Jakiego komunikatora używać w zespole? Zestawienie najlepszych narzędzi do komunikacji

Członkowie zespołów porozumiewają się między sobą praktycznie bez przerwy, wymieniając setki, jeśli nie tysiące wiadomości przeróżnymi kanałami. Komunikacja bardzo często wybiega także poza firmę, do klienta, innych zespołów czy też interesariuszy, którzy nierzadko są oddaleni o setki albo i tysiące kilometrów. 

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pl.depositphotos.com

Co więcej – zespoły także mogą pracować w rozproszeniu. Wybór odpowiedniego narzędzia, które pozwoli na sprawną i efektywną komunikację, staje się bardzo ważny. Decyzji, tej nie należy pozostawiać przypadkowi, gdyż późniejsza zmiana narzędzia najczęściej spotyka się z dużym oporem i kosztem.

W Future Processing postanowiliśmy zebrać nasze doświadczenia w formie lekkiego poradnika, skupiając się na zaletach i wadach popularnych narzędzi. Tak powstała lista, którą każdy nowy zespół może się wesprzeć podejmując decyzję co do sposobu komunikacji. Niniejszy materiał jest zbiorem naszych opinii i doświadczeń, które powstały na podstawie wspomnianej wcześniej listy.

Mamy głęboką nadzieję, że ułatwi on właściwy wybór z uwzględnieniem własnego kontekstu ich wykorzystania, choć należy oczywiście pamiętać, że wszystko zależy od kontekstu jego wykorzystania.

Jednymi z ważniejszych kryteriów, względem których ocenialiśmy narzędzia są:

• łatwość użycia/intuicyjność,
• bogactwo funkcji,
• ograniczenia bezpłatnych wersji,
• a także stabilność.

Swoja opinię opieramy na wielomiesięcznej, a czasem i wieloletniej pracy z danym narzędziem, opiniami wielu różnych zespołów, ludzi w różnych rolach projektowych i z różnym doświadczeniem w branży IT. W poniższym zestawieniu skupiliśmy się na rozwiązaniach najczęściej używanych i posiadających darmowe wersje, by dać najpełniejszy wachlarz możliwości.

Opisy komunikatorów

1. Join.me

Join.me to jedno z bardziej intuicyjnych narzędzi, z jakimi mieliśmy przyjemność pracować. Cechuje je wygoda i prostota obsługi a przy tym duże możliwości w darmowej wersji. Z narzędzia tego korzystaliśmy wielokrotnie do prowadzenia dema dla klientów, zarówno jako samodzielnego narzędzia, jak i w połączeniu z innymi.

W naszej opinii Join.me jest jednym z najlepszych narzędzi do współdzielenia pulpitu i jest przy tym bardzo stabilne. Nie zdarzało nam się zacinanie, zrywanie połączenia czy też inne niedogodności. Wystarczy kilka kliknięć i już mamy gotową sesję. Uczestnicy spotkania nie muszą nigdzie się łączyć, wystarczy, że klikną link. Łatwość skonfigurowania spotkania i jego współdzielenia z innymi użytkownikami (również nietechnicznymi), bywa kluczowa w przypadku zarówno rozmów typu ad-hoc, jak i regularnych spotkań, na których demonstrowaliśmy postępy prac. Nie każdy klient chce instalować dodatkowe oprogramowanie tylko po to, aby coś zobaczyć. Join.me świetnie się tu spisuje. Narzędzie to pozwala także na transfer plików oraz czat. Wsparcie dla obsługi urządzeń mobilnych w dzisiejszych czasach powoli staje się standardem, od którego join.me nie odbiega.

Oczywiście Join.me nie jest pozbawione wad, jednakże są to, w dużej mierze, ograniczenia bezpłatnej wersji. Najważniejszym ograniczeniem, którego trzeba być świadomym jest liczba uczestników w spotkaniu – maksymalnie 10 osób. Może to być niedogodne zwłaszcza, gdy nagle okazuje się, że ktoś jeszcze chciałby dołączyć do spotkania/zobaczyć, nad czym pracujemy a my właśnie przekroczyliśmy limit. Współdzielenie ekranu także niesie ze sobą ograniczenie – może to robić jedynie gospodarz spotkania. Sama funkcjonalność sesji współdzielenia wymaga także od organizatora zainstalowania aplikacji. W darmowej wersji jako gospodarz nie mamy także zbyt wielu opcji takich jak auto-mute, czy definiowanie uprawnień uczestników.

Kolejną kwestią jest wspomniany wcześniej link do spotkania. Niestety w wersji darmowej mamy automatycznie generowane linki, które są ważne tak długo, jak trwa spotkanie. Za każdym razem, gdy chcemy zacząć spotkanie musimy stworzyć nowy link, którym podzielimy się z uczestnikami. Z drugiej strony pozwala to zabezpieczyć sesję przed nieproszonymi gośćmi. Co ważne – join.me nie przechowuje żadnych danych na swoich serwerach. Pomimo tych wad uważam, że jest to godne uwagi narzędzie, z którym dobrze się pracuje a łatwość użycia i prostota niewątpliwie sprawiają, że wato przyjrzeć mu się bliżej.

Wyżej opisane wady nie występują w wersji płatnej join.me.

2. Slack

Slack wdarł się „na salony” przebojem 2014 roku. Można powiedzieć, że to idealny przykład na to, że nawet w XXI wieku i bardzo dynamicznie zmieniającym się środowisku, jest miejsce na rozwiązania rodem z poprzedniego stulecia. Slack w swojej podstawowej formie przypomina starego dobrego IRCa.

Slack jest narzędziem przeznaczonym dla zespołów projektowych. Jego główną zaletą jest intuicyjność i prostota. Jeszcze się nie zdarzyło, by ktoś miał problem z korzystaniem ze Slacka. Jeśli jednak taka osoba się znajdzie, to obecny w komunikatorze asystent SlackBot przeprowadzi go przez najważniejsze funkcje aplikacji, by maksymalnie ułatwić start. Slack to narzędzie, które po krótkim czasie staje się centrum komunikacji projektowej. Slack umożliwia komunikację bezpośrednią, a także poprzez grupy publiczne i prywatne. Dzięki takiemu rozwiązaniu można bardzo trafnie kierować komunikacją projektową i wymianą informacji.

Niedawno Slack został wzbogacony o możliwość komunikacji głosowej, która nie wymaga zewnętrznych wtyczek, czy aplikacji. Niestety – w darmowej wersji możliwa jest tylko komunikacja typu 1on1. Jeśli chcemy mieć dostęp do głosowej komunikacji grupowej, będziemy musieli zainwestować w wersję płatną.

Slack to narzędzie do komunikacji tekstowej, którego główną funkcjonalność można rozwinąć korzystając z kilkudziesięciu integratorów. Wśród nich znajdą się wtyczki dla systemów bug-trackingowych (jak Jira, Trello, czy PivotalTracker), repozytoriów (TFS, GitHub, Bitbucket, SVN), serwerów budujących (TeamCity, Jenkins), czy rozbudowujących możliwości programu o komunikację głosową (poprzez Google Hangouts, czy appear.in). Użytkownik w wersji darmowej ma możliwość korzystania z maksymalnie 10-ciu integratorów, co bywa problematycznym limitem. Istnieje także możliwość pisania własnych botów, dzięki czemu limitem staje się tylko własna wyobraźnia.

Limit na integratory dla narzędzi firm trzecich, to nie jedyne ograniczenie wersji bezpłatnej. Slack w wersji darmowej wprowadza także ograniczenie dla dostępu do historii komunikacji. Dostępnych jest 25 tysięcy ostatnich wiadomości (limit globalny zliczający komunikację zarówno bezpośrednią, jak i grupową). W przypadku osiągnięcia limitu, z narzędzia można dalej korzystać, jednak wiadomości najstarsze przestaną być dostępne dla użytkowników zarówno na liście wiadomości, jak i w wyszukiwarce. Wymusza to konieczność archiwizowania wiadomości poza narzędziem. Limit wiadomości w zależności od wielkości zespołu, można osiągnąć po kilku miesiącach pracy (przy niewielkim zespole), jak i po niecałym miesiącu użytkowania (jeśli pracujemy nad dużym projektem angażującym kilkadziesiąt osób).

Slack to potężne narzędzie, którego możliwości można jeszcze rozszerzyć dzięki wykorzystaniu dodatkowych integratorów. Ograniczenia wersji darmowej nie są zbyt uciążliwe. Nigdy nie korzystaliśmy z wersji płatnej, gdyż dla codziennej pracy, nie ma w niej wielu udogodnień. Większość limitów można obejść wykorzystując integratory.

Wersja płatna Slacka nie jest tania. Rozpoczyna się od 6.67$ za użytkownika za miesiąc (przy płatności kwartalnej), więc w przypadku zespołu składającego się z 20tu osób, zapłacimy ponad 130$ (miesięcznie). Opłata uzależniona jest więc mocno od wielkości zespołu.

3. Google Hangouts

Google miało kilka pomysłów na komunikatory na przestrzeni lat – Google Talk, Huddle, czy Hangouts to kilka produktów, które oferowały różne typy komunikacji – od tekstowej, przez VoID, aż po video-konferencje i video-prezentacje. Google Hangouts (GHO) to pomysł przedstawienia tych komunikatorów pod wspólnym sztandarem. Trzeba przyznać, że dość udany.

Google Hangouts posiada wszystko w jednym miejscu, a do tego zgrabny interfejs nie przytłacza użytkownika. Podstawową funkcją Google Hangouts jest tworzenie konwersacji (głosowych i tekstowych) z innymi użytkownikami GHO. Google Hangouts zapisuje wszystkie konwersacje na serwerach Google, więc dostęp do nich jest bardzo szybki i prosty, a możliwość wysyłania historycznych konwersacji do innych uczestników jest dodatkowym atutem.

W wersji Google Apps for Work, Google Hangouts udostępnia także szereg aplikacji, które zwiększają możliwości tego narzędzia. Dzięki nim, można na spotkaniu np. stworzyć wirtualną tablicę, czy przeglądać GoogleEarth. W wersji dla prywatnych użytkowników, każda aplikacja musi być tworzona niezależnie jako nowe spotkanie, więc użyteczność tego narzędzia jest ograniczona.

Korzystając z Google Apps for Work, użytkownik ma także możliwość przeprowadzania spotkań z użytkownikami anonimowymi. Takiej możliwości w wersji darmowej niestety zabrakło. jest to jeden z największych minusów GHO, tym bardziej, że istnieje bezpośrednia konkurencja, która umożliwia podobne funkcjonalności. Nawet jeśli użytkownik posiada konto biznesowe, adres konwersacji jest długi i nie jest łatwy do współdzielenia z innymi uczestnikami – mimo możliwości tworzenia własnych nazw konwersacji.

Google Hangouts jest idealnym przykładem, jak szybko zmienia się technologia i świat IT. Google Hangouts to jedna z pierwszych aplikacji umożliwiających przeprowadzanie konferencji video poprzez dzielenie się adresem URL z uczestnikami. Dzisiaj niestety trochę podupadł na znaczeniu i większym zainteresowaniem mogą pochwalić się inne narzędzia. Nadal jednak jest pozycją wartą rozważenia – tym bardziej, jeśli projekt zainteresowany jest trzymaniem całej wiedzy projektowej w ramach jednego ekosystemu.

By w pełni korzystać z możliwości Google Hangouts, najlepiej zaopatrzyć się w Google Apps for Work, które dostępne jest już od 4€ miesięcznie.

4. Appear.in

Appear.in pozwala na przeprowadzenie spotkań video. Trudno nie odnieść wrażenia, jakoby autorzy tego oprogramowania, bacznie obserwowali poczynania giganta z Montain View i starali się nie popełnić podobnych błędów. Trzeba przyznać, że wyszło całkiem nieźle.

Appear.in pozwala na dzielenie ekranu komputera. Aplikacja wymagać będzie jednorazowej instalacji wtyczki. Podczas dzielenia ekranu, jak to zwykle bywa, tracimy możliwość transmisji video. Jednak, co wyróżnia appear.in, to możliwe jest dzielenie ekranu przez kilku użytkowników jednocześnie, co otwiera całkiem to nowe możliwości.

Główną zaletą appear.in jest konstrukcja pokoi, czyli miejsc, gdzie odbywają się spotkania. Nazwy pokoi są tworzone przez użytkowników, a nie generowane, dzięki czemu udostępnienie linków do spotkań jest banalnie proste – linkiem staje się właśnie nazwa pokoju. Narzędzie posiada także funkcję chata, dzięki czemu można prowadzić dyskusje nawet nie posiadając mikrofonu. Jest ona przechowywana do czasu, aż ostatni członek konferencji opuści pokój.

Appear.in dzięki przyjaznym nazwom pokoi, świetnie nadaje się do prezentacji wyników prac nad oprogramowaniem klientom lub użytkownikom. Dodatkowo własna nazwa pokoju pozwala zbudować fajną atmosferę już na samym wstępie. Użytkownicy aplikacji mogą tworzyć pokoje na spotkania ad-hoc, a także stałe konferencje. Wystarczy stworzyć konto, by dostęp do pokoju na stałe ograniczyć – zyskujemy pewność, że nasz pokój będzie zawsze wolny, kiedykolwiek będziemy go potrzebować.

Stworzenie konta pozwala także na otrzymywanie powiadomień z aplikacji, gdy ktoś będzie chciał skorzystać z naszego pokoju, czy ustawić specjalne tło podczas konferencji. Co z bezpieczeństwem połączenia? Konferencje appear.in korzystają z szyfrowanego połączenia peer-to-peer, dzięki czemu mamy pewność, że nikt niepowołany nie zakłóci spokoju uczestników. Taki typ połączenia jest jednak mocno zasobożerny, więc przy większych konferencjach, dobre łącze internetowe oraz CPU mogą być konieczne.

Appear.in posiada jedną wadę – rozmiar pokoju. Jednorazowo w jednej konferencji, z racji wykorzystywanego typu połączenia, może brać udział 8 uczestników. My korzystamy z appear.in jako narzędzia do szybkiego tworzenia video-konferencji, a nie jako głównego narzędzia komunikacji. Dobrze uzupełnia on braki HipChata, czy Slacka zapewniając dodatkowo bezpieczeństwo połączenia.

5. Skype

Skype jest na tyle popularny, że skupimy się jedynie na kilku szczegółach. W skrócie z naszego doświadczenia możemy powiedzieć, że klienci dzielą się na takich, którzy ze Skype’a korzystają oraz takich, którzy tego nie robią i najpewniej nie zaczną. Może nie brzmi to zbyt odkrywczo, jednakże doświadczenie pokazuje, że dużo zależy od rozmiaru i dojrzałości organizacji. Im większa organizacji tym częściej posiada ona wyraźne zalecenia co do wykorzystywanych narzędzi i np. reguły te są na tyle dojrzałe, że nie pozwalają na użytkowanie narzędzia, które choćby potencjalnie przechowuje jakiekolwiek dane. To kluczowa informacja, na którą według nas warto zwrócić uwagę, podczas wybierania narzędzia do codziennej komunikacji.

Skype for Business

Skype for Business (SfB) jest pierwszym z prezentowanych tutaj komunikatorów, który nie korzysta z zewnętrznych serwerów w celu propagowania komunikacji. Jest to na tyle ważne, że dane wrażliwe, które będą wysyłane przez to medium, nie wydostaną się na zewnątrz organizacji (przynajmniej teoretycznie). Skype for Business (SfB) w przeciwieństwie do innych prezentowanych tutaj narzędzi, nie jest komunikatorem darmowym. By w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje, konieczne jest posiadanie Skype for Business Server bądź odpowiednika w chmurze Microsoftu – Skype for Business Online.

SfB udostępnia najbardziej zaawansowane możliwości komunikacyjne ze wszystkich narzędzi prezentowanych w tym artykule. SfB pozwala na pełne zarządzanie komunikacją wewnątrz organizacji dzięki integracji ze skrzynką pocztową. Użytkownik uzyskuje możliwość bezpośredniego kontaktu z innym użytkownikiem SfB bezpośrednio ze skrzynki Outlook. Pod sam serwer Skype for Business można podłączyć numery publicznej sieci telefonicznej (PSTN), dzięki czemu użytkownik dostaje możliwość wykonywania i odbierania połączeń telefonicznych bezpośrednio z komunikatora. Przydatna funkcjonalność, gdy trzeba nagle zadzwonić, a organizacja konferencji telefonicznej nie wymaga już rezerwacji sali konferencyjnej.

By możliwa była komunikacja z użytkownikami Skype for Business z innej organizacji, konieczne jest połączenie serwerów. Dopiero wtedy możemy komunikować się np. z klientem zewnętrznym. Ta mała niedogodność spowodowana jest koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa danych. Sam Skype for Business zapewnia pełne szyfrowanie wysyłanych danych.

Na minus Skype for Business należy uznać jego cenę. Bywa zaporowa dla większości firm. Natomiast, jeśli jakaś firma zainwestuje już w Skype for Business, to niechętnie korzysta z innych mediów do komunikacji. Dodatkowo SfB na pewno nie należy do intuicyjnych narzędzi, z których korzysta się łatwo i przyjemnie, a większość opcji i tak kontrolowana jest przez organizację i serwer, więc sama rola klienta sprowadza się do używania aplikacji klienckiej.

Skype for Business można mieć od ok. 5$ miesięcznie przy wykorzystaniu rozwiązań chmurowych Microsoft Office365.

6. Cisco WebEx Meeting Center (oraz Cisco Spark)

Cisco WebEx nie jest typowym rozwiązaniem nurtu komunikatorów, jednak grzechem by było nieumieszczenie rozwiązania jednej z największych firm z branży sieciowej na świecie. W przypadku WebEx trudno mówić tylko o samej aplikacji, gdyż jest to cały system, który można dowolnie rozbudowywać i kreować. Możliwe jest połączenie całej wewnętrznej sieci telefonicznej oraz sieci VoIP tworząc centrum komunikacji przedsiębiorstwa. Cisco posiada urządzenia, które są wręcz stworzone do tego celu.

Cisco WebEx Meeting Center to w najprostszej postaci komunikator łączący w sobie rozwiązania telekonferencyjne (audio & video) wraz ze współdzieleniem ekranów i plików włączając w to zdalne zarządzanie udostępnianym ekranem i możliwość wspólnej kolaboracji na udostępnianych plikach. Możliwości wspólnej pracy podczas spotkań są praktycznie nieskończone i ograniczone tylko wyobraźnią.

Cisco coraz śmielej sobie poczynia na rynku komunikatorów. W tej chwili trudno mówić już tylko o narzędziu do przeprowadzania telekonferencji. Dzięki integracji z Cisco Spark, możliwa jest wielopoziomowa komunikacja w ramach całej organizacji, bez potrzeby posiadania innych narzędzi.

Podobnie, jak rozwiązanie firmy Microsoft, WebEx nie jest rozwiązaniem darmowym, ale na pewno jest rozwiązaniem najbardziej kompleksowym. Za to też się płaci – za same rozwiązanie oparte o pokoje do przeprowadzania telekonferencji należy zapłacić w najtańszej wersji 19$ miesięcznie (spotkanie do 8miu osób). Cisco Spark udostępniany jest w wersji darmowej umożliwiającej prostą komunikację tekstową. Za wersję zintegrowaną z rozwiązaniem WebEx oraz pakietem narzędzi administracyjnych i analitycznych na poziomie organizacji należy już zapłacić 12$ miesięcznie za użytkownika.

Czy warto? Na pewno jest to ciekawa propozycja dla firm, które posiadają wdrożone rozwiązania firmy Cisco. Cisco cały czas śledzi poczynania konkurencji i adoptuje do swoich rozwiązań sprawdzone mechanizmy. Aktualnie WebEx Meeting Center i Cisco Spark to najbardziej kompleksowe rozwiązanie na rynku, ale na pewno nie najbardziej zaawansowane w swoich poszczególnych elementach, stąd decyzja o implementacji tego pakietu może być podjęta ponad samym zespołem – na poziomie organizacji.

Podsumowanie

Wymienione i opisane przez nas narzędzia oczywiście nie wyczerpują listy. Cały czas powstają nowe, ulepszone wersje kolejnych przełomowych rozwiązań i każdy powinien wybrać własny złoty środek. Przy podejmowaniu decyzji warto wziąć pod uwagę kryteria istotne z uwagi na tryb współpracy, własną infrastrukturę czy też reguły panujące w organizacji. Często o wyborze narzędzia decyduje też moment, w którym projekt się znajduje.

Najważniejszy jest zawsze kontekst użycia. Narzędzie, które nie sprawdzało się przy jednym projekcie, może być idealnym rozwiązaniem przy kolejnym. Nie warto więc zamykać się na nowinki. Koniec końców to wciąż tylko (albo aż) jedno z narzędzi naszej codziennej pracy, a ograniczając wybór tylko do topowych rozwiązań, można zabrnąć w ślepy zaułek. Powodzenia w znalezieniu idealnego narzędzia dla siebie!

–

Autorzy tekstu:

Arkadiusz Kawka

Team Leader w Future Processing

Od ponad 4 lat realizuje projekty dla klientów z rynków zachodnich, wspiera organizację także poprzez udział w rekrutacji kandydatów na stanowisko Team Leadera. W codziennej pracy stara się łączyć różne praktyki zwinnych metodyk prowadzenia projektów, dopasowując je do bieżącej sytuacji. 

Daniel Wicher

Scrum Master w Sii

Od zawsze związany ze zwinnym prowadzeniem projektów — początkowo jako członek zespołów developerskich, docelowo jako Scrum Master w zespole i Agile Coach w organizacji. W codziennej pracy najważniejsze dla Daniela jest dostarczanie wartości użytkownikowi końcowemu dzięki zaangażowaniu zmotywowanego zespołu developerskiemu.