Samochód w firmie – to nie tylko konieczny środek transportu, ale także jedno z najważniejszych i najczęstszych źródeł kosztów, które obniżają podatek dochodowy. Niektóre koszty firmowe trudno uzasadnić, ale w przypadku wydatków na samochód tak nie jest – łatwo znaleźć argumenty dla rozliczenia. Ponadto, wydatki mogą być ponoszone na dużą skalę. I właśnie dlatego jedna z kluczowych decyzji w nowej firmie dotyczy sposobu użytkowania samochodu.
Zdjęcie royalty free z Fotolia | Autorem tekstu jest Sebastian Bobrowski z inFakt.pl
Samochód w firmie – jak uzasadniać koszty?
Niezależnie od tego jaka jest podstawa użytkowania samochodu w firmie, rozliczanie związanych z nim wydatków wymaga uzasadnienia. Powód jest prosty – koszt uzyskania przychodu to wydatek związany z uzyskaniem przychodu lub zachowaniem (zabezpieczeniem) jego źródła. Ten warunek muszą spełniać wydatki na samochód. Ten fakt trzeba udowodnić.
Do najbardziej typowych motywacji rozliczania kosztów samochodu należą:
- dojazd do gabinetu, biura, siedziby firmy,
- wyjazd po zakupy firmowe (wyposażenie, towar, materiały),
- wyjazd na konferencję, targi, szkolenie związane z prowadzoną działalnością,
- dojazd do miejsca wykonywania usługi, sprzedawania towaru,
- dojazd do klienta (spotkanie biznesowe, dostarczenie towaru),
- spotkania z podwykonawcami, potencjalnymi pracownikami, itp.
To oczywiście tylko przykłady, gdyż charakterystyka danej działalności może przynosić innego rodzaju powody. O takie uzasadnienia wydatków mogą jednak zapytać urzędnicy w razie kontroli, więc warto mieć je przygotowane.
Samochód w firmie – trzy sposoby rozliczania
W niniejszym artykule rozpatrujemy trzy wybrane sposoby rozliczania wydatków na samochód w firmie. Jest to kilometrówka, samochód firmowy oraz leasing.
Sposób 1 – kilometrówka
Najprostszy sposób rozliczania wydatków na samochód w firmie opiera się na tzw. kilometrówce, którą stosuje się używając samochód prywatny do celów firmowych. Kilometrówka to kwota wynikająca z przejechanych kilometrów określająca limit kosztów, które można rozliczyć w danym okresie. Jak ustala się kilometrówkę?
1. Przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu
Każdą trasę przejechaną do celów firmowych zapisuje się w specjalnej tabeli. W niej muszą znaleźć się m.in. dane osoby używającej pojazd, numer rej., trasa (skąd dokąd), cel, liczba kilometrów, stawka za kilometr, data, czy kwota limitu. Łączną liczbę kilometrów w danym okresie mnoży się przez stawkę określoną w przepisach – na 2013 i 2014 r. jest to 0,8358 zł dla samochodów z silnikiem powyżej 900 cm3 (warto pamiętać, że tej stawki nie można zaokrąglać). Wynik to tzw. kilometrówka.
2. Rozliczane koszty nie mogą przekraczać limitu
Określona na podstawie ewidencji przebiegu kilometrówka, to maksymalna kwota kosztów, które można rozliczyć w danym okresie (rozliczenie wymaga też sporządzania zestawienia kosztów eksploatacji pojazdu). Oczywiście, w tym przypadku możliwe są nadwyżki – zarówno kosztów nad limitem, jak i limitu nad kosztami. W obu przypadkach, nadwyżkę przenosi się na kolejny okres, przy czym ewentualnej nadwyżki limitu kilometrów nie można przenieść na następny rok.
Warto zwrócić uwagę na to, że jak na razie kilometrówka nie ma nic wspólnego z VAT-em, co oznacza, że VAT od zakupów związanych z samochodem rozlicza się w całości – nie biorąc pod uwagę liczby przejechanych kilometrów. Jednak z projektu zmian w VAT wynika, że wkrótce rozliczanie VAT od kosztów samochodu osobowego może wymagać prowadzenia również kilometrówki do VAT. Te zmiany mogą wejść 1 marca 2014 r.
Jakie są plusy kilometrówki?
Najważniejsze plusy stosowania kilometrówki objawiają się w momencie sprzedaży samochodu. Ponieważ pojazd należy do majątku prywatnego przedsiębiorcy (lub pracownika), w związku ze sprzedażą:
- nie trzeba rozliczać przychodu wynikającego ze sprzedaży (wystawiać faktury i ujmować jej w KPiR),
- nie trzeba doliczać VAT-u.
W przypadku samochodu firmowego, nr 1 jest zawsze konieczny, a nr 2 w większości przypadków. Jest to opisane w dalszej części artykułu.
Sposób 2 – samochód firmowy
Samochód firmowy to inaczej samochód należący do majątku firmowego, czyli w świetle przepisów służący tylko celom firmowym. Samochodem firmowym może stać się pojazd, którego właścicielem lub współwłaścicielem jest przedsiębiorca. Chodzi zarówno o pojazd kupiony „na firmę” (na dokumencie sprzedaży widnieją dane firmowe), jak i pojazd uprzednio będący częścią majątku prywatnego.
Do najważniejszych zalet posiadania samochodu firmowego należą:
- Rozliczanie kosztów bez limitu kilometrówki. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu – rozlicza wszystkie poniesione koszty, o ile jest w stanie je uzasadnić (według zasad opisanych na początku artykułu).
- Możliwość rozliczania amortyzacji. W przeciwieństwie do przedsiębiorcy stosującego kilometrówkę, właściciel samochodu firmowego może rozliczać w kosztach zakup pojazdu lub innymi słowy jego zużycie. Dokonuje się tego stosując mechanizm amortyzacji.
W praktyce, amortyzacja to rozliczanie kosztu niejako „na raty”. Oznacza to, że w kosztach zapisuje się nie całość wydatku, a określony procent jego „wartości początkowej”. Nie może on być wyższy, niż roczna stawka amortyzacyjna właściwa dla danej rzeczy. Np. dla samochodów używanych spełniających warunki określone w przepisach stawka może wynosić 40%, co oznacza, że w każdym roku można rozliczyć w kosztach 40% wartości samochodu. Z kolei dla nowych samochodów, stawka wynosi 20%.
- Możliwość odliczania VAT-u w związku z kupnem samochodu. Pojazd kupiony na firmę może dawać opcję odliczenia VAT. W przypadku samochodu osobowego jest to obecnie limitowane – odliczyć można 60% VAT, nie więcej niż 6000 zł. Te zasady zostaną wkrótce zmienione, przy czym na razie nie jest pewne jak będą wyglądały.
Samochód w firmie – to nie tylko konieczny środek transportu, ale także jedno z najważniejszych i najczęstszych źródeł kosztów, które obniżają podatek dochodowy. Niektóre koszty firmowe trudno uzasadnić, ale w przypadku wydatków na samochód tak nie jest – łatwo znaleźć argumenty dla rozliczenia. Ponadto, wydatki mogą być ponoszone na dużą skalę. I właśnie dlatego jedna z kluczowych decyzji w nowej firmie dotyczy sposobu użytkowania samochodu.
W jaki sposób samochód staje się „firmowym”?
Warto także poznać podstawy formalne, czyli co należy zrobić, aby samochód w świetle przepisów stał się „firmowym”. To zależy od tego, jak i kiedy został kupiony.
1. Samochód kupiony „na firmę”
Samochód można nabyć podając w dokumencie sprzedaży dane firmowe. Nie ma tutaj znaczenia jakiego rodzaju jest to dokument. Może to być faktura, faktura marża, umowa sprzedaży, czy darowizna. W każdym z tych przypadków samochód wprowadza się do firmy na podstawie tego dokumentu. Osoby korzystające z biur rachunkowych po prostu przekazują dokument księgowym. Jakiej operacji księgowi wówczas dokonują?
Księgowi zapisują samochód firmowy w ewidencji środków trwałych. To wystarczy, aby dla urzędników samochód przestał być prywatnym i stał się firmowym. Do tego celu jest jednak niezbędny wspomniany dokument zakupu, ponieważ stanowi on podstawę do określenia wartości początkowej. A to właśnie od niej zależy kwota, która jest amortyzowana, czyli stopniowo rozliczana w kosztach.
2. Samochód z majątku prywatnego
Druga opcja dotyczy tych pojazdów, które przedsiębiorca kupił wcześniej jako osoba prywatna. Taki pojazd można „przenieść” z majątku prywatnego, do firmowego. Jaki dokument jest do tego niezbędny?
W tym celu niezbędne jest oświadczenie, które potwierdzi dokonanie powyższej operacji. Oprócz tego należy określić wartość początkową pojazdu. Może do tego posłużyć dokument zakupu samochodu wystawiony na przedsiębiorcę jako osobę prywatną – nie ma znaczenia z kiedy ten dokument pochodzi. Jeżeli zaś przedsiębiorca nie dysponuje dokumentem zakupu, musi oszacować wartość pojazdu, czego dokonuje się biorąc pod uwagę ceny podobnych pojazdów na rynku. Trzeba jednak uważać, by określona wartość nie była zawyżona, gdyż to na pewno zwróci uwagę urzędników.
Jakie są wady samochodu firmowego?
Najpoważniejsze wady samochodu firmowego zostały już uprzednio opisane – jako zalety korzystania z kilometrówki. Otóż sprzedając samochód firmowy, uzyskaną kwotę trzeba rozliczyć jako przychód z działalności gospodarczej.
Druga ważna kwestia wiąże się z VAT-em. Sprzedaż samochodu należy opodatkować stawką 23% VAT w zdecydowanej większości przypadków. Z tego obowiązku zwolnione są tylko:
- samochody wykorzystywane wyłącznie w działalności zwolnionej z VAT,
- samochody kupione m.in. na fakturę, z której odliczono 50% lub 60% VAT (nie więcej niż 5000 zł lub 6000 zł).
Innymi słowy, samochody od których odliczono 100% VAT (dotyczy np. samochodu z homologacją ciężarową) lub nie odliczono VAT-u w ogóle nakazują doliczenie VAT w związku ze sprzedażą.
Sposób 3 – leasing
Leasing to w pewnym sensie alternatywne rozwiązanie do obu przedstawionych powyżej. Przy czym trzeba zauważyć, że leasing jest jednocześnie sposobem finansowania nabycia samochodu.
Leasing operacyjny (najpopularniejszy) to niejako wypożyczenie samochodu od leasingodawcy (np. banku), który pozostaje właścicielem pojazdu. Przedsiębiorca (leasingobiorca) otrzymuje go w użytkowanie, za co opłaca faktury leasingowe. Po okresie leasingu, zwykle ma możliwość wykupienia samochodu za kwotę określoną w umowie (także za symboliczną złotówkę). Z leasingiem wiążą się dwa podstawowe plusy:
1. Nie obowiązuje limit kilometrówki. Wydatki związane z leasingowanym samochodem można rozliczać bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
2. Raty leasingowe można rozliczać w kosztach i odliczać od nich VAT. Mimo że raty leasingowe mogą przypominać raty kredytu, można je rozliczać w całości w kosztach (w przypadku rat kredytu, także samochodowego, w kosztach rozlicza się tylko odsetki – kapitał nie stanowi kosztu). Od rat leasingowych można także odliczać VAT, przy czym trzeba pamiętać o stosowaniu limitów (obecnie 60%, nie więcej niż 6000 zł).
Co ze sprzedażą samochodu? W przypadku leasingu operacyjnego przedsiębiorca nie jest formalnie właścicielem samochodu, więc nie może go sprzedać. Może jednak go kupić po zakończeniu okresu leasingowania (za kwotę określoną w umowie leasingowej), a wówczas sytuacja staje się taka sama, jak w przypadku samochodu firmowego kupionego „na firmę”, co zostało opisane wcześniej.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
