Jak zorganizować dobry hackathon? – instrukcja krok po kroku

Kiedy firma stoi przed konkretnym problemem programistycznym, zorganizowanie hackathonu jest świetnym rozwiązaniem. Zaproszone na wydarzenie startupy lub zespoły programistów, w określonym czasie próbują zmierzyć się z wyzwaniem i stworzyć nowy system. Każda drużyna prezentuje swoje rozwiązanie, a jury wybiera najlepszy produkt, przyznając nagrodę. Słowem – hackathon to szansa dla obu stron.

Hackathon to wydarzenie inicjowane przez firmę lub organizację, która dąży do otrzymania wysokiej jakości rozwiązań dzięki współpracy ekspertów. Typowy format hackathonu zakłada rywalizację i jest rodzajem konkursu. Po zakończeniu wydarzenia organizacja może podjąć współpracę z zwycięskim zespołem, choć możliwość zdobycia kontraktu nie ogranicza się jedynie do zwycięzcy. Wiele firm technologicznych śledzi wydarzenia związane z hackathonami i nabywa stworzone podczas wydarzenia produkty, lub wybiera nowych członków zespołu spośród uczestników.

Swobodna atmosfera, twórcze napięcie

Ściśle określona metodologia, firmowe zasady czy przestrzeń biurowca nie zawsze inspirują, częściej ograniczają i stwarzają atmosferę niesprzyjającą do pracy twórczej. Dzięki formatowi hackathonu, eksperci ds. technologii są wolni od typowych ograniczeń i mają idealne warunki do pracy, a w efekcie do stworzenia czegoś naprawdę innowacyjnego.

Mimo obowiązywania limitu czasowego, organizatorzy hackathonów zazwyczaj nie narzucają surowej struktury. Taki klimat sprzyja wyjątkowo efektywnej pracy.

Oprócz stawiania czoła wyzwaniom, uczestnicy hackathonów mają szansę dowiedzieć się czegoś nowego, podzielić się swoimi pomysłami czy nawiązać kontakty, a to wszystko za sprawą sprzyjającej atmosfery wydarzenia. Organizatorzy natomiast mają szansę wyłonić prawdziwe talenty oraz to, co najważniejsze – uzyskać rozwiązanie dla swoich problemów.

Jak to zrobić profesjonalnie?

Temat – Organizator decyduje się na ten, który jest zgodny z jego celami biznesowymi i przemawia do odpowiednich zespołów, sponsorów i partnerów.
Kryteria – Kryteria oceny i wybór jury hackathonu. Ponieważ to format konkursu, atrakcyjne nagrody są również ważnym i motywującym czynnikiem, a zatem podejmując decyzję, lepiej postawić na hojność.
Miejsce – Wybór odpowiedniego miejsca w przypadku hackathonu offline’owych jest bardzo istotny, dlatego warto przemyśleć, gdzie go organizujemy. Odpowiednio duża przestrzeń, miejsce odpoczynku, zapewnienie dobrej jakości bufetu nie tylko sprawią, że praca będzie bardziej wydajna i zwyczajnie przyjemna, ale także będą świetną reklamą dla organizatora wydarzenia.
Sprzęt – Przygotowanie sprzętu do wydarzeń offline i zorganizowanie niezbędnego oprogramowania (jak Slack, Zoom, Crowdcast) lub inne platformy to oczywisty punkt na hackathon owej check liście. I w tym punkcie warto zadbać najwyższą jakość. Przecież nie ma nic bardziej demotywującego, niż praca na niepełnosprawnych sprzętach.
Reklama – Aby przyciągnąć jak najwięcej uczestników na hackathon, organizator może promować nadchodzące wydarzenie za pomocą komunikatów prasowych, postów w mediach społecznościowych, kampanii e-mailowych i płatnych reklam. Warto żeby gospodarz skontaktował się z inkubatorami, akceleratorami oraz pracownikami dydaktycznymi i administracyjnymi uniwersytetów.

Hackathon – szansa na przełom

Hackathon powinien trwać maksymalnie 72 godziny. Gdy zespoły zadeklarują swój udział, zwykle mają tydzień na przygotowanie. Rozdzielają zadania, obmyślają strategię. Wielu uczestników to indywidualni eksperci, którzy tworzą zespoły już na miejscu, a odpowiedzialność za poszczególne elementy projektu, rozdzielana jest w pierwszych godzinach wydarzenia.

Rosnąca popularność hackathonu wynika z różnorodności korzyści zarówno dla organizatorów, jak i uczestników. Tych pierwszych omówiliśmy już wcześniej, natomiast druga grupa – uczestnicy, dzięki swojemu zaangażowaniu, mogą wiele wynieść z technologicznego eventu.

Możliwość nauczenia się czegoś nowego – praca z innymi ekspertami nad tymi samymi projektami to prawdziwa uczta edukacyjna.
Rozwój kariery – w przypadku hackathonów wewnętrznych, doskonałe wyniki mogą znacząco wpłynąć na przyszłą karierę uczestnika.
Wyzwanie – hackathon może wyprowadzić specjalistów z ich strefy komfortu i zmusić ich do poznawania ludzi i dokonywania nowych odkryć zawodowych. Współpraca pod presją może pomóc uczestnikom spojrzeć na swoje umiejętności z nowej perspektywy.
Szansa na przełom – nigdy nie wiadomo kogo spotkamy na hackathonie, czasem jedno spotkanie, rozmowa, współpraca przy projekcie może zaowocować dalszą pracą w nowym środowisku.

Dobra promocja – satysfakcjonująca frekwencja

O podzielenie się swoim doświadczeniem poprosiliśmy organizatorów międzynarodowego hackhatonu Cassini, który niedawno odbył się w Krakowskim Parku Technologicznym. Sonia Bazan i Jarosław Chojnacki są członkami zespołu inkubatora technologicznego i dobrze wiedzą ile pracy, wyzwań logistycznych, komunikacyjnych, czy tych, wynikających z promocji i współpracy z różnymi organizacjami, wymaga przygotowanie jakościowego hackathonu.

– W Krakowskim Parku Technologicznym właśnie zakończyliśmy realizację międzynarodowego hackathonu Cassini, którego głównym tematem było wykorzystanie danych satelitarnych w rozwoju infrastruktury oraz pomocy humanitarnej. Hackathon ten był organizowany równolegle w 10 europejskich krajach, a Polska uplasowała się na pierwszym miejscu pod względem liczby zespołów, które wzięły udział w tym wydarzeniu. Nie udałoby się tego osiągnąć gdyby nie wykorzystanie wszelkich dostępnych kanałów komunikacji. Odpowiednia promocja wydarzenia i frekwencja to z mojej perspektywy jedno z największych wyzwań – mówi Jarosław Chojnicki, Krakowski Park Technologiczny

Wygląda na to, że reklama czyni cuda i nawet najlepiej przemyślany w swojej formie hackathon, nie ma szans na zainteresowanie ze strony potencjalnych uczestników, jeśli nie zadba się wcześniej o wsparcie medialne i odpowiednie nagłośnienie wydarzenia. – W procesie organizacji hackathonu warto nawiązać współpracę z różnymi organizacjami i firmami, które będą nas wspierać w przygotowaniu wydarzenia najwyższej jakości. To partnerskie podejście sprawia, że hackathony stają się nie tylko miejscem kreatywności i innowacji, ale także doskonałą okazją do budowy trwałych relacji w środowisku technologicznym. – dodaje organizator.

– Kiedyś przyśniło mi się, że zorganizowaliśmy jakieś wydarzenie, ale w dniu na którym miało się ono odbyć okazało się, że zapomnieliśmy na nie kogokolwiek zaprosić. Tak więc, ważne jest, żeby odpowiednio zaplanować działania promocyjne. Organizując tegoroczny Cassini hackathon stanęliśmy na głowach próbując dotrzeć do organizacji z sektora kosmicznego, osób zajmujących się przetwarzaniem danych przestrzennych, ale też tych, którzy są zainteresowani zagadnieniami związanymi z pomocą humanitarną – mówi Sonia Bazan, Krakowski Park Technologiczny

Wysiłek umysłowy, niewyspanie, nadwyżka cukru i twórcza współpraca

Tematyka wydarzenia także nie może być przypadkowa. Najlepiej jeśli jest odpowiedzią na aktualne zapotrzebowanie i trendy wśród przyszłych hackathończyków. Stworzenie twórczej atmosfery, która nie tylko zmobilizuje do pracy, ale także sprawi, że uczestnicy poczują się zaopiekowani, jest najlepszą reklamą dla organizatorów. Przy wyborze nagród również należy postawić na atrakcyjność, bo oprócz tego, że są dodatkową motywacją do pracy, świadczą również o jakości wydarzenia.

– Dobrze jest stawiać na tematykę, którą sami dobrze rozumiemy i jesteśmy w stanie zrozumieć potrzeby i wyzwania przyszłych uczestników wydarzenia. Dlatego w KTP najczęściej wspieramy tematy związane z przemysłem, nowymi technologiami, sektorem kosmicznym i branżą gamingową. Kolejnym elementem wymagającym szczególnej uwagi jest motywacja uczestników. Czy tematyka hackathonu budzi ich zainteresowanie? Czy atmosfera wydarzenia sprawia, że spędzają czas w inspirującym otoczeniu? Czy proponowane nagrody są dla nich dostatecznie atrakcyjne? Rozumiejąc te kwestie, zyskujemy kluczowy punkt wyjścia do tworzenia udanego wydarzenia. – dodaje Jarosław Chojnicki

Sonia Bazan zwraca uwagę, że – pomimo ogromnych chęci, niektórzy uczestnicy hackathonów nie do końca odnajdują się w tematyce wyzwań, nie potrafią przygotować właściwej prezentacji lub „prototypu” rozwiązania.

Dlatego ważne jest zadbanie o dyspozycyjność mentorów i ekspertów, którzy swoim wsparciem wyznaczą zespołom azymut działań. – Doświadczenie i wiedza mentorów są bezcennymi narzędziami, które pomagają uczestnikom stworzyć finalną prezentację, zawierającą kluczowe informacje, i co ważne – na sam koniec pozwalają zaprezentować ją w sposób przekonujący i w wyznaczonym czasie – dodaje Jarosław Chojnicki.

Kondycja uczestników podczas maratonu to przede wszystkim składowa ekscytacji, przepracowania i niedospania, a zatem nie jest idealnym stanem, by błyskotliwie przedstawić projekt, nad którym pracowało się nieprzerwanie przez kilkadziesiąt godzin. – W tym przypadku 3 min to może być niewystarczająca ilość czasu. Czasem zdarza się, że mamy do oceny kilkanaście do kilkudziesięciu projektów. W takiej sytuacji warto by mentorzy, czy organizatorzy wydarzenia przećwiczyli wcześniej te prezentacje z uczestnikami, aby pomóc im zebrać myśli i rzeczywiście przedstawić clue problemu i rozwiązania. Myślę, że trzeba wypośrodkować wyścig z czasem z docenieniem wysiłku włożonego przez uczestników – mówi Sonia Bazan.

Dla przyszłych uczestników pozostawiamy kilka wskazówek dotyczących przygotowania do hackathonu:

Postaraj się upewnić, że masz odpowiednie umiejętności i doświadczenie, aby wnieść swój wkład w hackathon.
Zapytaj osoby, które uczestniczyły w jednym z nich lub planują wziąć udział w następnym wydarzeniu, jakie mogą być cele i tematy.
Upewnij się, że wiesz, jakiej technologii będą używać uczestnicy
Przygotuj się na walkę z ciałem i duchem:) Wiele hackathonów trwa od 24 do 48 godzin, więc postaraj się naprawdę wypocząć przed konkursem, zadbaj o odpowiednie nawodnienie i zastrzyk kofeiny w czasie nocnego maratonu
Nawiązuj kontakty z innymi: Networking jest ważną częścią hackathonów, ponieważ pomaga łączyć nowicjuszy i profesjonalistów z branży.
Otwórz się na współpracę. Pamiętaj, że za każdym sukcesem stoją relacje z ludźmi.

Na koniec przegląd polskich hackathonów :

1. Nowe technologie pomagają niepełnosprawnym – HackathonSzczecin

18-19 listopada w Szczecinie odbył się #HackathonSzczecin, którego wynik może mieć realny wpływ na poprawę życia osób z niepełnosprawnościami. Uczestnicy będą mieli zadanie zaprogramować rozwiązanie aktywizujące osoby, dla których codzienność stanowi nie lada wyzwanie. Do wyboru będą cztery ścieżki: Dostępność i przystępność, Praca i zatrudnienie, Społeczna izolacja, Dyskryminacja. Każda z tych dróg generuje inne problemy, bariery i ograniczenia, z którymi należy się rozprawić tak, aby znalezienie pracy, komunikacja czy dostęp do miejsc publicznych były znacznie bardziej usprawnione.

2. Impactful Leaders

Fundacja Carrefour zdecydowała się zainwestować 100 tys. euro w program rozwojowy o nazwie Impactful Leaders, skierowany do studentów i młodych osób. W ramach tego programu, uczestnicy będą mieli możliwość realizacji innowacyjnych i społecznie odpowiedzialnych projektów pod nadzorem doświadczonych mentorów i ekspertów.
Inicjatywa jest rezultatem współpracy Fundacji Youth Business Poland, akceleratora foodtech.ac oraz Carrefour Polska. Głównym celem programu jest wspieranie młodych ludzi w prowadzeniu projektów, które przyczynią się do pozytywnych zmian społecznych i środowiskowych. Dzięki tej inwestycji, młodzi liderzy będą mogli rozwijać swoje umiejętności, zdobywać doświadczenie oraz wprowadzać innowacje, które mają potencjał wpływania na społeczeństwo i środowisko.

3. CASSINI Hackathon

W trakcie szóstej edycji międzynarodowego hackathonu, który odbył się 3-5 listopada w Krakowskim Parku Technologicznym, uczestnicy poszukiwali najbardziej wartościowych pomysłów na wykorzystanie danych satelitarnych w celu rozwiązania globalnych wyzwań. Polska edycja CASSINI Hackathon odbędzie się w Krakowskim Parku Technologicznym.

Każda podróż, nawet ta najdłuższa, zaczyna się od jednego kroku, organizatorzy CASSINI Hackathon przyjęli podobne podejście. Głównym celem tego wydarzenia jest opracowanie pomysłów, które staną się inspiracją do rozwiązania problemów i wyzwań stojących przed społecznością globalną. Warto podkreślić, że w przeciwieństwie do powszechnych przekonań, uczestnictwo w hackathonie nie wymaga specjalistycznej wiedzy technologicznej ani szczególnego zawodowego doświadczenia.

4. Fundacja Enconverse

Projekt o nazwie Fundacja Econverse to inicjatywa prowadzona przez studentów z uczelni zagranicznych, oferująca młodzieży w Polsce możliwość udziału w symulacji zakładania startupu.

Według badań przeprowadzonych przez Econverse, młodzi Polacy wyrażają potrzebę doskonalenia edukacji projektowo-startupowej w polskich szkołach. Wskazują na kluczowe kompetencje niezbędne dla kariery przedsiębiorcy, takie jak umiejętność zarządzania finansami, marketingu czy projektów. Respondenci uważają, że polska edukacja w tych obszarach wymaga znaczącej poprawy. Rekomendacja Econverse jednoznacznie wskazuje, że inwestycja w edukację opartą na projektach i startupach stanowi kluczową inwestycję w przyszłość zarówno młodych Polaków, jak i przyszłość kraju jako całości. Dzięki wsparciu dla takich inicjatyw, jak Econverse, Polska może kształtować generację przedsiębiorczych i innowacyjnych liderów. Ci liderzy, wychowani w duchu projektowo-startupowej edukacji, są zdolni nie tylko do skutecznego funkcjonowania w dzisiejszym świecie, ale także do wniesienia istotnego wkładu w rozwój kraju na arenie globalnej.

5. Hack2React

W dniach 16-18 czerwca 2023 r. odbył się w Warszawie Hack2React, czyli 48-godzinny maraton programowania, organizowany przez Centrum GovTech oraz Polski Fundusz Ro
zwoju. Podczas hackathonu programiści pracowali nad systemami odpowiadającymi na wyzwania 4 polskich miast, związane z: