„Jak zastąpiłem ręczne planowanie AI i zaoszczędziłem 75% czasu”

Czasami nie wiesz, od czego zacząć, bo zadań jest zbyt wiele; nie nadążasz za wszystkim, a czasami po prostu nie masz ochoty na pracę.

Miesiąc temu mój dzień pracy wyglądał tak: 30 zadań tygodniowo, 22 rozmowy telefoniczne. I choć rozmowy mam zaplanowane w kalendarzu, zadania w większości trzymam tylko w głowie. Nie da się zapamiętać tak wielu rzeczy – w końcu o niektórych zapominam, a nie mam poczucia priorytetów. W rezultacie prawie każde zadanie, którego się podjąłem, było albo już zaległe, albo wkrótce miało się takim stać. Czułem, że zamiast rozwijać firmę i popychać ją do przodu, planować przyszłość, byłem zajęty gaszeniem pożarów i przypadkowym wykonywaniem zadań, które się pojawiały.

Było kilka powodów: brak struktury zadań, ich ogromna ilość oraz konieczność ciągłego przełączania się między rolami w firmie. Skutkiem tego było przeciążenie i utrata koncentracji.

Zaczyna się od tego, że nie wiesz, od czego zacząć

Czasami nie wiesz, od czego zacząć, bo zadań jest zbyt wiele; nie nadążasz za wszystkim, a czasami po prostu nie masz ochoty na pracę. Niezdolność właściciela do zorganizowania siebie, swojej pracy i utrzymania dyscypliny prowadzi do osobistej nieefektywności, a w konsekwencji do nieefektywności całej firmy.

Problem ten pojawia się u niemal każdego przedsiębiorcy, gdy jego zespół osiąga liczbę 5-15 osób. Aby go rozwiązać, pierwszym krokiem jest rozpoczęcie stosowania klasycznych technik zarządzania. Obejmuje to dokumentowanie wszystkich zadań, klasyfikowanie ich według priorytetów i rodzaju oraz planowanie ich w kalendarzu pracy. Pomaga to usprawnić procesy, ale w rezultacie wpływa na produktywność, ponieważ lwia część czasu zostanie poświęcona na ręczne planowanie.

Zdałem sobie sprawę, że moja wiedza i umiejętności nie wystarczą do zautomatyzowania procesu planowania harmonogramu pracy i delegowania zadań. Chociaż zajmuję się programowaniem komercyjnym od 2011 roku – a w branży IT jeszcze dłużej – dziedzina ta jest tak rozległa, że nie da się ogarnąć wszystkiego. Aby więc zrealizować swój pomysł, wybrałem jedno z narzędzi do tworzenia sztucznej inteligencji. Pomyślałem, że nie zaszkodzi stworzyć wyspecjalizowanego asystenta automatyzacji opartego na sztucznej inteligencji, który pomógłby mi zebrać i wybrać narzędzia najlepiej pasujące do zadania.

Potrzeba więcej przycisków

Asystent AI (OpenAI) pomógł mi sporządzić szczegółowe instrukcje do późniejszego programowania. Następnie AI zebrała zestaw kilku narzędzi do konwersji wiadomości głosowej na zadanie w arkuszu kalkulacyjnym. Korzystając z kodu napisanego przez AI (Claude 3 Sonnet), do Arkuszy Google dodano przyciski, które pozwalały zaplanować zadania w kalendarzu w określonej kolejności i zgodnie z moimi wymaganiami, do czego przydał się Gemini A.

W ten sposób, wykorzystując możliwości programistyczne AI i jej sugestie dotyczące tego, gdzie co dodać, zbudowano system, w którym napływające zadania są automatycznie rejestrowane, AI je klasyfikuje, a mój kalendarz jest wypełniany bez mojego udziału. AI pełniła rolę eksperta ds. automatyzacji i specjalisty ds. kodowania.

Zasadniczo cały system składa się z trzech etapów:

Rejestrowanie zadań (głos → lista).
Klasyfikacja z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Automatyczne planowanie w kalendarzu.

Ponadto właściciel musi zadbać o to, by zadania były realizowane w sposób zorganizowany.

Należy zauważyć, że niezależnie od tego, jaki jest proces, właściciel nie może być całkowicie z niego wyłączony. Przed zaplanowaniem zadań właściciel nadal przegląda listę i w razie potrzeby wprowadza poprawki. Nie udało nam się skonfigurować jednoczesnego przetwarzania wielu zadań głosowych; zadania muszą być dodawane sekwencyjnie. Sztuczna inteligencja to potężna technologia, ale nie jest „cudownym rozwiązaniem” na wszystko i ma swoje ograniczenia.

Czas wolny x4

Porównaliśmy czas poświęcony na planowanie przy użyciu tradycyjnych narzędzi bez sztucznej inteligencji z czasem przy użyciu sztucznej inteligencji: skrócił się on z 5 godzin tygodniowo do 1 godziny i 15 minut. Dzięki ograniczeniu pracy ręcznej osiągnęliśmy czterokrotną oszczędność czasu. To pozwoliło nam zyskać czas na zadania strategiczne i współpracę z zespołem. Liczba delegowanych zadań wzrosła o 25%.

Każdy przedsiębiorca może skorzystać z tego podejścia, aby zautomatyzować planowanie harmonogramu pracy. W tym celu należy:

Opisać obecny proces planowania. Jeśli proces ten nie spełnia Twoich oczekiwań, ulepsz go, stosując sprawdzone praktyki zarządzania.
Przekaż opisany proces stworzonemu asystentowi AI – specjaliście ds. automatyzacji (customGPTs, Gems itp.).
Skorzystać z narzędzi do tworzenia AI (Claude Code, Codex, CursorAI), aby skonfigurować i zintegrować AI z harmonogramem pracy.

Oczywiście, do wdrożenia tych kroków niezbędna będzie przynajmniej podstawowa wiedza na temat sztucznej inteligencji. Na szczęście, obecnie dostępnych jest mnóstwo bezpłatnych materiałów, które mogą wypełnić tę lukę.

Główny wniosek, do którego doszedłem, jest następujący: przedsiębiorca nie powinien zarządzać zadaniami – powinien zarządzać systemem, który zarządza zadaniami. Wprowadzenie sztucznej inteligencji sprawiło, że proces planowania i organizowania mojej pracy stał się interesujący i prosty. Przedsiębiorca musi podejmować tylko kluczowe decyzje na określonych etapach. Pomogło mi to znacznie zwiększyć moją własną wydajność, a co za tym idzie, wydajność mojej wciąż niewielkiej firmy.

W nadchodzących latach przedsiębiorcy podzielą się na dwie kategorie: tych, którzy zarządzają zadaniami ręcznie, i tych, którzy zarządzają systemem, który robi to za nich. Różnica w wydajności między nimi będzie ogromna.

Autor tekstu: Sergiusz Sawicki, prezes zarządu QIRE lab sp. z o.o..

Jego droga zawodowa rozpoczęła się od zawodu freelancera-programisty. Następnie Sergiusz założył i rozwinął niezależną firmę IT, która urosła do ponad 20 pracowników, po czym została sprzedana w 2024 roku. W tym czasie Sergiusz Sawicki, jak sam o sobie mówi, przeszedł realne wyzwania operacyjne, strategiczne i psychologiczne.