Kupno samochodu „na firmę”, a rozliczanie koszów

Samochód to jeden z podstawowych składników majątku firmy – w wielu przypadkach wręcz niezbędny do jej sprawnego i profesjonalnego prowadzenia. Wydatki związane z autem firmowym to również bardzo popularne źródło kosztów podatkowych.

Najbardziej opłacalnym sposobem użytkowania samochodu w firmie jest posiadanie samochodu firmowego, czyli takiego, który należy do majątku firmy. Jak udokumentować kupno takiego samochodu i z czym wiążą się poszczególne sposoby udokumentowania. Czy samochód musi być zarejestrowany „na firmę”? Co w przypadku, gdy ma współwłaścicieli?

Zdjęcie royalty free z Fotolia

Jak udokumentować wprowadzenie samochodu do firmy?

Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na wprowadzenie pojazdu do majątku firmowego, ma możliwość rozliczania wydatków eksploatacyjnych bez żadnych limitów wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu, a koszt zakupu samochodu rozlicza stosując mechanizm amortyzacji. Właśnie dlatego jest to bardzo opłacalna opcja.

Aby samochód stał się „firmowym”, czyli został składnikiem majątku firmowego można:

Przenieść do majątku firmowego samochód wykorzystywany wcześniej do celów prywatnych. W tym celu należy spisać oświadczenie informujące o przesunięciu składników majątku (na potrzeby ewentualnej kontroli podatkowej) oraz określić wartość pojazdu – na potrzeby wyliczenia odpisów amortyzacyjnych.
Kupić samochód od osoby prywatnej. Wówczas podstawą zakupu jest umowa sprzedaży podlegająca podatkowi od czynności cywilnoprawnych. Na takiej umowie można wpisać dane firmowe lub prywatne przedsiębiorcy (nie ma to znaczenia). Umowa kupna stanowi natomiast podstawę do rozliczenia nabycia pojazdu w kosztach uzyskania przychodu przez dokonywanie odpisów amortyzacyjnych (więcej poniżej).
Kupić samochód od innego przedsiębiorcy (m.in. dealera samochodów). W takiej sytuacji podstawą zakupu jest faktura, a transakcja podlega opodatkowaniu VAT-em. Kupna można dokonać na fakturę 23% (z opcją odliczenia VAT) lub na fakturę marża (bez opcji odliczenia VAT). W obu przypadkach faktura dokumentująca zakup jest podstawą do wprowadzenia samochodu do firmy (wciągnięcia pojazdu do ewidencji środków trwałych i dokonywania odpisów amortyzacyjnych).

Czy samochód firmowy trzeba zarejestrować „na firmę”?

Wielu przedsiębiorców sądzi, że w firmie można rozliczać samochód tylko wtedy, gdy w dowodzie rejestracyjnym ma wpisane dane firmowe. Warto jednak pamiętać, że nie dotyczy to jednoosobowych działalności gospodarczych (prowadzonych przez osoby fizyczne).

Jednoosobowy przedsiębiorca nie może zarejestrować samochodu „na firmę”. W dowodzie rejestracyjnym mogą widnieć tylko dane właściciela firmy jako osoby prywatnej. Nie stanowi to jednak przeszkody we wprowadzeniu pojazdu do firmy, rozliczaniu jego kosztów, odliczaniu VAT-u i amortyzowaniu. Co więcej, koszty rejestracji pojazdu na osobę prywatną wlicza się w takiej sytuacji do wartości początkowej samochodu, na podstawie której wylicza się wysokość odpisów amortyzacyjnych.

Rozliczenie kosztów samochodu będącego przedmiotem współwłasności

A co w sytuacji, gdy samochód ma współwłaścicieli? Wtedy również może stać się samochodem firmowym. Współwłaściciele nie muszą „użyczać” swojej części pojazdu, aby było to możliwe. Na wypadek kontroli podatkowej warto jednak spisać zgodę współwłaściciela na wykorzystanie samochodu przez przedsiębiorcę w prowadzonej przez niego działalności.

Po wprowadzeniu do majątku firmy pojazdu mającego współwłaścicieli, można go amortyzować, ale z zastrzeżeniem, że odpisy amortyzacyjne oblicza się od wartości początkowej wyliczonej proporcjonalnie do udziału przedsiębiorcy (jeżeli udział nie jest określony przyjmuje się, że wynosi on 50% wartości). Analogicznie jest w trakcie późniejszej sprzedaży takiego samochodu – przychód rozlicza się do procentowego udziału przedsiębiorcy.

W sytuacji, gdy drugim właścicielem jest mąż lub żona przedsiębiorcy, ma on prawo do amortyzowania całej wartości samochodu, chyba że małżonkowie mają podpisaną umowę o rozdzielności majątkowej lub oboje wykorzystują samochód we własnych działalnościach gospodarczych.

Samochód należący do majątku firmy może być środkiem trwałym

W wymienionych powyżej sytuacjach samochód może stać się majątkiem firmy. Formalnie dokonuje się tego zazwyczaj zapisując pojazd w ewidencji środków trwałych.

Zapisanie go w tej ewidencji jest możliwe, jeżeli samochód jest własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy i ma być wykorzystywany w firmie dłużej niż 1 rok. Jeżeli samochód zostaje uznany za środek trwały, wydatek na nabycie tego pojazdu nie stanowi kosztu uzyskania przychodu w chwili nabycia, ale jest zaliczany do kosztów w częściach, w formie odpisów amortyzacyjnych.

Inaczej mówiąc, amortyzacja to rozliczenie kosztów „na raty” tzn. w kosztach zapisuje się nie cały wydatek jednorazowo, ale określony procent wartości początkowej środka trwałego (w tym przypadku samochodu). Jeżeli nabycie samochodu firmowego następuje w drodze kupna (na podstawie faktury VAT, faktury marża, czy umowy cywilnoprawnej) za wartość początkową pojazdu, na podstawie której wylicza się wysokość odpisów amortyzacyjnych uznaje się cenę nabycia, powiększoną o koszty związane z zakupem m.in. koszty rejestracji, dodatkowe wyposażenie, czy ubezpieczenie. Natomiast gdy nie ma żadnego dowodu nabycia samochodu, wartość pojazdu trzeba oszacować na podstawie cen rynkowych analogicznych pojazdów.

Samochody należące do majątku firmy nie zawsze są środkami trwałymi

Generalnie samochód należący do majątku firmy powinien zostać wciągnięty do ewidencji środków trwałych, a potem amortyzowany – ale nie zawsze. W pewnych wypadkach możliwe jest zaliczenie całej wartości samochodu do kosztów podatkowych już w momencie jego zakupu. Jest to możliwe w następujących sytuacjach:

Jeżeli zakupiony pojazd jest warty mniej niż 3500 zł można uznać go za wyposażenie firmy (a nie środek trwały) i jego wartość zaliczyć do kosztów w miesiącu oddania do używania. Jest to jednak decyzja uznaniowa przedsiębiorcy, który może taki „niskocenny” pojazd zaliczyć jednak do środków trwałych i amortyzować.
Jeżeli nabyty samochód jest warty więcej niż 3500 zł, ale przewidywany okres jego użytkowania w firmie wynosi mniej niż 1 rok. Wówczas samochodu nie wciąga się do środków trwałych, a wydatek na zakup samochodu zalicza się do kosztów podatkowych bezpośrednio w dacie jego zakupu. Oczywiście, w przypadku samochodu może być trudno udowodnić, że faktycznie ma być używany w firmie krócej niż 1 rok.

Samochód prywatny przedsiębiorcy także można rozliczać w firmie

Na koniec warto wspomnieć o tym, że w firmie można też rozliczać koszty pojazdu, który nie jest firmowym. Właściciel jednoosobowej firmy może korzystać z prywatnego samochodu do celów służbowych. Może to być także samochód użyczony lub wynajęty.

W takiej sytuacji nie jest możliwe rozliczenie w kosztach samego zakupu samochodu. Można natomiast rozliczać wydatki związane z używaniem pojazdu, ale z pewnymi ograniczeniami. Konieczne jest mianowicie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (która określa tzw. kilometrówkę) wraz z zestawieniem wydatków.

Kilometrówka, to maksymalna kwota kosztów pojazdu, które można rozliczyć w danym okresie. Jej kwotę ustala się na podstawie zapisów w ewidencji przebiegu pojazdów, z której wynika liczba kilometrów przejechanych do celów firmowych. Tę liczbę mnoży się przez stawkę określoną w przepisach, co daje maksymalną kwotę kosztów do rozliczenia w danym okresie.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor finansowy

Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.