Księgowość elektroniczna ma więcej zalet niż wad. Nie powinno jednak zabraknąć w niej czynnika ludzkiego

Co powinien zawierać dobry system księgowości online? Jak przygotować się na przejście z rachunkowości prowadzonej w biurze tradycyjnym na elektroniczną? Na te i inne pytania odpowiedzi znajdziecie w tym artykule.

Księgowość elektroniczna czy tradycyjna?

Różnic między księgowością elektroniczną a tradycyjną jest wiele. Pierwszą oczywistą jest łatwość wystawiania faktur. Dostępność systemów księgowości elektronicznej 24/7 z każdego miejsca na ziemi, gdzie mamy dostęp do Internetu, daje nam możliwość wystawienia faktury klientowi bez konieczności przeglądania i wysyłania papierowych dokumentów. – Digitalizacja całego procesu pozwala na zwiększenie efektywności i zakresu realizowanych zadań – mówi Anna Moskwiak-Karaszewska, Dyrektor IT w Tax Care.

Bieżący dostęp do wyników finansowych, możliwość pobrania deklaracji za poszczególne okresy czy też wydruków z ewidencji jest dla przedsiębiorcy dużą wartością dodaną. W dobie Internetu, kiedy wiele czynności odbywa się szybciej, decyzje podejmowane są często błyskawicznie. Dlatego przedsiębiorca powinien być wyposażony w narzędzia pozwalające na sprawne prowadzenie biznesu. Takim rozwiązaniem jest właśnie elektroniczna księgowość, która upraszcza procesy związane z ewidencją dokumentów i ich rozliczaniem.

– Korzystając z Internetu, oszczędzamy wiele czasu, a dodatkowo dzięki wprowadzanym systemom zabezpieczeń nasze dokumenty są chronione – dodaje Anna Moskwiak-Karaszewska. Wiemy już więc, dlaczego warto korzystać z księgowości online. Teraz czas na element, bez którego nasze księgi rachunkowe utoną w lawinie błędów i poprawek. Zdaniem ekspertów, dobry system księgowości online powinien powstawać i działać przy wsparciu księgowych. Dlatego warto znaleźć taki system, który nie tylko ułatwia rozliczanie, ale też daje możliwość rozmowy z dedykowaną księgową, która rozwiąże wszelkie problemy i rozwieje wątpliwości.

Dokumenty potrzebne do zmiany

Jeśli przedsiębiorca korzysta z usług tradycyjnego biura rachunkowego a chce przejść na system rachunkowości online ze wsparciem księgowej, powinien wypełnić upoważnienie do składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1) oraz ZUS PEL. Dzięki tym upoważnieniom księgowa będzie mogła wysyłać potrzebne dokumenty do US i ZUS w jego imieniu. Dla przykładu w firmie Tax Care SA obowiązki przedsiębiorcy w tym momencie się kończą.

– Po otrzymaniu stosownych upoważnień, to nasze księgowe za pomocą systemów informatycznych dostarczają informacje o wysokości podatków klientowi oraz wysyłają odpowiednie dokumenty i pliki do Urzędów Skarbowych, co powoduje, że przedsiębiorca może zająć się rozwijaniem swojej działalności gospodarczej a sprawy podatkowe pozostawić w rękach księgowych – mówi Anna Moskwiak-Karaszewska, Dyrektor IT w Tax Care.

Kiedy zmienić księgową?

Czy zmiany mogę dokonać np. w połowie roku rozliczeniowego? Ma to jakieś znaczenie? Księgowość tradycyjną można zamienić na elektroniczną w dowolnym momencie. Musimy jednak pamiętać o zmianach wynikających bezpośrednio z przepisów podatkowych. Tutaj warto przypomnieć, że od 1 stycznia 2018 r. każdy przedsiębiorca będący podatnikiem podatku VAT zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji oraz dostarczania deklaracji i plików JPK do Urzędów Skarbowych tylko i wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

– Jak widać same przepisy skarbowe określają formę księgowości jaką powinniśmy wybrać. Przedsiębiorca musi zwrócić uwagę czy jego obecne biuro rachunkowe jest przygotowane na dostarczanie dokumentacji w wersji elektronicznej, dla przykładu plik JPK_VAT (jednolity plik kontrolny). Firma Tax Care jest gotowa na zmiany podatkowe i wysyłanie elektronicznie deklaracji i JPK_VAT nie stanowi dla nas problemu. Takie czynności wykonujemy już od pierwszego lipca 2016 roku, kiedy to powyższy obowiązek powstał dla dużych przedsiębiorców – mówi Anna Moskwiak-Karaszewska, Dyrektor IT w Tax Care.

Nowelizacja ustawy nie wprowadziła jednak zmian w sposobie dostarczania dokumentów do księgowej. Nadal możemy przekazywać brakujące dokumenty w wersji papierowej lub elektronicznej. Nie trzeba jednak nikogo przekonywać do tego, że ta druga opcja jest o wiele wygodniejsza dla przedsiębiorców. Tax Care daje klientom możliwość samodzielnego wystawienia FV online, które jednocześnie trafią do księgowej, co także pozwala zaoszczędzić czas.

Najlepszy system do księgowości online

Dbając o bezpieczeństwo dokumentów, za pomocą tego samego panelu, klienci Tax Care mogą także zamówić kuriera, który odbierze i dostarczy papierowe dokumenty do e-Archiwum, a następnie przetworzony dokument otrzyma księgowa. – Dla naszych klientów mamy ofertę wysyłania 10 paczek dokumentów w roku do dedykowanej księgowej bezpłatnie. Natomiast drugim sposobem jest wysyłanie dokumentów elektronicznie – mówi Anna Moskwiak-Karaszewska.

Jak widać, najlepszy system do prowadzenia księgowości online jest połączeniem tradycyjnego biura rachunkowego z jego nowoczesną odmianą. Przy wyborze nowego systemu warto więc zwrócić uwagę na to, czy jest dostosowany do naszych potrzeb i czy robi wszystko, by ułatwić przedsiębiorcy prowadzenie swojej firmy. Największym biurem rachunkowym w Polsce, które opiera swoją działalności na księgowości online jest Tax Care. Dowiedz się więcej.