Jakie biuro wybrać dla małego, średniego i dużego startupu?

Zdjęcie główne artykułu z stocksnap.io

Znalezienie odpowiedniego biura to proces, który towarzyszy niemal każdej firmie, a decyzję o nowej lokalizacji podejmują najbardziej decyzyjne osoby – zarząd lub właściciel. Niestety informacje na temat dostępnych rozwiązań nie są łatwo dostępne. Dodatkowo, popularne portale ogłoszeniowe nie są przystosowane do prezentowania ofert biur, a wielu atrakcyjnych budynków nie sposób znaleźć w sieci.

Koszt biura to nie tylko czynsz

Przeglądając oferty biur w Internecie główną informacją, na którą zazwyczaj trafiamy jest cena za metr kwadratowy powierzchni i przeważnie na tej podstawie zaczynamy poszukiwania i porównujemy oferty, zakładając określony budżet. Jednak w przypadku biur kwota za czynsz to około połowa wszystkich kosztów, które ponosimy. Co wchodzi w skład łącznego kosztu biura? Czynsz za wynajem powierzchni, koszty eksploatacyjne budynku, współczynnik powierzchni wspólnych, zużycie mediów, koszt wynajmu miejsca postojowego, sprzątanie i administracja, zakup mebli i urządzeń biurowych.

W przypadku mniejszych powierzchni dla kilkuosobowych firm często wybierane są oferty, gdzie dostajemy wręcz gotowe rozwiązanie razem z meblami, Internetem, wyposażoną wspólną kuchnią i usługą sekretarską w cenie. I co ważne, rozwiązanie w pakiecie często okazuje się tańsze niż konwencjonalna powierzchnia, gdzie za wszystko trzeba płacić osobno.

Rodzaje i ceny biur w Warszawie

Oczywistym jest, że chcemy, aby nasze biuro było jak najtańsze, bo jest to spory koszt w firmie. Jednak wychodząc naprzeciw swoim oczekiwaniom zakładamy, ile metrów powierzchni będzie potrzebne, w jakiej lokalizacji, standardzie i na jaki okres. Możliwości jest kilka:

– Prawie darmowe może być wydzielenie do pracy części własnego mieszkania lub praca w miejscu publicznym. W pierwszym przypadku należy jednak odprowadzać wyższy podatek od nieruchomości, a drugie to raczej tylko dodatek lub rozwiązanie na krótki okres.

– Biurko w przestrzeni coworkingowej, z wliczonym w cenę prądem, Internetem i kawą to koszt 500-700 zł na miesiąc. Ulepszoną wersją jest dedykowane biurko, czyli przypisane na stałe miejsce, gdzie łatwiej już zostawić np. dokumenty czy sprzęt IT. Takie rozwiązanie kosztuje ok 1000 zł miesięcznie. Umowy najczęściej zawierane są na czas nieokreślony z okresem wypowiedzenia.

– Nieumeblowany pokój biurowy o powierzchni ok 10-15 mkw. można dostać już w łącznej kwocie 600 zł miesięcznie na obrzeżach lub ok 1000 zł w centrum. Większy metraż będzie kosztował proporcjonalnie więcej. W cenie do dyspozycji mamy również wspólne na piętrze toalety czy aneks kuchenny. Istnieje możliwość wynajmu takiego pomieszczenia z umową na czas nieokreślony.

– Pokój biurowy all inclusive, umeblowany, z możliwością korzystania z sali do spotkań to koszt 750-2000 zł za stanowisko pracy. Jeśli chcesz mieć biuro w nowoczesnym biurowcu, często będziesz przyjmował klientów lub Twoja branża wymaga profesjonalnej etykiety, to jest propozycja dla Ciebie. Wygodne i elastyczne rozwiązanie umożliwia także wynajem na krótki termin, np. 3, 6, 12 miesięcy oraz możliwość zmiany biura np. na większe w trakcie trwania umowy.

– Lokal w kamienicy biurowej najbardziej przypomina swoim klimatem lokal mieszkalny, ale ma inny układ pomieszczeń oraz wielkość okien i wysokość sufitów, zgodnie z wymaganiami przepisów BHP. Rozwiązania te są często wybierane przez firmy, które decydują się na biuro w centrum. Łączne ceny biur w kamienicach w centrum wynoszą 80-120 zł/mkw., a umowy mogą być zawierane na okres 1-2 lat.

– Biuro konwencjonalne w biurowcu przeznaczone dla firm, które potrzebują powierzchnię 200-300 mkw. i więcej. Łączny koszt wynajmu w tym przypadku wynosi 60-120 zł, czynsze występują przeważnie w EUR, a umowy są długoterminowe na minimum 3-5 lat. W tym przypadku możemy jednak liczyć na wykończenie powierzchni pod klucz przez właściciela, według naszego projektu, na miarę potrzeb.

Wszystkie powyższe ceny podawane jako kwoty netto, należy do nich doliczyć obowiązujący podatek VAT.

Wymiary biura

Zostając w temacie powierzchni, często trudno jest oszacować, ile faktycznie powierzchni będziemy potrzebowali. Zgodnie z przepisami, jest to minimum 13 metrów sześciennych oraz 2 metry kwadratowe niezajętej przez urządzenia powierzchni na jednego pracownika, przy czym minimalne pomieszczenie to 6 mkw. Tak więc w pokoju o powierzchni 20 mkw. mogą pracować nawet 3-4 osoby, przy większej liczbie osób przyjmuje się ok 10 mkw. na osobę.

Przygotowując się do rozpoczęcia działalności i układając biznesplan należy więc dobrze oszacować koszty prowadzenia biura dziś i w przyszłości. Najtańszym rozwiązaniem własnego biura dla kilku osób jest wynajem pokoju biurowego w biurowcu niższej klasy za 1000-1500 zł. Coraz większą popularnością cieszą się elastyczne rozwiązania all-inclusive w biurowcach wysokiej klasy, z meblami, sprzątaniem i wyposażoną kuchnią, gotowe do wprowadzenia, w cenie od 750-2000 zł za osobę.

Kilkunastoosobowe firmy z większym budżetem powinny wziąć pod uwagę lokal w kamienicy biurowej lub powierzchnię szytą na miarę w budynku biurowym. Wstępne przejrzenie wysokości czynszów na portalach internetowych nie wystarczy i warto mocniej zagłębić się w ten temat.

–

Jerzy Węglarz

Prezes zarządu Biuro Na Miarę

Z rynkiem nieruchomości związany jest od 7 lat, doświadczenie gromadził w największej polskiej firmie doradzającej w wyborze nieruchomości na własne potrzeby i w celach inwestycyjnych. Od 2015 roku odpowiedzialny jest za budowanie i rozwój Biuro Na Miarę, szybko rozwijającej się firmy pośredniczącej w wynajmie biur dla małych i średnich firm.