Kara umowna w kontrakcie. Jakie są jej funkcje?

Dodane: 06.06.2022

Kamila Wasilewska

Udostępnij:

W każdej umowie cywilnoprawnej ogromną rolę odgrywa regulacja praw i obowiązków stron kontraktu. Powinno być to zrobione w taki sposób, aby nie pozostawiać pola do dowolnej interpretacji. Oczywiście w sytuacji, w której podmioty działają zgodnie z zaakceptowanymi ustaleniami, współpraca przebiega bez przeszkód. Mimo to lepiej zawczasu zabezpieczyć interesy stron za pomocą odpowiednich klauzul. Do najskuteczniejszych rozwiązań w tym zakresie należy kara umowna. Na czym polega i kiedy można ją zastrzec?

Kara umowna – jaki jest jej cel?

Regulacje na temat kary umownej znajdziemy w artykule 483 kodeksu cywilnego (paragraf 1), zgodnie z którym: Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

Kara umowna jest więc dodatkowym zastrzeżeniem w treści kontraktu, które zalicza się do kategorii tzw. accidentalia negotii – składników przedmiotowo istotnych. Zasady działania tego mechanizmu są ustalone przez ustawodawcę. Jednak to właśnie strony dodające karę umowną powinny określić jej zakres oraz wysokość. Oprócz tego mają prawo do precyzyjnego ustalenia, dla których postaci niewykonania lub nienależytego wykonania kara umowna ma zastosowanie.

Funkcje instytucji kary umownej to:

  • pełnienie roli zryczałtowanego odszkodowania, którego wypłaty może domagać się wierzyciel w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego przez dłużnika,
  • stymulowane dłużnika do prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z umowy,
  • pełnienie roli pewnego rodzaju „kary” za niewywiązanie się z umownych obowiązków.

W jakich sytuacjach warto ją zastrzec? Przede wszystkim w tych przypadkach, w których podczas procesu sądowego wykazanie wysokości szkody byłoby utrudnione. Przykładowo, gdy chcemy dochodzić odszkodowania za naruszenie zakazu konkurencji, dokładne wyliczenie wysokości szkody jest praktycznie niemożliwe. Za to sam proces pochłonie wiele miesięcy i będzie niósł ze sobą wysokie ryzyko przegranej.

Jeżeli wcześniej zastrzeżemy karę umowną, wyeliminujemy potrzebę wykazywania przesłanek odpowiedzialności kontraktowej. W takiej sytuacji wystarczy, że wierzyciel wykaże fakt naruszenia zastrzeżenia umownego. Wyliczenie wysokości odszkodowania również będzie znacznie łatwiejsze – zazwyczaj karę umowną nalicza się w odgórnie określonej kwocie albo jednostkowo za każdy dzień uchybienia.

Trzeba przy tym pamiętać, że nie można naliczać kary w nieskończoność – czyli bez określenia jej górnej wysokości lub czasu, za jaki może być naliczana. Tego typu zapis będzie naruszeniem zasad współżycia społecznego w kontekście pojęcia „określonej sumy pieniężnej”, o której traktuje artykuł 483 kodeksu cywilnego. Może więc zostać uznany za bezwzględnie nieważny (Wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi z dnia 31 października 2018 r., sygn. XIII Ga 642/18).

Miarkowanie kary umownej

Z reguły kara umowna jest należna wierzycielowi w zastrzeżonej wysokości, bez względu na okoliczności, które towarzyszą skierowaniu wezwania do zapłaty czy wysokość poniesionej szkody. Zgodnie z przepisami prawa, można jednak miarkować karę umowną (art. 484 § 2 kodeksu cywilnego). Jest to możliwe w sytuacjach, w których:

  • zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane,
  • kara umowna jest rażąco wygórowana.

Ustawodawca nie udziela jednak sprecyzowanej odpowiedzi na pytanie, kiedy miarkowanie jest dopuszczalne. Dlatego należy posiłkować się orzecznictwem i poglądami doktryny. Przykładowo, dłużnik może żądać miarkowania kary umownej, jeśli pomiędzy stronami doszło do rozliczenia umowy w 2/3 jej wartości (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 29 czerwca 2020 r., sygn. I Aca 451/20).

Z kolei orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje, że można stosować miarkowanie kary umownej, gdy w toku realizacji umowy interes wierzyciela został zaspokojony w istotnym stopniu. Podsumowując, możliwość żądania zmniejszenia represji nie przysługuje dłużnikowi, który podjął jedynie minimalne starania w celu wykonania umowy.

W kontekście dysproporcji kary ustawodawca wskazuje, że aby dłużnik miał prawo do domagania się miarkowania, musi być ona na tyle rażąca, aby była dostrzegalna przez obiektywnego obserwatora. Zgodnie z liniami orzeczniczymi sądu, które oceniały wysokość kary umownej, brano pod uwagę przede wszystkim:

  • stosunek kary umownej do wartości całego świadczenia,
  • stosunek kary umownej do naruszonego interesu wierzyciela,
  • stosunek kary umownej do szkody poniesionej przez wierzyciela.

Trzeba przy tym pamiętać, że sąd uwzględni stosowanie miarkowania kary umownej tylko wtedy, gdy zarzut będzie podniesiony przez samego dłużnika, a nie z urzędu. Dlatego w celu przygotowania umowy jak najlepiej chroniącej interesy obu stron, warto skorzystać z pomocy prawników doświadczonych w sporządzaniu kontraktów.

Na kwestię miarkowania kary umownej należy zwrócić szczególną uwagę w przypadku zastrzeżeń włączanych do umowy o zakazie konkurencji. Ich wysokość powinna pozostawać w realnym związku z wysokością wynagrodzenia pracownika oraz z zakresem jego odpowiedzialności materialnej. Niektóre rozstrzygnięcia sądów uwzględniają nawet wskazanie maksymalnej dopuszczalnej wysokości tego typu kary umownej, np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 1 stycznia 2006 r., sygn. III APa 37/06 wskazał dziesięciokrotność odszkodowania.

Kara umowna, a kwestia odszkodowania

Kara umowna zastępuje odszkodowanie, ale działa przy tym działa jak miecz obosieczny. Jeśli będzie zbyt wysoka, narazi dłużnika na większe straty w razie procesu. Za to przesadnie niska spowoduje, że wierzyciel będzie mieć mniejsze szanse na naprawienie szkody w całości. W jaki sposób odpowiednio wyważyć interesy stron umowy?

Zazwyczaj stosuje się rozwiązanie przewidziane w artykule 484 §1 k. c. in fine. Według tego przepisu żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły. Dzięki temu mechanizmowi dochodzi do wprowadzenia w treści klauzuli przewidującej karę umowną zastrzeżenia, według którego strony lub jedna z nich ma możliwość dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej. W rezultacie dochodzi do likwidacji bariery, która jest wynikiem kary zastrzeżonej również jako pojedynczej sumy pieniężnej.

Od lat kwestią sporną jest także to, czy aby móc żądać zapłaty kary umownej przez dłużnika, konieczna jest szkoda w majątku wierzyciela. Ten problem spowodował, że w orzecznictwie powstały dwa nurty:
Zgodnie z założeniami pierwszego, jeżeli kara umowna jest surogatem odszkodowania, wystąpienie szkody jest konieczne, aby uzasadnić roszczenie wierzyciela z kary umowne (m.in. według wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 20 marca 2013 r., sygn. I ACa 132/13).

Drugi nurt uniezależnia zapłatę kary umownej od wystąpienia szkody (o czym mówi stanowisko Sądu Najwyższego w uchwale siedmiu sędziów z dnia 6 listopada 2003 r., sygn. III CZP 61/03 – uchwała ma moc zasady prawnej).

W jakich sytuacjach nie można zastrzec kary umownej?

Dość częstym problemem jest też dopuszczalność zastrzeżenia kary umownej na wypadek odstąpienia od umowy z powodu niewykonania zobowiązania o charakterze pieniężnym. Tego typu trudność można napotkać zwłaszcza w umowach dostawy lub umowach o roboty budowlane. Co zrobić, jeżeli umowa zobowiązuje dłużnika do zapłaty kary po skorzystaniu z prawa odstąpienia od umowy przez wierzyciela z powodów leżących po stronie dłużnika, gdy jedną z przesłanek umożliwiających skorzystanie z prawa odstąpienia jest opóźnienie w zapłacie wynagrodzenia przez dłużnika?

Wydawałoby się, że strony mogą zastrzec karę umowną, ponieważ dotyczy ona prawa odstąpienia od umowy z różnych przyczyn – w tym tych niepieniężnych. Mimo to sądy nie są w tej kwestii jednomyślne. Przyjęto bowiem, że pojęcie zobowiązania pieniężnego jest rozumiane bardzo szeroko.

Otóż zobowiązanie o charakterze pieniężnym nie może być nawet w nikły sposób powiązane z zastrzeżeniem kary umownej. Takie postanowienie może zostać uznane za nieważne. Trzeba jednak zaznaczyć, że sądy czasem dopuszczają tego typu konstrukcję – pod warunkiem, że niewykonanie zobowiązania pieniężnego przez jedną ze stron nie jest jedyną przesłanką żądania kary umownej (wskazuje to np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 lutego 2007 r., sygn. III CSK 288/06).

W takim razie jak zabezpieczyć interesy obu stron? W umowie o roboty budowlane często stosuje się zastrzeżenie w umowie gwarancji zapłaty. Sposób ten polega na wypłaceniu przez inwestora wskazanej kwoty pieniężnej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań umownych (pieniężnych lub niepieniężnych). Gwarancja zapłaty może mieć formę:

  • gwarancji bankowej,
  • gwarancji ubezpieczeniowej,
  • akredytywy bankowej,
  • poręczenia banku.

W razie wątpliwości odnośnie tego, jak skonstruować zapis zabezpieczenia umownego aby mieć gwarancję bezpieczeństwa, warto skorzystać z pomocy kancelarii specjalizującej się w obsłudze przedsiębiorców m.in. z branży inwestycyjnej.

Ponadto przyjmuje się, że nie można jednocześnie zastrzec i kumulować kar umownych za niewykonanie i nienależyte wykonanie tego samego zobowiązania. Zgodnie ze stanowiskiem sądów, nie jest możliwe jednoczesne niewykonanie obowiązku i wykonanie go nieprawidłowo. Tego typu zastrzeżenie jest wewnętrznie sprzeczne, o czym mówi m.in. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 18 lipca 2012 r., sygn. III CZP 39/12.

Przykłady zastosowania kary umownej

Treść klauzuli kary umownej dostosowuje się do typu zawieranej umowy i całościowej wartości świadczeń stron. Podstawą do właściwego sformułowania postanowienia są głównie prawa i obowiązki kontrahentów, które muszą zostać precyzyjnie zidentyfikowane, aby uniknąć nieścisłości i nieporozumień podczas dochodzenia zryczałtowanego odszkodowania. Oto kilka przykładów zastrzeżenia kary umownej:

A.

  1. Strony postanawiają, że w przypadku zwłoki w oddaniu Dzieła, Zamawiający może dochodzić zapłaty kary umownej w wysokości 2% wartości dzieła za każdy dzień opóźnienia.
  2. Kara umowna nie może łącznie przekroczyć 15000 zł.
  3. Zastrzeżona kara umowna nie wyklucza możliwości dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżenia kary umownej.

B.

  • Dostawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1% zamówienia za każdy dzień zwłoki w dostarczeniu towaru.
  • Kara umowna nie może przekroczyć równowartości wartości towarów objętych zamówieniem.
  • Zamawiający może dochodzić odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej.

Czy karę umowną można wliczyć w koszty uzyskania przychodu?

Przedsiębiorcy zobowiązani do zapłaty kary umownej, często zastanawiają się, czy mogą zmitygować takie obciążenie poprzez zaliczenie go jako wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Organy podatkowe z zasady udzielają tutaj odpowiedzi negatywnej, ale nie jest to tak proste.

Odpowiedź można znaleźć w artykule 15 ust. 1 oraz 16 ust. 1 pkt. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawy o CIT). Według pierwszego z tych przepisów, koszty uzyskania przychodu to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów bądź w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jednocześnie artykuł 16 ust. 1 pkt. 22 mówi o tym, że nie uznaje się za koszty uzyskania przychodu kar umownych i odszkodowań z tytułu:

  • wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,
  • zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
  • zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Jeżeli więc ustawodawca stosuje wyliczenie zamknięte, nie ma podstaw, aby interpretować przepis, rozszerzając je na inne postacie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania (stanowisko m.in. WSA Gliwicach w wyroku z dnia 2 lipca 2020 r., sygn. I SA/Gl 1348/19).

Kara umowna – wnioski

Zastrzeżenie kary umownej to pomocne narzędzie w dochodzeniu odszkodowania. Właściwie sformułowana klauzula chroni interesy wierzyciela, a także motywuje dłużnika do działania terminowego i zgodnego z umową. Pomimo względnej prostoty przepisów wprowadzających w kodeksie cywilnym karę umowną, ich prawidłowa implementacja do kontraktu bywa trudna. Wymaga m.in. znajomości specyfiki branży i świadomości stanowisk doktryny oraz bieżącego orzecznictwa. Jeżeli więc zależy Ci na zastrzeżeniu kary umownej zgodnie z prawem, najlepiej zleć to zadanie specjalistom.

Autorka: Kamila Wasilewska, kancelaria prawna RPMS Staniszewski & Wspólnicy