Jeden plik zamiast setek stron danych księgowych

Urząd Kontroli Skarbowej lub Urząd Skarbowy przeprowadzając kontrolę prosi zazwyczaj o dane księgowe firmy. Często chce je otrzymać w formie skanu wysłanego mailem. I choć możemy je wydrukować i zeskanować, to nie jest to najprostsza forma. Lepiej użyć specjalnego programu, który przekieruje wydruk do pliku PDF, by zamiast drukować setki stron, otrzymać gotowy plik z rejestrem lub księgą główną do wysłania. Z racji tego, że często te pliki różnią się, zawierają różnego rodzaju informacje a czasami także nieprawidłowe dane, rząd postanowił je ujednolicić wprowadzając tzw. Jednolity Plik Kontrolny.

Ministerstwo Finansów wprowadziło w 2016 roku Jednolity Plik Kontrolny (JPK) dla dużych firm. Obowiązek stworzenia go i wysłania wejdzie w życie już od pierwszego lipca br. Duża firma to taka, która zatrudnia 250 pracowników oraz jej roczny obrót jest równy bądź wyższy niż 50 mln EURO lub całkowity bilans roczny przekracza 43 mln EURO. Takich firm jest u nas w kraju zaledwie kilka, może kilkanaście tysięcy. Małych i średnich podatników obowiązek ten dotknie dopiero za dwa lata, czyli od połowy 2018 roku, ale już razem z dużymi firmami mogą oni takie pliki dostarczać. Oczywiście jeśli mają taką możliwość i chcą.

Pierwszy raz w wolnej Polsce zdarzyło się tak, że w sposób powszechnie dostępny Ministerstwo Finansów opublikowało propozycje JPK i wykonało proces ich konsultacji. Jest to krok w bardzo dobrą stronę. Do 26 stycznia można było przysłać swoje uwagi i spostrzeżenia po publikacji aż siedmiu formatów plików. Oczywiście skorzystaliśmy z tej możliwości i ku naszemu bardzo pozytywnemu zaskoczeniu już następnego dnia otrzymaliśmy podziękowanie z zapewnieniem, że “poinformujemy o sposobie ich wykorzystania przed opublikowaniem ostatecznych wersji struktur. Przewidujemy, że okres wewnętrznych konsultacji potrwa ok. 2-3 tygodni”. Zatem około połowy lutego powinniśmy otrzymać informację zwrotną jeszcze przed publikacją ostatecznych formatów danych.

Trzeba jednak od razu zaznaczyć, że na tym świecie nic nie jest ostateczne i należy ten format traktować jako pierwszą jego wersję, która będzie z czasem, sądzimy, że kilka razy w roku zmieniać się. Mamy tylko nadzieję, że zmiany tych formatów będą łagodne i zapowiadane dostatecznie wcześnie. Wskazany byłby czas około 2-3 miesięcy wyprzedzenia przed wejściem w życie aktualizacji formatu danych. Pliki kontrolne są w bardzo powszechnym, elastycznym i nowoczesnym formacie XML co powoduje, że w miarę łatwo jest je nie tylko emitować z programów, ale także przetwarzać.

Trzeba od razu podkreślić, że wymogi idą bardzo daleko. Dotyczą one nie tylko księgowości (ryczałtowej, uproszczonej i pełnej), ale także rejestrów VAT, wyciągów bankowych, magazynów i faktur aż do poziomu konkretnej pozycji na fakturze. Jest to jak dotąd najbardziej szczegółowy system poboru informacji od podatników. Daje on organom skarbowym bardzo szerokie możliwości. Szczególnie od momentu, gdy system zacznie zbierać bardzo duże ilości danych (Gigadane). Powstaną wtedy na pewno specjalistyczne programy do wychwytywania powiązań, cen transferowych i wszelkich metod unikania płacenia podatków jakie dotychczas są stosowane.

Na pewno JPK znajdzie także inne zastosowania niż kontrola skarbowa. W 2018 roku każdy program magazynowy, fakturujący czy księgowy będzie emitował wymagane pliki JPK w identycznej strukturze danych. Stworzy to nowe możliwości wymiany informacji pomiędzy przedsiębiorstwami i pozwoli uniknąć czasochłonnego przepisywania danych. Co warte podkreślenia będzie to miało miejsce pomiędzy konkurencyjnymi systemami i to bez jakichkolwiek uzgodnień pomiędzy podmiotami, które te programy produkują. To niewątpliwie efekt uboczny całego procesu, ale bardzo ważny i pozytywny.

Rafał Łożyński 

Dyrektor Generalny Varico 

Wierzy, że praca z oprogramowaniem biznesowym może sprawiać ludziom radość. Od ponad 25 lat współtworzy rodzinę programów do księgowości, kadr i płac ze specjalizacją dla biur rachunkowych. Także oprogramowanie fakturujące i prowadzące gospodarkę magazynową ściśle zintegrowaną z e-Commerce.