Kiedy Excel już nie wystarcza. Dojrzewanie procesów w firmie

Zdjęcie główne artykułu by stocksnap.io

1. Mieć cel

Aby móc mierzyć swoje postępy musimy przede wszystkim mieć co mierzyć. Dlatego już na samym początku powinniśmy zadbać o wyznaczenie sobie kluczowych wskaźników efektywności (KPI), którymi mogą być chociażby ruch na stronie, konwersja czy średnia wartość zamówienia.

Dobrze też pamiętać, że czasami cennym źródłem tego, co warto, a czego nie warto monitorować, są nasi pracownicy. Wyznaczane przez nich cele są często zadziwiająco przejrzyste i dobrze oddają realną sytuację firmy, ponieważ każdy z nich jest odpowiedzialny w firmie za pewien proces, bądź jego część.

Tylko czym właściwie są procesy? Procesem można nazwać wszystkie działania, które prowadzą twój biznes do osiągania zamierzonych celów – od sposobu w jaki prowadzisz rozmowy przez telefon z klientami po to czy i w jaki sposób twoja firma wspiera ich, kiedy dostaną już gotowy produkt. Każde zadanie może mieć istotny wpływ na końcową realizację celów.

2. Obserwować zmiany

Większość firm zdaje sobie sprawę, że ich procesy biznesowe są kluczem do sukcesu na rynku. Są również świadomi, że stanowią one podstawę do zdobywania nowych klientów oraz utrzymywania satysfakcji wśród już istniejących. Chcąc utrzymać wysokie standardy obsługi, a jednocześnie obniżyć koszty – dobrze nieco dokładniej przyjrzeć się własnym procesom biznesowym. W tym celu warto podjąć podstawowe kroki prowadzące do zidentyfikowania i udokumentowania tych procesów. Daje to możliwość wprowadzenia zmian niezbędnych do podniesienia ich efektywności i zredukowania strat.

Jako przykład możemy przyjąć proces obsługi zamówienia. Na samym początku, zresztą całkiem słusznie, większość z nas wybiera najprostsze i najbardziej znane nam narzędzia. Dlatego też w pierwszej fazie rozwoju firmy – bazy klientów czy stany magazynowe są skrzętnie zapisywane w notesie. Jeśli chcemy przedstawić ofertę klientowi, robimy to najczęściej ustnie, opowiadając o tym, co mamy do zaoferowania. Tak samo, jeśli chodzi o kontakt mailowy – każda wiadomość pisana jest przez nas osobiście, słowo po słowie.

Jakkolwiek nie są to najbardziej wyszukane metody prowadzenia własnej działalności, wszyscy chyba zgodzimy się, że jeśli zaspokajają w pełni nasze potrzeby, można nazwać je skutecznymi. Czasami brakuje im jednak jednej ważnej rzeczy – pola do rozwoju. Kształtując procesy, nigdy nie powinniśmy zapominać o potencjalnym wzroście i nadchodzących zmianach.

3. Nie bać się rewolucji

Rewolucją w zarządzaniu procesami w firmie najczęściej jest moment, w którym – liczba naszych klientów z dajmy na to 5, wzrasta do 20. Wtedy okazuje się, że kartka jest bardzo niewdzięczną metodą kolekcjonowania danych. Podobnie, jeśli chodzi o oferty – przy większej liczbie klientów przekazywanie jej ustnie staje się co najmniej kłopotliwe. W tym właśnie momencie zwykle następuje optymalizacja niewygodnych procesów. Notatnik zastępuje plik w Excelu, a oferta przyjmuje postać atrakcyjnej wizualnie prezentacji. A gdy przychodzi moment, że również i Excel zaczyna zawodzić – warto poszukać oprogramowania, które wesprze i zautomatyzuje choć część naszych działań.

Na rynku istnieje wiele gotowych rozwiązań, które z powodzeniem pomagają usprawnić codzienną obsługę firmy i jej klientów. Warto rozejrzeć się zarówno w ofercie programów do obsługi administracyjnej i finansowej, jak i aplikacji wspierających działania sprzedażowe czy marketingowe.

W organizacji pracy i plików sprawdzą się choćby takie aplikacje jak Asana, Trello czy Dropbox, w obsłudze płatności pomocne może okazać się PayU, PayPal czy Braintree. Warto korzystać także z komunikatorów ułatwiających kontakt z klientami i pracownikami, np. Slack, RocketChat czy Livecall, oraz aplikacji do zarządzania całym procesem sprzedaży, np. PipeDrive, LiveSpace czy Outreach. Z kolei programy takie jak Mailchimp czy Freshmail pomogą w przygotowaniu i obsłudze kampanii mailowych oraz budowania programu komunikacji z Klientami.

4. Inwestować w ideał

Istnieje również możliwość, iż po zoptymalizowaniu kilku procesów zabraknie nam dostępnych narzędzi, które będą odpowiadały na wyzwania jakie stoją przed naszą firmą. Właśnie wtedy, kiedy zrozumiemy już nasze procesy i to jak rozwija się nasz biznes, możemy sięgnąć po dedykowane, czyli stworzone specjalnie na potrzeby naszej firmy rozwiązania. Takie podejście sprawi, że software house, który przygotuje dla nas oprogramowanie, będzie w stanie dopasować je nie tylko do naszych potrzeb, ale też kultury firmy i stylu zarządzania, a więc tego, jak korzystamy z posiadanych narzędzi.

Kluczem do ujarzmienia procesów jest ich monitorowanie na bieżąco oraz przechodzenie kolejno każdego z etapów. Tak jak w programowaniu, warto zacząć od produktu minimalnego i przekonać się dzięki temu, co tak naprawdę jest nam potrzebne i kiedy. Każda firma i każdy proces ma indywidualną specyfikę rozwoju – uważne śledzenie zachodzących zmian pozwala reagować na bieżąco, otwierając pole do dalszego rozwoju.

–

Wartości, które sobie założysz – oszacowane nawet bardzo pobieżnie, pozwolą Ci sprawdzić czy naprawdę realizujesz swoje biznesowe cele. Nie ma co obawiać się liczb – zawsze można je skorygować, a tylko przyjęte wskaźniki pozwolą Ci znaleźć najlepszą drogę do optymalizacji – gotowe narzędzia, a może dedykowane oprogramowanie? Gdy wiesz, do czego dążysz – znalezienie właściwego rozwiązania jest tylko kwestią czasu.

–

Autorzy tekstu:

Dominik Goss

CEO Inwedo

Od ponad 9 lat zarządza własną firmą software’ową, która specjalizuje się w tworzeniu dedykowanego oprogramowania do optymalizacji procesów biznesowych. Młody, energiczny przedsiębiorca, z wieloletnim doświadczeniem w budowaniu globalnych produktów IT. Doświadczenie Dominika to ponad 160 zrealizowanych projektów, tysiące napisanych linijek kodu, a dodatkowo – setki kolejnych pomysłów na minutę.

Daria Karasek

PR & Marketing Assistant w Inwedo

Pracuje w firmie IT, która zajmuje się tworzeniem dedykowanego oprogramowania do optymalizacji procesów biznesowych. Jest również głównym autorem Inwedowego bloga o tematyce software’owo-biznesowej. W treściach jakie wychodzą spod jej klawiatury można znaleźć wiele sposobów na to jak usprawnić działanie firmy, czy jak połączyć swoją wizjęna program lub aplikację z doświadczeniem developerów.