Pracownicy, którzy zaczęli już otrzymywać do dyspozycji dodatkowe funkcjonalności w systemach ERP, nie zdążyli się jeszcze do nich przyzwyczaić, a już stawiani są przed kolejną propozycją zmian w ordynacji podatkowej. Jedną z nich jest wprowadzenie nowego rozwiązania opartego na elektronicznym obiegu dokumentów.
W 2019 roku objęto obowiązkiem odbierania faktur ustrukturyzowanych zamawiających w ramach zamówień publicznych. Konsekwentna walka z luką VAT daje powody, by przypuszczać, że w niedalekiej przyszłości zakres zobowiązań dotyczących tej formy faktury będzie poszerzony.
W zapowiedziach pojawia się koncepcja, zgodnie z którą przedsiębiorca zobowiązany byłby do wystawiania ustandaryzowanych faktur sprzedaży w formacie XML. Taki dokument, po trafieniu na platformę elektroniczną, musiałby zostać zaakceptowany przez Urząd Skarbowy, a dopiero potem otrzymywałby go kontrahent.
O możliwych konsekwencjach wprowadzenia rozwiązania opowiedziała Monika Pupiec, Konsultantka Zespołu Wsparcia Finanse w firmie KALASOFT Sp. z o.o.:
– Zintegrowane systemy informatyczne oferują obecnie szerokie spektrum usprawnień, również w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów. Systemy typu EOD są coraz bardziej popularne, a korzyści płynące z ich stosowania – wymierne. Przyspieszają procesy przepływu dokumentów i informacji zarówno wewnątrz firmy jak i w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi.
Nie ulega wątpliwości, że rozwiązania tego typu wpływają pozytywnie na rozwój gospodarczy państw oraz uszczelnienie ich systemów podatkowych. Przede wszystkim, oznacza to przejrzystość i czytelność dokumentów dzięki standaryzacji, większą transparentność prowadzonych transakcji oraz swobodny przepływ w ramach kraju jak i Unii Europejskiej.
Pojawiają się jednak obawy, że obowiązek ten, w świetle wcześniejszego nawału nowych regulacji, zostanie wprowadzony zbyt pochopnie i wymusi poniesienie kolejnych kosztów dostosowania infrastruktury informatycznej czy przeszkolenia kadr. Problem może stanowić też konieczność zapewnienia stałego dostępu do Internetu we wszystkich lokalizacjach, w których faktury będą wystawiane – podobnie jak w przypadku kas on-line.
Największe emocje budzi jednak zapowiedziana konieczność uprzedniej akceptacji elektronicznej faktury przez Urząd Skarbowy. Może to wpłynąć negatywnie na czas rozliczeń finansowych między kontrahentami z tytułu dokumentowanych w tej formie transakcji a tym samym przełożyć się na opóźnienia w realizacji przedsięwzięć.
Proponowany model obiegu dokumentów posiada swój potencjał, jednak należałoby dokładnie przemyśleć techniczne aspekty jego realizacji tak, aby wprowadzenie nowych regulacji skutkowało rzeczywistym usprawnieniem transakcji między wszystkimi uczestniczącymi w nich podmiotami.
