy. Według statystyk firmy doradczej Proaktif (www.proaktif.dk) oraz duńskiego rejestru przedsiębiorców (www.virk.dk) przeciętny czas rejestracji firmy w Danii wynosi 1-3 tygodni.

Tempo jest zależne od tego jak szybko zostanie wpłacony kapitał zakładowy oraz tego czy wniosek o założenie firmy zostanie sprawdzony automatycznie czy będzie podlegał weryfikacji manualnej. Jeśli przedsiębiorca nie posiada lokalnego adresu, z pomocą może przyjść wirtualne biuro w Danii, które nie tylko przyjmie listy i zeskanuje, ale również prześle na wskazany adres, także w Polsce.

Wprawdzie większość korespondencji z urzędami następuje online, ale niektóre dokumenty są nadal wysyłane w formie papierowej. Wyzwaniem jest natomiast założenie konta bankowego dla spółki w Danii. Z uwagi na procedury o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy AML (ang. anti-money loundering) duńskie banki podchodzą bardzo dokładnie do weryfikacji swoich klientów i zazwyczaj proszą o szereg dodatkowych dokumentów, takich jak biznes plan czy prognozę budżetową.

Duńskie uwierzytelnienie online

Ciekawym rozwiązaniem na poziomie krajowym jest MitID (lub NemID). Jest to rodzaj duńskiego uwierzytelnienia online, zbliżonego do ePUAP. Różnica polega jednak na tym, że służy ono do logowania tak do instytucji państwowych jak i do banków, narodowej poczty online oraz wielu innych instytucji. Bez posiadania MitID praktycznie nie jest możliwe funkcjonowanie w duńskim systemie prawno-podatkowym, ponieważ korespondencja z urzędami, bankami a często także sektorem prywatnym odbywa się za pomocą tzw. e-boks. Jest to elektryczna skrzynka mailowa, odpowiednio zaszyfrowana, do której logowanie następuje właśnie poprzez MitID.

Element ten jest jednym z podstawowych wyzwań, przed którymi stoją polscy przedsiębiorcy w Danii. Sama rejestracja spółki nie jest trudna, ale uzyskanie pozwolenia na pobyt dla jej dyrektora, numeru CPR oraz „wejście w system” są już znacznie bardziej skomplikowane.

Wymagają niekiedy kilku wizyt w urzędzie ds. imigracji (SIRI) oraz lokalnej gminie (Borgerservice), wynajęcia biura na miejscu oraz potencjalnie meldunku. Kolejnym wyzwaniem jest znajomość języka. Trudno jest osiągnąć wyższy poziom dochodu oraz zaufania Duńczyków bez tej umiejętności. Wbrew pozorom nie wszyscy obywatele tego kraju biegle posługują się angielskim, a w szczególności na prowincjach język ten nie jest zbyt często używany.

Jak zdobyć kontrakt w Danii?

To jedno z najczęstszych pytań, które zadają sobie polscy przedsiębiorcy, którzy chcą wejść na ten rynek. Bogaty i bliski geograficznie kraj kusi możliwościami ekspansji. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na to, że w wielu sektorach jest ogromne zapotrzebowanie na jakościową siłę roboczą, a Polacy mają bardzo dobrą opinię u Duńczyków.

We współpracy z nimi należy jednak mieć świadomość różnic kulturowych, które determinują możliwości dalszej współpracy. Przede wszystkim warto stosować metodę małych kroków. Duńska firma najczęściej będzie chciała przetestować swojego kontrahenta, dając mu początkowo małe zlecenie, a potem stopniowo testując jego możliwości oraz jakość, dawać mu nieco więcej pracy. W ten właśnie sposób rośnie najwięcej polskich firm w Danii.

Różnice kulturowe – na co zwrócić uwagę?

Różnice kulturowe przejawiają się w wielu obszarach. Przede wszystkim Duńczycy dbają o balans pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. Wielogodzinna praca nie jest mile widziana, bo pracodawcy zdają sobie sprawę, że szczęśliwy pracownik to ktoś, kto ma czas dla siebie, rodziny i bliskich. Istnieje wiele układów zbiorowych i związków zawodowych, które dbają o to, żeby zapobiegać nadmiernemu wykorzystywaniu pracowników. W praktyce to one ustalają wynagrodzenie minimalne w poszczególnych branżach czy dodatkowe składki na ubezpieczenie emerytalne.

Kolejnym aspektem jest nieformalność. W wielu przypadkach umowa będzie miała jedynie charakter ustny, a jej warunki będą dogadywane na bieżąco. Duńczycy starają się podejść do problemów kompromisowo, szukając rozwiązania, które zdroworozsądkowo zaakceptują obie strony. Długie i skomplikowane umowy są niemile widziane i raczej świadczą o braku zaufania niż o realnej chęci wspólnego działania. Podobny element kultury występuje w pracy, gdzie formalne ubranie może być rzadkością nawet na stanowiskach, które tego wymagają.

Tytuły bądź nazwy stanowisk są z reguły omijane, a większość osób w środowisku pracy zwraca się do siebie po imieniu, bez względu na hierarchię. Egalitaryzm przejawia się praktycznie we wszystkich obszarach życia. Okazywanie zasobów finansowych poprzez drogie zegarki, widoczne metki z luksusowymi markami lub ekskluzywne samochody również nie jest w dobrym tonie. Świadczą bardziej o ignorancji duńskiej kultury i będą odbierane jako pozerstwo.

Kultura informacji zwrotnej jest powszechna i w przypadku popełnienia błędu w pracy należy się spodziewać, że pracodawca lub współpracownik wymieni przyczyny takiej sytuacji. W środowisku zawodowym oczekiwane jest to, aby podejmować samodzielnie decyzje i wnosić wkład do zespołu, nawet jeśli oznacza to publiczne niezgadzanie się ze zdaniem szefa.

Ważnym aspektem jest socjalizacja, a w szczególności podczas zawierania nowej umowy oczekiwane jest, że z potencjalnym kontrahentem spędzi się trochę więcej czasu w nieformalny sposób poznając to, jakim jest człowiekiem. Powyższe aspekty nieco różnią się od specyfiki pracy w Polsce. Przedsiębiorcy z innych krajów niekiedy nie zdają sobie sprawy z tego jak kluczowym aspektem w relacjach z Duńczykami jest zrozumienie ich kultury biznesowej.

Myślisz o Danii? Przygotuj się

Reasumując, Dania to ciekawy i zasobny rynek, o którym warto myśleć w perspektywie długoterminowej. Aby odnieść sukces w tym kraju, warto odpowiednio wcześniej przygotować się do działania i rozumieć, w jaki sposób myśli duński przedsiębiorca oraz jakie wyzwania natury prawno-podatkowej czekają nas na lokalnym rynku.