Jak zorganizować firmowego Slacka?

fot. unsplash.com

Slack to akronim oznaczający „log z możliwością przeszukiwania wszystkich konwersacji i bazy wiedzy” (ang. searchable log of all conversation and knowledge), chociaż to jego dosłowne tłumaczenie – „luźny” – chyba jeszcze lepiej oddaje jego charakter. Duża liczba różnych możliwości zastosowania – od czatu po narzędzie do monitoringu – może niejednego przyprawić o ból głowy. Jak więc nad tym zapanować?

Slack pozwala każdemu użytkownikowi na tworzenie dowolnej liczby rozmów, którymi administrator nie może w żaden sposób zarządzać, a nawet ich zobaczyć. Jest to wielka zaleta, ale zarazem wada tego narzędzia, ponieważ łatwo o dezorganizację i bałagan.

W przypadku GetResponse, gdy nowy pracownik pojawia się w firmie, od razu dodawany jest do kanałów ogólnofirmowych (na których toczy się wirtualne życie firmy, z mnóstwem barwnych historii, ciekawych linków i lekkich treści). Dodatkowo, w ramach zespołów scrumowych, każdy dołącza do dedykowanych, prywatnych kanałów swoich teamów, zawierających już ukierunkowane obszarowo informacje projektowe, informacje o spóźnieniach/nieobecnościach, jak również wszelkiego rodzaju „heheszki” (cóż, każdy musi przecież czasem odreagować ;)). Taki „pakiet startowy” pozwala niemal bezboleśnie rozpocząć pracę w GetResponse. Pokrótce opiszemy, jak to wszystko wygląda z bliska.

Historia komunikatora Slack w GetResponse

Zanim w organizacji pojawił się Slack, do komunikowania się wykorzystywaliśmy poczciwy protokół XMPP – serce Jabbera – a dokładniej open-source’owy komunikator Spark. Ustąpił on miejsca Slackowi z dość prozaicznego powodu: braku możliwości tworzenia kanałów, czyli prowadzenia rozmów z więcej niż jedną osobą (Tak, tak! Spark ma co prawda rozmowy grupowe, ale nie o nie tutaj chodzi. Kanały slackowe są swoistymi pokojami, działają analogicznie do popularnego kiedyś IRC-a).

Trzy lata temu Slack został po raz pierwszy zaprezentowany zarządowi GetResponse i była to miłość od pierwszego wejrzenia. Aplikacja wniosła duży powiew świeżości i rozwiązywała od ręki braki konkretnych funkcji, o których wspominaliśmy kilka linijek wyżej.

Ze Slacka obecnie korzysta cały GetResponse, czyli ponad 300 osób we wszystkich naszych oddziałach. Opiekują się nim od strony technicznej nasi admini, natomiast kanałami i uprawnieniami zarządzają dyrektorzy IT.

Integracje z aplikacjami zewnętrznymi

Dodatkowe możliwości dają integracje z aplikacjami zewnętrznymi, które znacznie ułatwiają codzienną pracę. Te aplikacje/dodatki można tworzyć samemu, a następnie udostępniać w Slackowym community. Oto krótka lista wtyczek, których używamy:

• Autorski Monster (opisany dokładniej w dalszej części tekstu),
• Giphy – animowane obrazki doskonale ubarwiają codzienne rozmowy, nic czasem nie potrafi rozładować napiętej atmosfery tak, jak odpowiednio dobrany do kontekstu gif,
• Sentry, Grafana i inne wtyczki informujące o bieżącym stanie systemu produkcyjnego,
• Integracja z JIRĄ z informacją o założonych zadaniach i zmianach ich statusów,
• Dropbox, Google Drive, Trello, To-Do, Evernote itd. w zależności od tego, jakich narzędzi ktoś na co dzień używa,
• Lunchtime – wspólne zamawianie jedzenia to już pewna firmowa tradycja.

Lista ta ciągle się rozwija, ponieważ każdy może dodać swoją wtyczkę wedle uznania (o ile spełnia wymogi bezpieczeństwa). Pełna lista dostępnych integracji jest dostępna na stronie Slacka. Na pewno każdy znajdzie coś dla siebie.

Listy kanałów

Na potrzeby realizowanych projektów, tworzone są tymczasowe kanały projektowe, na które zapraszani zostają wszyscy interesariusze. Trafiają tam wszystkie potrzebne informacje, zdjęcia, linki do dokumentacji i luźne pomysły, aby zawsze można było łatwo do nich wrócić, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Przyjęliśmy również pewnego rodzaju nomenklaturę, pozwalająca już po samej nazwie określić, czego dotyczy kanał. Przykładowo, kanały rozpoczynające się od „it-“ to, jak sama nazwa wskazuje, kanały związane z departamentem IT. Kanały „gr-“ to kanały ogólne i najczęściej ogólnodostępne, stworzone po to, aby każda osoba z firmy mogła się skontaktować z zespołem. Jest to kanał komunikacji bardzo często wykorzystywany przez zespół customer success.

Bardzo ważne jest to, aby organizując firmowego Slacka, na samym początku pamiętać o tym, by utworzyć szereg kanałów zanim da się dostęp innym użytkownikom. Należy tak robić, ponieważ, tak jak wspominaliśmy wcześniej, administrator nie widzi listy kanałów, a przestrzeń nazw dla kanałów publicznych i prywatnych jest jedna, więc ktoś może niechcący zająć nam nazwę (tak jak to swego czasu działo się na IRC-u :)).

Monster!

Maskotka GetResponse ma również swoje odzwierciedlenie w postaci bota. Monstera można odpytać o najpotrzebniejsze informacje, np. datę i miejsce Przeglądu Sprintu każdego zespołu, pomocne linki do aplikacji i inne rzeczy, które powinny być cały czas pod ręką. Dążymy do tego, aby nasz Monster potrafił odpowiedzieć na każde postawione mu pytanie 🙂

Pierwszym krokiem ku osiągnięciu tego celu było „nauczenie” go, aby zapamiętał setki, a nawet tysiące zwrotów pochodzących z naszego Centrum Pomocy, bloga czy Centrum Integracji. Wystarczy teraz wpisać polecenie: /monster ask. Następnie, podobnie jak w wyszukiwarce Google, zadać pytanie korzystając z funkcji autouzupełniania np. Gdzie mogę przeglądać moje listy i zarządzać nimi? And the magic happens 🙂

Bardzo pomocne jest również zdefiniowanie grup użytkowników. Na dowolnym kanale możemy za pomocą nazwy danej grupy (np. @admin), wysłać powiadomienie push do wszystkich jej członków. Jest to przydatne, gdy chcemy zwrócić na coś uwagę danej grupie, jednocześnie wysyłając wiadomość do wszystkich na kanale.

Powyższe przykłady pokazują, jak nieograniczone są możliwości Slacka i tak naprawdę tylko od nas samych zależy, w jakim kierunku je rozwiniemy.

Na luzie!

Na pewno w każdej organizacji znajdą się grupy ludzi, którzy mają wspólne zainteresowania. Rozmowy na dedykowanych do tego kanałach przypominają najlepsze czasy IRC-a (bash.org.pl :)).

I tak, mamy tutaj kanały: #gr_metalheadz (w GetResponse sporo osób lubi mocne brzmienie! :)), #monsterchef (dla miłośników kuchni), #pub (czyli miejsce, gdzie dopuszczone jest praktycznie wszystko, co nie jest związane bezpośrednio z pracą), kanały sportowe, itd.

Lista jest długa i na pewno każdy znajdzie coś dla siebie. Warto podkreślić tutaj kanał #agile, na którym toczą się różne dyskusje o zwinności nie tylko w IT, ale na poziomie całej firmy. Wymieniamy się linkami, komentarzami, aby zostać na bieżąco z ciekawostkami ze świata Agile.

Ciemne strony Slacka

Aby zachować porządek, staramy się przestrzegać kilku prostych zasad. Slack co prawda pozwala wyszukać (tak, jak sama jego nazwa wskazuje) dowolną wiadomość/plik, ale znaczniej łatwiej poruszać się w gąszczu wiadomości używając wątków (pamiętajmy o tym!).

Dłuższe informacje (np. nasze cykliczne artykuły lessons learned) publikujemy, używając funkcji postu, aby zachować klarowność i porządek. Posty są sposobem na udostępnianie i współpracę przy długich treściach, takich jak plany projektu lub dokumentacja, bezpośrednio na Slacku. Utworzenie „snippetu” jest dość proste. Po jego napisaniu wystarczy jednym kliknięciem udostępnić go na kanale lub danej osobie.

@here i @channel to również często używane, a może i nadużywane komendy. Używając @channel ogłoszenie zostanie wysłane za pomocą powiadomienia push do wszystkich użytkowników na kanale (idealnie do ogłoszenia awarii w środku nocy :)). Komenda @here natomiast pozwala powiadomić tylko tych, którzy są aktualnie dostępni. Należy o tym pamiętać, aby przypadkiem istotna informacja nie zaginęła gdzieś w gąszczu innych wiadomości.

Dla rozładowywania emocji warto dodać do komunikatora własne emotki.

Pamiętajmy jednak o tym, że jest to komunikator, który służy do porozumiewania się wewnątrz organizacji, a zatem nadużywanie albo porozumiewanie się tylko samymi emotkami (znane np. ze Snapchata) jest mało profesjonalne i może zostać źle odebrane, nawet jeśli w firmie panuje luźna atmosfera na każdym szczeblu struktury organizacyjnej .

Slack wykorzystuje naturalną potrzebę, aby być na bieżąco ze wszystkim, zachowując przy tym odrobinę zabawy, chociaż w pewnym sensie może uzależniać, ponieważ często jego użytkownicy zaglądają do niego o każdej porze dnia i nocy. Niemniej jednak rozmowy grupowe, czy też tradycyjny czat 1:1 nigdy nie zastąpi rozmowy twarzą w twarz, a pozostawiona komuś wiadomość wcale nie oznacza, że temat można uznać za załatwiony…

Happy Slacking!

–

Autorzy tekstu: ScrumMasters w GetResponse

Scrum Masterzy w GetResponse to zespół sześciu osób. Dbają o to, aby kultura agile w GetResponse nie była pustym hasłem. Wierzą w to, że rozwiązania, które za sobą pociąga, są skuteczne. Jednocześnie mają świadomość, że nie jest to gotowa recepta na wszystko, a każdy przypadek należy traktować indywidualnie. Każdego dnia pracują z zespołami deweloperskimi, product ownerami i z całą organizacją nad tym, aby rozwijać nasze produkty, a współpraca przebiegała w jak najlepszej atmosferze. Kierują się przy tym otwartością i zaufaniem, które traktują jako klucz do sukcesu.