Jak zorganizować pracę zdalną w startupie? Podpowiada trzech przedsiębiorców

Między innymi o to zapytaliśmy przedstawicieli trzech technologicznych spółek, uczestniczących w programie mentoringowym InCredibles Sebastiana Kulczyka.

Biotts. Dzięki pracy zdalnej odbywamy więcej spotkań z klientami

Biotts tworzy autorskie leki i nośniki leków w oparciu o unikatowe technologie produkcji, nowatorskie podejście do procesów łączenia substancji oraz wiedzy na temat komunikacji i oddziaływania komórek. Nośnik Biotts zwiększa biodostępność substancji czynnych i może być wykorzystany jako system transportujący dla powszechnie stosowanych leków onkologicznych, przeciwzapalnych czy przeciwbólowych, zwiększając ich celowane działania, zmniejszając przy tym dawkę leku i radykalnie redukując skutki uboczne terapii. Dzięki tej technologii obniżone zostaną koszty leczenia i zwiększy się komfort życia milionów pacjentów.

Home office? Nie wszędzie to możliwe

Biotts nie jest typowym startupem, który rozwija oprogramowanie i który wykonuje większość prac sprzed ekranu komputera. Biotts to firma biotechnologiczna, a fundamentem jej działalności są prace wykonywane w laboratorium. Oznacza to, że Biotts nie mógł w pełni przejść na home office. Mógł za to wdrożyć system zmianowy – i właśnie taki system obowiązuje w spółce.

– Tylko przez jeden tydzień w marcu laboratorium wstrzymało działalność, tylko po to, aby dostosować firmę do większych rygorów sanitarnych. Każdy z pracowników dysponuje własnym laptopem, dlatego jeżeli nie jest wymagana jego obecność w firmie lub laboratorium, może spokojnie realizować zadania lub analizować wyniki w domu – wyjaśnia Konrad Krajewski, executive vice president w Biotts.

System zmianowy wymagał jednak przeorganizowania dotychczasowego ładu oraz wsparcia ze strony pracowników. Mój rozmówca zdradza, że jego zespół świetnie poradził sobie z tym zadaniem. Natomiast część osób (spoza laboratorium), która mogła pozwolić sobie na pracę zdalną, stwierdziła, że woli wrócić do biura. I tak zrobiła, ponieważ praca w Biotts już wróciła do normalności.

Praca zdalna. Plusy i minusy

– Zdalny model pracy ma swoje plusy i minusy. Osoby pracujące w biurze mogą wykonywać dużą część swoich obowiązków w trybie zdalnym, choć problemem może być chociażby obieg dokumentów. Dlatego w naszym przypadku konieczne jest, żeby ktoś był na miejscu i mógł mieć nad tym kontrolę. Dodatkowym minusem pracy zdalnej jest również aktualna sytuacja w szkołach. Na pewno osoby, których dzieci przebywają w domu podczas pracy, mają utrudnioną możliwość tak zwanego „wyłączenia się” i skoncentrowania na pracy – wyjaśnia Konrad Krajewski.

Natomiast, jeśli chodzi o plusy pracy zdalnej przedsiębiorca zauważa, że dzięki niej wzrosła liczba spotkań z klientami, których wcześniej Biotts spotykał jedynie na międzynarodowych konferencjach. Teraz wygląda to inaczej. Zdaniem mojego rozmówcy ludzie przyzwyczaili się do pracy zdalnej, a co za tym idzie, łatwiej nawiązywać kontakt z międzynarodowymi firmami farmaceutycznymi.

Mimo tych plusów Biotts nie jest wstanie przejść całkowicie na zdalny tryb pracy. – Jedynym wyjątkiem są pracownicy biurowi oraz operacyjni, którzy jeszcze przed pandemią realizowali tryb pracy hybrydowej – mówi Konrad Krajewski.

Jak efektywnie zarządzać zdalnym zespołem? Konrad Krajewski radzi:

„Kluczowe jest dobre zarządzanie czasem pracy oraz zaufanie do pracowników. Wyznaczamy sobie mierzalne cele i co tydzień weryfikujemy, czy zostały osiągnięte.
Startup rządzi się trochę swoimi prawami i każdy z nas czasami wykonuje wiele obowiązków na raz, ale wydaje mi się, że sukces tkwi w dobrym i zaangażowanym zespole, który utożsamia się z projektem i czuje satysfakcję z jego rozwoju.

Młode przedsiębiorstwa często powtarzają, że nie chcą stać się „korporacją”, natomiast zdalna pracy wymaga od firmy wprowadzenia podstaw zarządzania i działań z tym związanych, czyli: planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania. W przeciwnym wypadku, jeżeli nie wprowadzimy żadnych metod zarządzania pracą zdalną, ciężko będzie określić, czy efektywnie i skutecznie realizujemy zadania oraz osiągamy cele organizacji”.

Gamehag. Wraz z pracą zdalną wdrożyliśmy cotygodniowe spotkania zespołu

Gamehag to platforma internetowa dla graczy pozwalająca na zdobywanie dostępu do płatnej rozrywki i innych dóbr cyfrowych poprzez granie w darmowe gry i inne akcje podejmowane przez użytkowników na stronie, które są opłacane przez partnerów Gamehag. Spółka jest obecna na rynku międzynarodowym, w szczególności w europejskiej i amerykańskiej społeczności konsumentów cyfrowej rozrywki.

Dodatkowe procedury

Zanim wybuchła pandemia, a Gamehag wprowadził zdalny model pracy w całej firmie, miał już doświadczenia z home officem, tyle że w mniejszej skali. A mianowicie część załogi spółki już wcześniej pracowała ze swoich domów.

– Dzięki temu wiedzieliśmy w jaki sposób tego typu praca powinna być zorganizowana. Pierwszą wdrożoną dodatkową procedurą było tworzenie dziennych podsumowań, które były przekazywane do przełożonych. Dodatkowo zdecydowaliśmy się na utworzenie cotygodniowych, krótkich spotkań całego zespołu – mówi Oskar Wiesiołek, chief revenue officer w Gamehag.

Jak na tę zmianę zareagowali pracownicy? Mój rozmówca odpowiada, że większość z nich była zadowolona. – Oczywiście pierwsze tygodnie, być może nawet 2-3 miesiące, były ciężkie. Pojawiały się różne problemy techniczne, brak odpowiedniego wyposażenia itp. Później zaczęliśmy zauważać zmiany w samodyscyplinie i poprawę w ogólnej organizacji czasu pracy każdego z pracowników – dodaje.

Zdalnie? Z biura? Hybryda

Oskar Wiesiołek również jest zadowolony ze zdalnego trybu pracy. Mówi, że taki system bardzo dobrze sprawdza się w jego firmie. Głównie dlatego, że partnerzy, z którymi współpracuje Gamehag, pochodzą z różnych stron świata, a praca zdalna ułatwia komunikację. Co więcej, pracownicy nie marnują czasu na dojazdy do biura i powroty do domu – w niektórych przypadkach to nawet 2 godziny dziennie.

Ale praca zdalna nie jest pozbawiona minusów. – Największy to brak bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami, przykładowo spotkania marketingowe lub podejmowanie strategicznych decyzji często wymaga tak zwanej burzy mózgów, które w moim odczuciu przynoszą lepsze efekty, kiedy odbywają się twarzą w twarz – mówi chief revenue officer w Gamehag. Dlatego w przyszłości jego firma zdecyduje się na pracę w modelu hybrydowym.

Jak efektywnie zarządzać zdalnym zespołem? Oskar Wiesiołek radzi:

„Będzie to być może dość oczywista odpowiedź, ale brzmi ona „komunikacja”. Kluczowe są na pewno osoby odpowiedzialne za zbieranie poszczególnych działań w całość, tak aby dążyć do celów obranych przez firmę.

Drugim najważniejszym elementem jest ustalenie priorytetów oraz dbałość o to, aby wykonywane zadania pokrywały się z planami i założeniami na dany okres.

Wprowadzenie skutecznej komunikacji i zarządzania pracą w startupie nie jest proste, ponieważ młoda firma raczej nie posiada wypracowanych, optymalnych schematów. Myślę, że największy ciężar spoczywa tutaj na osobie odpowiedzialnej za project/product management, która właśnie jest swego rodzaju spoiwem pomiędzy poszczególnymi działami w firmie”.

Billon Group. Duże biuro jest niepotrzebne

Billon Group to polsko-brytyjski startup, który dzięki blockchainowi tworzy technologię rozproszonego rejestru (distributed ledger technology – DLT). W ramach jednego systemu łączy transakcje walutami narodowymi, zapisywanie dokumentów i zarządzanie tożsamością.

Wdrożenie

– Pod koniec lutego zeszłego roku zaczęliśmy planować działania zapewniające ciągłość biznesu w warunkach epidemii. Wtedy świat śledził już doniesienia z Chin i Włoch oraz drakońskie środki zaradcze wprowadzone przez chińskie władze, natomiast koronawirus nie dotknął wtedy jeszcze w dużym stopniu Europy. Zastanawialiśmy się, co będzie, jeśli w Warszawie powtórzy się scenariusz z Wuhan: całkowity, ostry lockdown z zakazem wychodzenia z domów. Ta wizja się nie sprawdziła i raczej już się nie sprawdzi, ale licząc się z taką ewentualnością, rozpoczęliśmy przygotowania do pracy zdalnej – mówi Wojciech Kostrzewa, CEO Billon Group.

Poza tym część zespołu mojego rozmówcy już pracował z domów. Nie było na przykład potrzeby, aby dział biznesowy musiał siedzieć w biurze i stamtąd sprzedawać rozwiązania Billona. Mógł to robić z każdego miejsca na ziemi. Problemem okazał się dział programistów. Trzeba było im zapewnić zaplecze technologiczne, żeby mogli wykonywać swoje obowiązki.

– To właśnie od działu IT rozpoczęliśmy testy pracy zdalnej. Gdy te zakończyły się sukcesem, w drugim tygodniu marca przenieśliśmy na pracę z domu pozostałą część firmy, a na końcu administratorów, którzy wcześniej sprawdzali, czy w warunkach zdalnych środowisko IT działa poprawnie – wyjaśnia Wojciech Kostrzewa.

Procedury bezpieczeństwa

Dodatkowo zarząd Billona przyjął plan zapewnienia ciągłości biznesowej w warunkach pandemii. I tak opracował środki bezpieczeństwa, gdyby trzeba było pojawić się w biurze. To znaczy wyznaczono osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo w firmie – z ramienia zarządu to dyrektor operacyjny – oraz określono ścieżki przekazywania obowiązków w wypadku zachorowania kluczowych pracowników.

– W miarę rozwoju pandemii kilka osób niestety złapało koronawirusa, natomiast dzięki zdalnemu trybowi pracy zarażenia nie zdezorganizowały sytuacji w firmie – dodaje CEO Billon Group. Nic dziwnego, że większość pracowników spółki cieszy się, że może pracować z domów.

A czy po wygaśnięciu pandemii wrócą do biura? Część z nich tak, ale ta mniejsza, bo większość jednak woli wykonywać zawodowe obowiązki na odległość. Co więcej, COVID-19 udowodnił, że firmy nie potrzebują wielkich biur. Z powodzeniem sprawdzają się te mniejsze. I na takie mniejsze biuro stawia Billon Group.

– Pod koniec lutego przeniesiemy się do nowego, znacznie mniejszego biura, które nie będzie generowało niepotrzebnych kosztów. Zapewni ono administracyjną obsługę firmy i możliwość organizacji spotkań, natomiast większość osób w Billonie przynajmniej przez cały 2021 rok, wzorem największych firm technologicznych, dalej będzie pracowała na odległość – wyjaśnia dyrektor generalny Billon Group.

Jak efektywnie zarządzać zdalnym zespołem? Wojciech Kostrzewa radzi:

„Po pierwsze musimy mieć pewność, że pracownicy w ogóle są w stanie pracować poza biurem. Muszą mieć odpowiednie miejsce oraz sprzęt do pracy, a także dostęp do firmowych zasobów, jak VPN czy dyski sieciowe. Jeśli tego nie mają, obowiązkiem firmy jest udostępnić im zarówno odpowiednie wyposażenie biurowe, jak i pomoc IT. Tutaj ważne jest też przygotowanie odpowiednich procedur bezpieczeństwa informacji, które mogą się różnić od procedur obejmujących pracę biurową, i dopilnowanie, żeby pracownicy się z nimi zapoznali.

Po drugie komunikacja. Zdalna praca bez kontaktu z innymi osobami jest na dłuższą metę niszcząca dla produktywności i psychiki. W Billonie każdy zespół ma regularne spotkanie co najmniej raz, a najczęściej kilka razy w tygodniu, a w miarę potrzeby – nawet kilka razy dziennie.

Po trzecie równowaga między kontrolą a zaufaniem. Menedżer powinien z jednej strony być na bieżąco z tym, czym się zajmują członkowie jego zespołu, ale z drugiej strony nie może tracić czasu na mikrozarządzanie.

Po czwarte własna motywacja. Żeby pomagać pracownikom, trzeba też zadbać o siebie. Warto pamiętać o równowadze między pracą a czasem na odpoczynek i własnymi zainteresowaniami.

I wreszcie po piąte – ochrona zdrowia. Jeśli pracownik ciężko zachoruje i nie będzie mógł wykonywać swoich zadań, to cała zdalna organizacja pracy i tak nie będzie miała znaczenia. Dlatego na jesień zorganizowaliśmy dla wszystkich chętnych pracowników szczepienia na grypę. Pokrywamy też koszty testów na koronawirusa”.

Podsumowanie

Wdrożenie pracy zdalnej w startupie to spore wyzwanie organizacyjne, któremu nie sposób podołać bez odpowiedniego przywództwa i zaangażowania zespołu. Ale to wyzwanie, z którym poradziły sobie spółki, opisane w tym artykule. Co więcej, udowodniły, że przejście na zdalny model pracy może podnieść efektywność w organizacji.

–

O Incredible Academy

Incredible Academy to cykl szytych na miarę wirtualnych spotkań z ekspertami, podczas których finaliści wszystkich edycji programu InCredibles otrzymują praktyczne wskazówki na temat zarządzania firmą w kryzysie.