Ludzie, którzy zawsze mają czas. Jak zarządzają zadaniami?

Każdy zna kogoś, kto nigdy nie wydaje się zbyt zajęty, nie spieszy się a mimo to jest produktywny. Jakie są sekrety ludzi, którzy zawsze mają czas? Czy stresujące poczucie braku czasu jest tylko w naszych głowach? Przed Wami artykuł o tym, jak wykonywać te same czynności, nie czując, że czas nam przecieka przez palce.

Czas wolny na wyciągnięcie ręki

Według badań przeciętny Europejczyk i Amerykanin ma coraz więcej wolnego czasu. A mimo to prawie połowa populacji Stanów Zjednoczonych skarży się na brak czasu. Odsetek osób, które czują, że nie mają wystarczającej ilości czasu jest największy wśród osób pomiędzy 30-49 rokiem życia – wynosi 55%. Zwiększa się jeśli te osoby są rodzicami małych dzieci. Natomiast najwięcej czasu mają osoby po 65. roku życia, co można wiązać z zakończeniem kariery zawodowej. Co ciekawe, jest spory odsetek osób, które nie pracują, a mimo to odczuwają brak czasu – to ⅓ wszystkich niepracujących.

Jak unikać presji?

Alli Worthington, autorka książki “Breaking Busy”, jest dyrektorem firmy, doradcą w firmach Fortune 500, prywatnie matką 5 synów. Należy do grona ludzi, którzy zawsze mają czas. Nie widać po niej niewyspania, zabiegania, nie patrzy nerwowo na zegarek, żeby zdążyć na następne spotkanie. Jaki jest jej sekret? Świadomie odmawia bycia “zajętą”. Twierdzi, że zadania, które na nią spadają obiektywnie są czasochłonne i jest ich coraz więcej. Ale poczucie presji, braku czasu to tylko kwestia naszej percepcji. Nie chce wyglądać na zajętą i nigdy nie odpowiada “nie mam czasu”. Uważa, że zarówno ona, jak i cały zespół, jest w stanie pracować więcej i efektywniej bez presji braku czasu. Wtedy rodzi się najwięcej kreatywnych rozwiązań, a zespół robi najmniej błędów.

Jakie ma rady dla osób, które, tak jak ona, chcą poczuć, że mają czas?

1. Zorganizuj swoją pracę. Zaplanuj dzień uwzględniając przerwy co najmniej raz na dwie godziny. Potrafimy zachować skupienie średnio przez 90 do 120 minut.

2. Unikaj czynników rozpraszających uwagę. Zamknij drzwi, nie otwieraj maili, kiedy pracujesz nad ważnym dokumentem, odłóż telefon. Patrzenie na kolejne sprawy do załatwienia sprawia, że czujemy presję i nie możemy się skupić nad aktualnym zadaniem.

3. Szanuj czas wolny. Traktuj swój czas prywatny na równi z czasem zawodowym. Jest tak samo ważny dla zdrowia psychicznego jak satysfakcja z pracy i spełnienie zawodowe.

4. Planuj ostrożnie. Bierz pod uwagę, że zrobienie czegoś może być bardziej czasochłonne niż zakładasz. Lepiej mieć więcej czasu na wykonanie zadania niż go niedoszacować. Według badań przeciętnie zadanie trwa dwa razy dłużej niż nam się wydaje, że będzie trwało.

5. Naucz się identyfikować nadchodzący kryzys. Wiele z nawarstwiających się problemów, możemy rozwiązać zanim jeszcze wybuchną i sprawią, że przez kilka kolejnych dni będziemy bardzo zajęci.

6. Odmawiaj bez poczucia winy. Nie wszystko uda się zrobić. A im więcej obiecujesz tym trudniej będzie wykonać wszystkie zadania dobrze.

7. Deleguj obowiązki. Nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego bez pomocy innych. Zaufaj swoim podwładnym. Przydzielaj dokładnie zdefiniowane zadania. Określając jakiego rezultatu oczekujesz, unikniesz tracenia czasu na poprawki.

8. Nie wszystko musi być idealne.

Jeszcze jeden mail

Nawet kiedy dzień był idealnie zorganizowany, a może zwłaszcza wtedy, zajęci ludzie mają poczucie niedosytu. Objawia się ono kiedy po zrealizowaniu wszystkich zaplanowanych zadań, coś nam podpowiada: Jeszcze jeden mail / jeszcze 10 minut / jeszcze tylko zerknę na te dokumenty… Jesteśmy coraz bardziej zajęci, ponieważ bierzemy na siebie jeszcze jedno zadanie, żeby mieć mniej pracy następnego dnia. A następnego dnia, kolejne zadania. I tak powoli uzależniamy się od przeświadczenia, że moment, w którym poczujemy, że zrobiliśmy wszystko jest tuż za rogiem.

Dlaczego sięgamy po kolejne zadania?

Tim Kreider, felietonista New York Times, nie narzeka na brak czasu. Cieszy się swoją pracą i nie czuje presji. Jednak nie zawsze tak było. Na własnym przykładzie opisuje paradoks sięgania po kolejne zdania, żeby mieć więcej czasu. Wiąże go z niedawnym kryzysem ekonomiczny, w którym widzi główny powód takiego zachowania. Powracające rozmowy o kolejnej recesji czy problemach z kursem dolara sprawiają, że nigdy nie czuje się bezpieczny. Zastanawia się, czy mógłby zrobić coś więcej, żeby chronić swoją firmę i rodzinę. Jeszcze jeden klient, jeszcze jedna sprzedaż może być właśnie tym, czego potrzebuje, żeby przetrwać następne załamanie gospodarki i mieć więcej czasu.

Najtrudniej uświadomić sobie, że momentu, w którym poczujemy, że zrobiliśmy już wystarczająco nie ma za rogiem. W ogóle nie da się do niego dojść. Ludzie, którzy zawsze mają czas, świadomie nie sięgają po kolejne zadanie. Dają sobie wolne bez poczucia winy. I nie myślą o tym, ile jeszcze przed nimi. Zawsze będzie jeszcze jedno zadanie, albo myśl, że te już wykonane można było zrobić lepiej.

Kult “zajętości”

Innym ciekawym zjawiskiem, który opisuje Tim Kraider, jest swego rodzaju kult “zajętości”. Często pokazywanie, że nie mamy czasu sprawia, że czujemy się lepiej. Czujemy się ważniejsi, bardziej potrzebni innym. Czy ktoś słyszał o właścicielu firmy, który zawsze ma czas i nie biega ze spotkania na spotkanie? Cytując Kraidera “Bycie zajętym służy jako pewna egzystencjalna gwarancja, zabezpieczenie przed pustką; oczywiście twoje życie nie może być głupie, trywialne lub bez znaczenia, jeśli jesteś tak zajęty a twój czas jest całkowicie zarezerwowany co do godziny”

To swego rodzaju pułapka, w którą sami się wpędzamy. Z jednej strony czujemy się dobrze, pokazując jak bardzo jesteśmy zajęci, z drugiej strony zaczynamy zauważać, że faktycznie nie możemy znaleźć czasu na wszystkie ważne dla nas zadania. Czujemy niepokój i winę, kiedy nie zajmujemy się pracą lub czymś, co promuje naszą pracę.

Kluczem jest nasze nastawienie

Nie ulega wątpliwości, że praca jest bardzo ważna w naszym życiu. Nie tylko dlatego, że pozwala nam się utrzymać, ale także dlatego, że to źródło dumy i satysfakcji, zwłaszcza dla osób, które stawiają pierwsze kroki we własnym biznesie. Lista ich zadań jest jak hydra. Z jednej odciętej głowy wyrastają dwie nowe. I zawsze jest jeszcze ta jedna rzecz, którą można zrobić dodatkowo. Patrząc realistycznie ilości pracy nie da się ograniczyć, a ścieżka rozwoju nigdy się nie kończy. Jednak, bycie nieustannie zajętym nie jest przymusem. Jest naszym wyborem. Nie chodzi tu jedynie o nasze decyzje życiowe, które skutkują większa liczbą obowiązków, ale także o nasze nastawienie. Jeżeli chcemy skutecznie walczyć z presją i brakiem czasu, musimy uświadomić sobie, że ich źródło jest w naszych głowach i to my mamy nad nimi kontrolę.

–

Magdalena Grudzień

W Timepocie, startupie, który stworzył aplikację do monitorowania czasu i zysku z projektów, odpowiada przede wszystkim za marketing i kontakt z użytkownikami. Po godzinach zajmuje się kaletnictwem.