Tekst jest częścią akcji partnerskiej mającej na celu promocję bezpłatnych wydarzeń organizowanych w łódzkim i katowickim oddziale Idea Hub. Podczas szkoleń uczestnicy dowiedzą się o tym, jak od środka wygląda prowadzenie działalności gospodarczej. Więcej na ich temat na stronie wydarzenia.
Jednakże czy tego chcemy czy nie, to zarządzanie finansami jest miernikiem efektywności działania firmy. I nie chodzi wcale o zysk, przychody czy koszty, ale o rzeczywisty przepływ gotówki w firmie. Dlatego zacznijmy od przepływów finansowych.
1. „Cash is the king”
W przepływach finansowych chodzi o to, żeby wpływy do firmowej kasy były większe od wypływów. Dlaczego? Bo wtedy mamy za co inwestować, płacić rachunki i pensje pracownikom. I wcale nie chodzi o zysk – chodzi o fizyczną gotówkę na koncie. Ile razy było tak, że wystawiłeś faktury sprzedaży, a pieniędzy na koncie nie było? Zatory płatnicze, nierzetelni kontrahenci, upadłości – to wszystko wpływa na to, iż mając zysk „na papierze” dalej nie masz gotówki. Dlatego wiele firm zbankrutowało, a powodem tego nie był brak zysku, lecz to, że nie miało środków na prowadzenie biznesu.
Pierwsza zasada – oddziel finanse firmy od swoich prywatnych, najlepiej mając oddzielne konta. Ustal z samym sobą wysokość miesięcznej pensji, którą będziesz sobie wypłacać, resztę inwestuj.
Druga zasada – stwórz listę wpływów i wypływów gotówki w firmie. Kiedy wystawisz fakturę – zapisz kiedy spodziewasz się płatności. Kiedy dostaniesz fakturę kosztową zapisz kiedy masz zapłacić. Na szczęście dziś masz to wszystko w systemie fakturowym – korzystaj z tego! Uwzględnij VAT, ZUS, zaliczkę na podatek dochodowy. Zrób prognozy wpływów i wydatków na podstawie wystawionych i otrzymanych dokumentów – o te kwestie śmiało możesz także poprosić biuro księgowe, z którym współpracujesz. Uwaga uwzględnij także zapłaty otrzymane gotówką w swoich miesięcznych prognozach – to także wpływy do Twojej firmy – dopiero wtedy będziesz miał cały obraz swoich przepływów finansowych. Pamiętaj, że to nie przez brak zysku, ale przez brak gotówki firmy upadają – dlatego monitorowanie wpływów i wydatków jest tak ważne – i to miesięcznie!
Trzecia zasada – sprawdzaj swoich kontrahentów przed podpisaniem umowy – zerkaj na KRS, zaległości podatkowe, sprawdzaj NIP, podpisuj umowy, unikaj wystawiania faktur na długie terminy płatności, proś o zaliczki, zwłaszcza kiedy wykonujesz coś pierwszy raz dla nowego klienta. Często radość z pozyskania klienta pryska, kiedy przestaje płacić, a Ty już zainwestowałeś czas swój i swoich pracowników, pieniądze i swoje aktywa.
2. ROI – klucz do efektywnego zarządzania inwestycjami w firmie
Return on Investment (ROI) – zwrot z inwestycji. Klucz do podejmowanych decyzji w firmie. Jeśli jest pozytywny jest ok. Im większy tym lepszy. Co to jest ROI? To zwrot jaki otrzymasz z zainwestowanych środków pieniężnych lub czasu, który poświęcisz klientowi, na konkretne działania. Zanim zainwestujesz swój czas czy pieniądze po prostu zadaj sobie pytanie czy Ci się to opłaca? Ta sama zasada dotyczy wydatków na reklamę, uczestnictwo w konferencji, stworzenie nowe strony internetowej, kupienie nowego samochodu czy wynajęcie nowego biura.
Pierwsza zasada – zanim zaczniesz działać wyceń swój czas spędzony nad projektem, zaangażowane środki, utracone korzyści (ile mógłbyś zarobić robiąc w tym czasie coś innego), koszty Twojego zespołu i zestaw z spodziewanymi korzyściami i przychodami. Jeśli wpływy będą większe od spodziewanych nakładów zdecyduj czy idziesz dalej czy nie.
Druga zasada – bardzo popularne w tej chwili jest promowanie swojej działalności w Internecie. Dlatego zanim zdecydujesz się na artykuł sponsorowany, reklamę w mediach społecznościowych czy każdą inna płatną działalność, zdefiniuj oczekiwane rezultaty przekładające się na konkretne mierzalne wyniki. Na szczęście możliwości monitorowania działalności w Internecie jest mnóstwo – korzystaj z tego. Zestaw je z planowaną inwestycją i dopiero wówczas zdecyduj. Pamiętaj, że ilość ‘like’ów’ nie jest wyznacznikiem sukcesu Twojego biznesu – like’ami nie zapłacisz za rachunki. Dopiero konwersja Twojej działalności w Internecie na konkretne spodziewane rezultaty (przychody) jest miarą sukcesu Twojej działalności marketingowej.
Trzecia zasada – wyceniaj swój czas w firmie na konkretne pieniądze. Dlatego po to określasz wysokość swojej pensji we własnej firmie, żebyś wiedział ile kosztuje Twoje zaangażowanie. CZAS, zwłaszcza na początku, jest jedną z najważniejszych, obok Twoich umiejętności, wartości jaką wnosisz do swojej firmy. Poświęcasz trzy godziny na spotkanie, które przyniesie mało lub zero spodziewanej wartości – zastanów się następnym razem spoglądając na zegarek czy warto. Trzymaj się konkretów, wyznaczaj priorytety i dotrzymuj terminów wyznaczonych przez siebie samego – szanuj tym samym swoje pieniądze.
3. To co można zmierzyć, tym można zarządzać
W prowadzeniu działalności w firmie ważna jest umiejętność wyznaczania konkretnych mierzalnych celów. Słowo „mierzalnych” jest jednym z kluczowych i krytycznych mierników sukcesu w tym wypadku. Wiele osób nie wyznacza celów biznesowych, jeśli jednak już to robi trudno im zestawić swoje oczekiwania z postępującą rzeczywistością. Ustalając cel zadaj sobie pytanie: po czym poznam, że cel osiągnę? To pytanie stosuj zawsze kiedy planujesz! Niezależnie czy dotyczy to przychodów, kosztów, zwrotu z inwestycji, czy zaangażowanego czasu. Ważne jest abyś uzyskał odpowiedź na to pytanie.
Pierwsza zasada – zanim zaczniesz działać zadaj sobie pytanie jak mogę zmierzyć efekty tego działania? Nie poddawaj się łatwo – staraj się odpowiedzieć na to pytanie. Jeśli jednak odpowiedź będzie – „nie można” – to znaczy prawdopodobnie, że albo nie do końca przeanalizowałeś temat, lub po prostu to działanie nie jest Ci potrzebne.
Druga zasada – planuj, ustal mierzalne cele i monitoruj. Cele dotyczące Twoich spodziewanych przychodów i kosztów to Twój budżet. Podziel go na miesiące, realizuj i monitoruj. W przypadku kiedy celu nie osiągniesz w danym miesiącu zadaj sobie pytanie co mogę zrobić inaczej w następnym miesiącu, żeby uzupełnić lukę? Może należy zmienić strategię marketingową, może sposób sprzedaży, może grupa docelowa nie jest dopracowana, a może konkurencja wprowadziła nowy produkt, a może za dużo wydajesz? Analizuj odchylenia rzeczywistego wykonania do spodziewanych rezultatów – ta analiza jest jedną z najistotniejszych elementów zarządzania. Odpowiedź na pytanie: jaka jest przyczyna odchylenia? Jak można temu zaradzić? – to najistotniejsze pytania, na które powinieneś szukać odpowiedzi. Taka analiza oprócz oczywistych odpowiedzi pozwoli Ci na jeszcze lepsze zrozumienie Twojego biznesu i otoczenia, w którym działasz. Ważne, żeby robić to regularnie – najlepiej raz w miesiącu. Często z całym zespołem. Macie wówczas szanse na monitorowanie tego co należy poprawić w firmie jak i uwzględniać co dzieje się poza jej murami.
Trzecia zasada – działaj rentownie. Mierz relację przychodów do kosztów. Jeśli jest pozytywna to znaczy, że Twoje działanie jest rentowne, jeśli nie to tracisz i dokładasz do swojego biznesu. Pamiętaj, że masz dwie zmienne – przychody i koszty. Zadaj sobie pytanie co można zrobić inaczej następnym razem, żeby przy tych samych kosztach uzyskać więcej przychodów, lub jak obniżyć koszty, albo jedno i drugie – uzyskać więcej przychodów przy zmniejszonych kosztach.
Na początek to tyle, albo aż tyle. Pamiętaj o tych trzech punktach: dbaj o pozytywne przepływy, licz zwrot ze swojej decyzji zanim ją podejmiesz i mierz jej konsekwencje. To podstawy. Finanse traktuj jako kompas na swojej drodze do celu. Dopiero kiedy zrozumiesz, że finanse to użyteczne narzędzie, a nie cel sam w sobie zaczniesz dostrzegać wartość z nich płynące w prowadzeniu i rozwijaniu swojego biznesu. Pamiętaj, że na koniec to Ty, a nie biuro księgowe jesteś za to odpowiedzialny.
–
Łódzki cykl warsztatów objęty jest patronatem honorowym Startup Spark – to projekt stworzony w Łódzkiej Specjalnej Strefie Ekonomicznej, mający na celu wspieranie startupów w dążeniu do komercjalizacji. Więcej na temat cyklu szkoleń dowiecie się z tej strony.
–
–
Artykuł powstał we współpracy z marką Idea Hub.
