Mała firma, duży klient. 5 wskazówek, jak współpracować z większymi od siebie

fot. unsplash.com

Twoja mała firma działa już od jakiegoś czasu, jednak do tej pory jej klientami były przedsiębiorstwa małej lub średniej wielkości. Dotarło do Ciebie właśnie pierwsze zapytanie od klienta, który znacząco przerasta Cię rozmiarami – może to firma od lat działająca na rynku krajowym, a może międzynarodowa korporacja. Ten kontrakt może „żywić” Twoją firmę przez wiele miesięcy i wesprzeć jej rozwój, być ciekawym, także pod kątem wizerunkowym, projektem. Z drugiej strony może wiązać się z nadmiarem pracy i dużym ryzykiem. Może nawet, jeśli nie zdołasz doprowadzić go do końca, będziesz musiał zamknąć działalność.

Jak zapewnić, żeby współpraca z dużą firmą była owocna i jak najmniej ryzykowna?

Wskazówka 1: Ustal zakres działań

Po pierwsze, ustal co należy do Twoich obowiązków w ramach współpracy. Przykładowo, jeśli zajmujesz się tworzeniem stron internetowych, to przekaż wyraźnie w jakiej formie masz otrzymać teksty, grafikę czy inne elementy. Brak doprecyzowania takich szczegółów może doprowadzić do konieczności wykonywania nadmiarowych czynności, np. przepisywania treści z nieedytowalnych plików PDF. 

Niespisany zakres działań może być dla klienta furtką, którą może wykorzystać do próby przeforsowania w jej ramach dodatkowych zleceń. Dlatego ważne jest, żeby w umowie zawarte było dokładne wyszczególnienie, czym w danym zleceniu będziesz się zajmował, a czym nie.

Wskazówka 2: Negocjuj koszty

Na pewno masz jakieś koszty, które będziesz musiał ponieść w czasie pracy z klientem – mogą to nie być Twoje stałe koszty działalności. Może chodzić o zakup nowego narzędzia, czy koszt rozwiązań, których sam nie wytworzysz. Dla Ciebie zakup programu czy narzędzia to wysoki koszt, można jednak próbować zawrzeć w umowie zapisy, które sprawią, że tego typu wydatki pokryte będą przez Twojego klienta. 

Wskazówka 3: Rozróżniaj poprawki i zmiany

Pamiętaj o tym, że niekończące się poprawki mogą znacząco przedłużyć projekt. Zabezpieczyć się można oczywiście zawierając w umowie klauzulę określającą ich liczbę i płatność za ich wprowadzenie, np. „klient ma prawo do dwóch bezpłatnych poprawek”. Jednak co zrobisz w wypadku, kiedy w czasie drugiej poprawki kontrahent wywraca cały projekt do góry nogami?

W takiej sytuacji ważne jest po raz kolejny precyzyjne określenie zakresu. Zdefiniuj, co to jest poprawka – w większości wypadków poprawką będzie drobna zmiana dotycząca już wykonanej pracy. Jeśli jest to modyfikacja koncepcji po stronie klienta, możesz w tym momencie zacząć negocjacje dotyczące kosztów projektu.

Wskazówka 4: Zadbaj o przyszłych klientów

Po czym poznać dobrego mechanika, wizażystkę czy glazurnika? Po tym, że ma pozajmowane terminy na przynajmniej kilka tygodni. Ty też powinieneś planować działania, jakie podejmie Twoja firma po tym, kiedy skończy się kontrakt z dużym partnerem. Zapewnij sobie stały dopływ zleceń od stałych klientów. Dzięki temu praca dla dużej firmy nie spowoduje przestoju w funkcjonowaniu Twojego biznesu po jej zakończeniu.

Nie bój się powiedzieć klientowi, że możesz zacząć pracę dla niego za tydzień czy miesiąc. Może zdarzyć się, że może poczekać, a taka informacja będzie dla niego ważna przy dalszej współpracy. 

Wskazówka 4: Outsourcing – czy zatrudnianie?

Jeśli nie tylko kontrahent, ale i projekt jest duży, może okazać się, że część zadań będzie dla Ciebie trudna. Inne elementy tego projektu mogą też zajmować Ci zbyt dużo czasu – czy to z powodu powtarzalności zadania, czy braku specjalistycznej wiedzy, albo po prostu nie sprawiać przyjemności. W wypadku dużego zlecenia warto pomyśleć o oddaniu części obowiązków w ręce innych – w końcu księgową zatrudnia prawie każdy, więc czemu nie zatrudnić innego specjalisty albo innego pracownika, który w krytycznym momencie pozwoli pozbyć się części trudnych lub żmudnych zadań? Często także projekt wymaga po prostu dużego nakładu pracy – wtedy możesz zatrudnić do pomocy kogoś, kto ma zbliżone do Twoich umiejętności. W ten sposób pracę znacznie przyspieszysz.

Czy takie osoby zatrudniać na stałe? Na początku może to być zbyt ryzykowne wyzwanie, natomiast tacy współpracownicy – freelancerzy szybko mogą stać się ważną częścią firmy i rozważysz ich zatrudnienie. W tym wypadku jednak, jeśli zdecydujesz się na zatrudnianie na etat, dochodzą dodatkowe obowiązki i koszty. Pracownik musi przejść badania zdrowotne, szkolenie BHP, musi mieć opłacone ZUS i ubezpieczenie zdrowotne.

Masz już zespół, który wykonuje za Ciebie sporą część pracy nad zadaniem? Pamiętaj o tym, żeby przy szacowaniu czy wyliczaniu czasu potrzebnego na wykonanie pracy (zwłaszcza jeśli jesteś rozliczany od godziny!) doliczać swoją pracę jako kierownika!

Wskazówka 5: Zadbaj o płynność

Duży kontrakt, to duża wypłata – jednak zanim przyjdzie, może trochę upłynąć – zwłaszcza że duże firmy często zastrzegają sobie długie terminy płatności. W wielu korporacjach w Polsce standardem jest, realizacja płatności po upłynięciu 45-60 dni po oddaniu projektu. Jest to praktycznie nienegocjowalny warunek podpisania umowy. Pamiętaj, że kilka zatorów płatniczych może spowodować utratę płynności finansowej firmy. W celu zabezpieczenia się przed taką sytuacją możesz skorzystać na przykład z usługi faktoringu czy, w wypadku bardzo dużych zleceń, ubezpieczenia transakcji.

–

Monika Woźniak

współzałożycielka SMEO

Strateg produktowy z 12-letnim doświadczeniem w zarządzaniu obszarami obsługi klienta i procesami oceny wierzytelności faktoringowych w m.in. Idea Money, Bibby Financial i Alior Bank; absolwentka Szkoły Głównej Handlowej; w trakcie certyfikacji ACCA. Współzałożycielka SMEO, firmy oferującej faktoring online wspierający płynność finansową małych i średnich firm. Specjalizuje się w rozwoju produktów finansowych dedykowanych małym i średnim firmom.