Jak zorganizować efektywną telekonferencję? Pomoże Ci w tym 6 kroków

Telekonferencje umożliwiają przeprowadzanie efektywnych spotkań bez względu na dzielące nas kilometry. Są wygodne. Lubiane przez korporacje i środowisko startupowe. Mogą również przeciągać się w nieskończoność oraz być źródłem frustracji, gdy technologia zawodzi. Co zrobić, aby tak się nie stało? Jak postępować, aby telekonferencja przebiegła w efektywny sposób? Oto 6 kroków, które warto wdrożyć w życie.

Krok 1. Przygotowanie agendy

Przygotowania do telekonferencji najlepiej rozpocząć z wyprzedzeniem – od przygotowania agendy, czyli rozpisanego w punktach planu zbliżającego się spotkania. Taki plan powinien być zwięzły, a zatem zawierać najistotniejsze kwestie będące przedmiotem dyskusji, aby już na samym początku rozmowy uczestnicy wiedzieli, co jest tematem spotkania i co z niego wyciągną. Agenda powinna składać się z takich elementów:

• Tytuł – jedno zdanie określające temat spotkania
• Cel – krótkie wyjaśnienie, dlaczego i po co uczestnicy telekonferencji się spotykają
• Plan spotkania – rozpisany w punktach (co do godziny) plan agendy
• Czas i miejsce spotkania – określenie, jak długo potrwa spotkanie i gdzie się odbędzie
• Uczestnicy – lista członków spotkania

Przykład agendy:

Temat: Przechodzimy na zdalny model pracy

Cel: Celem spotkania jest omówienie zmian dotychczasowego modelu pracy na zdalny. Dlaczego wdrażamy zdalny system pracy? Od kiedy go wdrażamy? I jak go wdrażamy?

Plan:

• 10.00-10.20 – Wystąpienie CEO: dlaczego wdrażamy zdalny system pracy i co to oznacza dla pracowników
• 10.20-10.50 – Wystąpienie COO: jak wdrażamy zdalny model pracy
• 10.50-11.15 – Sesja Q&A, czyli odpowiadamy na pytania pracowników
• Kiedy? 10.07.2020 godz. 10.00
• Gdzie? (informacja dla prowadzących telekonferencję) Sala konferencyjna numer X na piętrze Y
• Link do wydarzenia: link, dzięki któremu uczestnicy telekonferencji połączą się z prowadzącymi
• Uczestnicy: CEO, COO, kadra managerska, pracownicy

Krok 2. Poinformowanie uczestników o telekonferencji

Drugim krokiem po opracowaniu agendy jest zaproszenie zainteresowanych do uczestnictwa w spotkaniu. Podczas telekonferencji nie powinno uczestniczyć za wiele osób. Owszem, widzów czy biernych słuchaczy może być wielu, jeśli sytuacja tego wymaga, bo na przykład zarządzasz 50-osobowym zespołem w kilku miastach. Natomiast liczbę aktywnych uczestników warto ograniczyć, bo to pozwoli sprawnie przejść przez punkty agendy. Do tego sale konferencyjne mają swoje fizyczne ograniczenia.

Jak więc poinformować uczestników telekonferencji, że takie wydarzenie w ogóle się odbędzie? Warto w tym celu:

• Wysłać maila
• Zorganizować wydarzenie we współdzielonym kalendarzu

Takimi kalendarzami są chociażby Kalendarz Google lub ten wbudowany w Outlooka. Oba pozwalają zorganizować wydarzenie, zaprosić do uczestnictwa współpracowników, zebrać potwierdzenia uczestnictwa i co najlepsze, przypomnieć odpowiednio wcześniej wszystkich zaproszonych o zbliżającej się telekonferencji. Dzięki temu organizator spotkania nie musi każdemu z osobna przypominać o takim wydarzeniu. Automat zrobi to za niego.

Krok 3. Przygotowanie sali konferencyjnej

Sala telekonferencyjna powinna być posprzątana. Powinna również spełniać swojego rodzaju wymogi techniczne dotyczące oświetlenia, temperatury i przede wszystkim dźwięku. Często bowiem organizatorzy telekonferencji pamiętają, by zadbać o obraz, ale zapominają o dźwięku, co jest błędem. Co uczestnikom spotkania po prezesie wyświetlonym na ekranie, jeśli nie mogą usłyszeć, co ma do powiedzenia?

Dźwięk

I chociaż jakość dźwięku w dużej mierze zależy od sprzętu, z którego się korzysta, to sprzęt nie jest jedynym wyznacznikiem jakości. Jest nim sala konferencyjna. A jaka powinna być, aby dźwięk rozchodził się po pomieszczeniu i docierał do uszu słuchaczy bez zakłóceń?

Wytłumiona. Temu służą profesjonalne pianki akustyczne, które pochłaniają dźwięki. Jednak nie każda sala konferencyjna jest wyposażona w takie pianki. Wówczas warto zadbać, aby nie była pusta – puste ściany odbijają dźwięk, przez co powstaje efekt echa. Dlatego w sali do telekonferencji powinien znaleźć się dywan, materiałowe żaluzje, kanapa, stół i krzesła z obiciem. Te miękkie, tekstylne materiały poprawią akustykę pomieszczenia.

Oświetlenie

Obok dźwięku równie istotny jest obraz, a wpływa na jego jakość ma między innymi oświetlenie. W związku z tym pomieszczenie do telekonferencji powinno być dobrze oświetlone. Najlepiej sprawdza się naturalne, słoneczne światło, które ma ciepłą barwę. Jeśli jednak z jakichś przyczyn słoneczne światło nie dociera do sali konferencyjnej, wtedy należy oświetlić ją sztucznym światłem. I tu uwaga na jarzeniówki. Jeśli migają, trzeba je wymienić. Inaczej będą męczyć wzrok uczestników oraz przeszkadzać osobom po drugiej stronie ekranu.

Temperatura

Wideokonferencje mogą trwać i trwać. Dlatego ważne, by organizatorzy takich spotkań zapewnili uczestnikom maksymalnie komfortowe warunki. Obok wygodnego krzesła istotnym elementem jest temperatura panująca w sali. Nie może być zbyt wysoka ani zbyt niska. Idealnie, gdy oscyluje około 20 stopni Celsjusza.

Krok 4. Wybór sprzętu do obsługi telekonferencji

Telekonferencję można zorganizować, wspierając się rozmaitymi technologiami – wariantów jest kilka. Jednym z nich jest laptop i program do wideorozmów. Minusem takiego rozwiązania jest to, że prowadzący spotkanie muszą pochylać się na urządzeniem, co nie jest wygodne i nie wygląda profesjonalnie. Lepiej sięgnąć po inne rozwiązanie, na przykład po Lenovo ThinkSmart Hub 500.

Czym jest Lenovo ThinkSmart Hub 500? To urządzenie, które umożliwia prowadzenie wyjątkowo produktywnych spotkań online. Poniekąd przypomina tablet, bo tak jak on ma dotykowy ekran, ale w gruncie rzeczy to zaawansowana platforma do organizowania i przeprowadzania telekonferencji.

Sprawdzi się zarówno na małych, jak i dużych salach konferencyjnych. Do tego jest wyjątkowo proste w użyciu, bo współpracuje z popularnymi aplikacjami do prowadzenia wideorozmów – w zależności od wybranego modelu – z Microsoft Teams, Skype dla firm i Zoom Rooms. Dlatego korzystając z ThinkSmart Hub 500, wystarczy jedno dotknięcie ekranu, aby rozpocząć telekonferencję lub udostępnić uczestnikom niezbędne materiały. Co więcej, ekran urządzenia obraca się na stopce, dzięki czemu każdy z uczestników może przejąć kontrolę nad platformą. Ponadto ThinkSmart Hub 500 posiada wbudowane mikrofony oraz technologię dźwięku wysokiej jakości Dolby Audio, które zapewniają wyraźny dźwięk rozmów.

Ale ThinkSmart Hub 500 to nie tylko wygoda, to również bezpieczeństwo. Urządzenie chroni prywatność użytkowników dzięki rozwiązaniom zabezpieczającym Lenovo ThinkShield.

Wspomniane rozwiązania chronią poufność użytkownika i dane, które użytkownik przechowuje na urządzeniu firmy Lenovo. Wsród zabezpieczeń wykorzystywanych przez ThinkShield znajdują się między innymi narzędzia uwierzytelniające tożsamość użytkowników, na przykład funkcje biometryczne, pozwalające na rozpoznawanie twarzy właściciela urządzenia – w ten sposób może mieć pewność, że informacje przechowywane na urządzeniu nie trafią w niepowołane ręce.

Ponadto urządzenia z zabezpieczeniami ThinkShield by Lenovo bezpiecznie łączą się z siecią i tym samym zapobiegają kradzieży tożsamości, atakom złośliwego oprogramowania, a także innym formom cyberataków stosowanych przez internetowych przestępców.

Krok 5. Ustalić zasady spotkania

W końcu nadszedł termin telekonferencji, prowadzący na czas pojawili się w sali, a uczestnicy przed ekranami swoich urządzeń. Zanim jednak telekonferencja faktycznie się odbędzie, warto wcześniej:

1. Sprawdzić listę obecności

Nie zawsze jest to konieczne, na przykład, gdy można wzrokiem ogarnąć salę i stwierdzić, że wszyscy zainteresowani, po obu stronach monitorów, pojawili się na spotkaniu. Jeśli jednak grupa uczestników jest większa, warto sprawdzić listę obecności, aby na przykład nie pominąć członka zarządu lub ważnego klienta.

2. Przypomnieć uczestnikom, co jest celem spotkania

Tuż przed rozpoczęciem wideokonferencji warto przypomnieć uczestnikom, po co się spotkaliście i co jest celem spotkania. Mając taką świadomość, pozostałe kwestie zejdą na boczne tory, robiąc miejsce dla spraw najistotniejszych.

3. Zasada: jedna osoba mówi, reszta słucha

Zwykle ludzie wiedzą, żeby sobie nie przerywać. Niemniej warto przypomnieć o tym uczestnikom telekonferencji, bo słuchanie kilku osób jednocześnie, gdy ma się ich obok siebie, jest trudne, ale gdy są po drugiej stronie monitora, niemożliwe. Nie wierzysz? Obejrzyj dowolną debatę polityczną.

4. Upewnić się, że ktoś notuje

Telekonferencje odbywają się w konkretnym celu. Podczas rozmowy padają istotne kwestie, o których ani organizatorzy, ani uczestnicy nie chcą zapomnieć. Dlatego konieczne jest, aby podczas takich spotkań zaangażować któregoś z pracowników do sporządzania notatek.

5. Iść zgodnie z planem

Po rozpoczęciu telekonferencji najistotniejsze jest, aby iść zgodnie z agendą.

Krok 6. Wysyłka podsumowania spotkania

Po udanej telekonferencji nie pozostaje nic innego, jak przesłać podsumowanie spotkania wszystkim uczestnikom. Podsumowanie będzie różnić się w zależności od tematu spotkania. Niezależnie jednak od treści podsumowania warto przesłać je drogą elektroniczną lub umieścić w chmurze, aby wszyscy zainteresowani mieli do niego dostęp.

To tyle. Mamy nadzieję, że opisane wyżej kroki okazały się użyteczne.

Artykuł powstał we współpracy z Lenovo